Elektronizacja dokumentów kadrowych. Śląskie Forum Pracowników Kadr

Zapraszamy na kolejne w 2024 roku spotkanie Śląskiego Forum Pracowników Kadr. W 2023 r. Kodeks pracy został zmieniony m.in. poprzez wprowadzenie możliwości złożenia przez pracownika wniosku w postaci elektronicznej o skrócenie urlopu macierzyńskiego, o urlop rodzicielski, ojcowski, wychowawczy, o elastyczną organizację pracy, czy opiekę nad dzieckiem zdrowym. Rodzi to pytania na ile i w jakim zakresie dokumentację pracowniczą można prowadzić w formie elektronicznej. Podczas szkolenia odpowiemy na pytanie czym różni się forma tradycyjna od postaci elektronicznej oraz przekażemy uczestnikom kompletną listę wniosków składanych w postaci elektronicznej. Szkolenie usunie wątpliwości, czy umowa zawarta w innej formie jak pisemna jest ważna oraz czy wypowiedzenie umowy może być wysłane emailem. Ekspertka poprowadzi uczestników krok po kroku przez proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej. Dodatkowo biorąc udział w szkoleniu uczestnicy otrzymają: wzory dokumentów, prezentację oraz wyciąg niezbędnych przepisów.
W trakcie szkolenia zostaną omówione: aktualny stan prawny, orzecznictwo Sądu Najwyższego, stanowiska urzędów (m.in. Ministerstwo Pracy, Państwowa Inspekcja Pracy), oraz poglądy prezentowane w literaturze prawa pracy.

• Wskazanie korzyści prowadzenia elektronicznej formy dokumentów pracowniczych.
• Zrozumienie różnic między wnioskami pracownika na podstawie Kodeksu Pracy, a wnioskami ubezpieczonego na podstawie innych ustaw (np. o wypłatę zasiłku), oraz wyjaśnienie czy nowelizacja ustawy zasiłkowej wprowadziła formę elektroniczną.
• Poznanie prawidłowego schematu działania pracodawcy po wpływie wniosku złożonego w formie elektronicznej, przy prowadzeniu dokumentacji w formie papierowej.
• Wyjaśnienie zasad rekrutacji elektronicznej, w tym kwestii podpisu na dokumentach.
• Zdobycie wiedzy na temat pracy zdalnej za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, w tym potwierdzania obecności, kontroli pracy oraz zasad instalacji i konserwacji narzędzi pracy.
• Zrozumienie zasad monitoringu aktywności wykorzystywania komputerów służbowych i poczty email pracownika.
• Zapoznanie się z ministerialnym elektronicznym systemem do obsługi niektórych umów i jego wpływem na działy kadr oraz outsourcingiem usług kadrowych.
• Poznanie zasad archiwizacji dokumentacji pracowniczej prowadzonej w formie elektronicznej.

1. Postać tradycyjna, a forma elektroniczna.
2. Kompletna checklista dokumentów w postaci elektronicznej wprowadzona nowelizacją KP w 2023 r.:
a. wnioski pracownika,
b. odpowiedzi pracodawcy.
3. Wnioski pracownika na podstawie KP, a wnioski ubezpieczonego o wypłatę zasiłku – czy nowelizacja ustawy zasiłkowej wprowadziła postać elektroniczną?
4. Wniosek złożony w postaci elektronicznej, a dokumentacja pracownicza prowadzona w postaci papierowej – prawidłowy schemat działania pracodawcy po wpływie wniosku.
5. Rekrutacja elektroniczna:
a. tryb i sposób dostarczania dokumentacji niezbędnej do nawiązania stosunku pracy – kwestionariusz osobowy kandydata, kwestionariusz osobowy pracownika – czy te dokumenty wymagają własnoręcznego podpisu?
b. świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy, świadectwo ukończenia szkoły – czy pracodawca może zaakceptować skany dokumentów?
6. Praca zdalna za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej:
a. w jaki sposób pracownik powinien potwierdzić obecność w pracy zdalnej,
b. kontrola wykonywania pracy,
c. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych – gotowe zapisy do regulaminu pracy zdalnej,
d. praca zdalna, a RODO – w tym wytyczne PUODO,
e. zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych – gotowe zapisy do regulaminu pracy zdalnej.
7. Elektroniczna dokumentacja stosunku pracy:
a. zawarcie umowy o pracę za pośrednictwem poczty elektronicznej  lub w formie ustnej (rozmowa telefoniczna), a wymóg pisemności,
b. bezpieczny podpis elektroniczny, a forma pisemna umowy o pracę,
c. wydawanie poleceń w formie zdalnej (telefonicznie, via email),
d. elektroniczny obieg dokumentów czasu pracy – m.in. czy ewidencja czasu pracy musi być wydrukowana i podpisana przez pracownika,
e. skuteczność wypowiedzenia umowy o pracę wysłanego mailem.
8. Inne formy monitoringu: w tym monitoring aktywności wykorzystywania komputerów służbowych, poczty email pracownika – cel, zakres, wzory zapisów.
9. Elektronizacja dokumentacji pracowniczej krok po kroku:
a. odwzorowanie cyfrowe – wymogi,
b. kwalifikowany podpis elektroniczny,
c. system elektroniczny do prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej – wymogi,
d. informacja o zmianie postaci – wzór,
e. dołączenie dokumentu papierowego do dokumentacji elektronicznej,
f. częściowa elektronizacja dokumentacji elektronicznej – na podstawie stanowisk PIP oraz ministerstwa,
g. wydanie kopii dokumentacji w postaci elektronicznej.
10. Ministerialny elektroniczny system do obsługi niektórych umów - wpływ na działy kadr i outsourcing usług kadrowych na podstawie ustawy obowiązującej od 23.01.2023 r.:
a. kategorie umów obsługiwanych przez system,
b. kto będzie mógł korzystać z systemu?
c. umowa o pracę i umowa zlecenie,
d. funkcjonalności systemu czyli w czym system wyręczy pracodawcę lub zleceniodawcę?
e. jakie dane trafią do systemu? Jakie wnioski i oświadczenia pracownik i zleceniobiorca złożą za pośrednictwem systemu?
f. czy system teleinformatyczny do obsługi umów zastąpi outsouring kadrowy oraz wyprze działy kadr?
11. Archiwizacja dokumentacji pracowniczej prowadzonej w systemie elektronicznym.
12. Zakończenie.
 

Pracownicy działów kadr i płac oraz HR, a także biura rachunkowe, księgowe oraz podatkowe.

Radca prawny wpisany na listę Okręgowej Izby Radców Prawnych odznaczona złotą honorową odznaką „Zasłużony dla Samorządu Radców Prawnych”. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz The Catholic University of America (Waszyngton, USA). Ukończyła studia doktoranckie w Katedrze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych UJ. Specjalista w zakresie prawa pracy, zagadnień kadrowych, płacowych oraz ochrony danych osobowych. Praktyk. Doświadczony oraz uznany trener.