Obowiązki archiwisty zakładowego jako procedury realizowane w archiwach zakładowych i składnicach akt

Zapraszamy Państwa na szkolenie z zakresu procedur, które realizuje archiwista zakładowy w swojej pracy w archiwum lub składnicy akt, z uwzględnieniem aktualnych interpretacji prawa archiwalnego. Prawidłowe postępowanie z dokumentacją w jednostkach organizacyjnych objętych nadzorem archiwów państwowych wymaga znajomości nie tylko zapisów instrukcji archiwalnej ale także procedur kancelaryjnych, jednolitego rzeczowego wykazu akt. Podczas szkolenia omówimy zadania archiwistów zakładowych odpowiedzialnych za archiwa zakładowe i składnice akt. Przedstawione będą także ryzyka związane z pracą archiwistów.

• Zapoznanie z zakresem odpowiedzialności archiwisty zakładowego, pod kątem zadań dedykowanych wprost archiwistom zakładowym.
• Określenie miejsca archiwisty w procesie wytwarzania i przechowywania dokumentacji, a także rozliczania się z niej w kontakcie z archiwami państwowymi.
• Analiza udziału archiwisty w kluczowych procedurach archiwalnych tj. porządkowaniu, udostępniania, brakowaniu, przekazywaniu materiałów do archiwów państwowych.
• Realizacja zapisów Instrukcji archiwalnej w zakresie obowiązku stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników odpowiedzialnych za archiwa zakładowe i składnice akt.
• Wymiana doświadczeń w zakresie praktycznego stosowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych.

1. Kim jest archiwista zakładowy i jakie są jego obowiązki?
2. Zdefiniowanie odpowiedzialności archiwisty zakładowego i kierowników komórek merytorycznych za dokumentację wytwarzaną w jednostce organizacyjnej.
3. Kontrole i ekspertyzy archiwum państwowego (uczestnicy procesu kontrolnego w jednostce organizacyjnej: szef jednostki, koordynator czynności kancelaryjnych, twórcy dokumentacji, archiwista zakładowy).
4. Porządkowanie dokumentacji w pierwotnym stanie wytworzenia w archiwum i składnicy akt. Etapy i reguły obowiązujące przy pracach porządkowych dokumentacji przechowywanej w magazynach archiwalnych.
5. Prowadzenie ewidencji dokumentacji, czyli środki ewidencyjne niezbędne archiwiście. Zagadnienie aktualizacji formularzy.
6. Problematyka udostępniania dokumentacji przechowywanej w archiwum. Kwerendy i wypożyczenia to sprawy realizowane w podmiocie.
7. Wycofanie akt jako narzędzie opisane w instrukcjach archiwalnych.
8. Wieloetapowość procedury przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych.
9. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej jako procedura, w której uczestniczy archiwista. Jak prawidłowo przygotować wniosek na brakowanie, by umożliwić niszczenie dokumentacji.
10. Skontrum zbioru dokumentacji - jak przebiega i na czym polega.
11. Przygotowanie sprawozdania z działalności archiwisty zakładowego.
12. Identyfikacja ryzyk związanych z zarządzaniem dokumentacją i jej prowadzeniem w oparciu o przepisy i praktykę kancelaryjno-archiwalną.
13. Analiza SWOT dla zagadnie archiwalnych.
14. Dyskusja

Szkolenie skierowane jest przede wszystkim do archiwistów zakładowych zatrudnionych w podmiotach prowadzących archiwa zakładowe (takich jak urzędy miast i gmin, starostwa, urzędy administracji państwowej, instytucje wymiaru sprawiedliwości), lub składnice akt w państwowych i samorządowych jednostkach akt.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją, doktor nauk humanistycznych z zakresu historii najnowszej i archiwistyki, biegły sądowy, pracowała w administracji państwowej, prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o czasookresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.