Forum Kadr: Elektronizacja dokumentów kadrowych i monitory ekranowe w zakładzie pracy - spotkanie stacjonarne

• Przedstawimy zmiany w Kodeksie pracy jakie zostały dokonane m.in. poprzez wprowadzenie możliwości złożenia wniosku w postaci elektronicznej o skrócenie urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, ojcowskiego, wychowawczego, o elastyczną organizację pracy, czy opiekę nad dzieckiem zdrowym.
• Odpowiemy na pytanie:
- Czym różni się forma tradycyjna od postaci elektronicznej oraz przekażemy uczestnikom kompletną listę wniosków składanych w postaci elektronicznej.
- Czy umowa zawarta w innej formie jak pisemna jest ważna oraz czy wypowiedzenie umowy może być wysłane emailem.
• Krok po kroku przeanalizujemy proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej.

Cele i korzyści:
• Poznanie różnic między tradycyjną a elektroniczną formą dokumentów pracowniczych, w tym wprowadzonych nowelizacją Kodeksu Pracy.
• Zrozumienie różnic między wnioskami pracownika na podstawie Kodeksu Pracy a wnioskami ubezpieczonego o wypłatę zasiłku, oraz czy nowelizacja ustawy zasiłkowej wprowadziła formę elektroniczną.
• Poznanie prawidłowego schematu działania pracodawcy po wpływie wniosku złożonego w formie elektronicznej, przy prowadzeniu dokumentacji w formie papierowej.
• Nauka zasad rekrutacji elektronicznej, w tym kwestii podpisu na dokumentach.
• Zdobycie wiedzy na temat pracy zdalnej za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, w tym potwierdzania obecności, kontroli pracy oraz zasad instalacji i konserwacji narzędzi pracy.
• Zrozumienie zasad monitoringu aktywności wykorzystywania komputerów służbowych i poczty email pracownika.
• Zapoznanie się z ministerialnym elektronicznym systemem do obsługi niektórych umów i jego wpływem na działy kadr oraz outsourcing usług kadrowych.
• Poznanie zmian w zakresie pracy przed monitorem ekranowym, wynikających z nowelizacji rozporządzenia.

1. Postać tradycyjna a forma elektroniczna.
2. Kompletna checklista dokumentów w postaci elektronicznej wprowadzona nowelizacją KP w 2023 r.:
• wnioski pracownika,
• odpowiedzi pracodawcy.
3. Wnioski pracownika na podstawie KP a wnioski ubezpieczonego o wypłatę zasiłku. Czy nowelizacja ustawy zasiłkowej wprowadziła postać elektroniczną?
4. Wniosek złożony w postaci elektronicznej a dokumentacja pracownicza prowadzona w postaci papierowej – prawidłowy schemat działania pracodawcy po wpływie wniosku.
5. Rekrutacja elektroniczna:
• tryb i sposób dostarczania dokumentacji niezbędnej do nawiązania stosunku pracy – kwestionariusz osobowy kandydata, kwestionariusz osobowy pracownika. Czy te dokumenty wymagają własnoręcznego podpisu?
• świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy, świadectwo ukończenia szkoły. Czy pracodawca może zaakceptować skany dokumentów?
6. Praca zdalna za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej:
• W jaki sposób pracownik powinien potwierdzić obecność w pracy zdalnej?
• kontrola wykonywania pracy,
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych – gotowe zapisy do regulaminu pracy zdalnej,
• praca zdalna a RODO – w tym wytyczne PUODO,
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych – gotowe zapisy do regulaminu pracy zdalnej.
7. Elektroniczna dokumentacja stosunku pracy:
• zawarcie umowy o pracę za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w formie ustnej, a wymóg pisemności,
• bezpieczny podpis elektroniczny a forma pisemna umowy o pracę,
• wydawanie poleceń w formie zdalnej,
• elektroniczny obieg dokumentów czasu pracy – m.in. czy ewidencja czasu pracy musi być wydrukowana i podpisana przez pracownika,
• skuteczność wypowiedzenia umowy o pracę wysłanego mailem.
8. Inne formy monitoringu: w tym monitoring aktywności wykorzystywania komputerów służbowych, poczty email pracownika – cel, zakres, wzory zapisów.
9. Elektronizacja dokumentacji pracowniczej krok po kroku:
• odwzorowanie cyfrowe – wymogi,
• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• system elektroniczny do prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej – wymogi,
• informacja o zmianie postaci – wzór,
• dołączenie dokumentu papierowego do dokumentacji elektronicznej,
• częściowa elektronizacja dokumentacji elektronicznej – na podstawie stanowisk PIP oraz ministerstwa,
• wydanie kopii dokumentacji w postaci elektronicznej.
10. Ministerialny elektroniczny system do obsługi niektórych umów - wpływ na działy kadr i outsourcing usług kadrowych na podstawie ustawy obowiązującej od 23.01.2023 r.:
• kategorie umów obsługiwanych przez system,
• Kto będzie mógł korzystać z systemu?
• umowa o pracę i umowa zlecenie,
• funkcjonalności systemu, czyli w czym system wyręczy pracodawcę lub zleceniodawcę?
• Jakie dane trafią do systemu? Jakie wnioski i oświadczenia pracownik i zleceniobiorca złożą za pośrednictwem systemu?
• Czy system teleinformatyczny do obsługi umów zastąpi outsouring kadrowy oraz wyprze działy kadr?
11. Praca przed monitorem ekranowym wg znowelizowanego rozporządzenia:
• stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy – obowiązki pracodawcy, minimalne wymagania BHP i ergonomii,
• praca przy obsłudze monitora a okulary i szkła kontaktowe – wysokość finansowania, częstotliwość wymiany, warunki formalne, rozliczenie – KUP, PDOF, ZUS,
• checklista zmian, które trzeba wprowadzić do 17.05.2024 r.,
• konsekwencje braku dostosowania.
12. Podsumowanie.

Udział w pracach Forum to jedna ze ścieżek rozwoju osobistego, jakże niezbędnego aby profesjonalnie realizować swoje obowiązki. To także możliwość wymiany doświadczeń pomiędzy pracownikami zajmującymi się tą samą tematyką w innej jednostce w województwie. Zachęcamy do współpracy Państwa współpracy, zrzeszenia się w ramach Forum i udziału organizowanych szkoleniach.

Szczegółowe informacje dotyczące Forum znajdujące się w serwisie www FRDL w zakładce Fora - Forum Kadr

Radca prawny wpisany na listę Okręgowej Izby Radców Prawnych odznaczona złotą honorową odznaką „Zasłużony dla Samorządu Radców Prawnych”. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz The Catholic University of America (Waszyngton, USA). Ukończyła studia doktoranckie w Katedrze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych UJ. Specjalista w zakresie prawa pracy, zagadnień kadrowych, płacowych oraz ochrony danych osobowych. Praktyk. Doświadczony oraz uznany trener.