Archiwalne ABC. Zajęcia dla początkujących archiwistów z samorządowych i państwowych jednostek organizacyjnych

Prawidłowe okresy przechowywania danych oraz przestrzeganie zasad ograniczonego przechowywania, integralności i rozliczalności są nierozerwalnie związane z zarządzaniem dokumentacją w jednostce samorządowej. Dla sprawnego działania niezbędna jest znajomość przede wszystkim procedur kancelaryjnych, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz procedury rozliczania się z dokumentacją nieprzydatną w podmiocie. Zapraszamy Państwa na szkolenie, podczas którego kompleksowo omówimy problematykę funkcjonowania archiwów zakładowych i składnicy akt oraz kluczowe aspekty zarządzania dokumentacją.

• Kompleksowe zapoznanie się z problematyką funkcjonowania archiwów zakładowych i składnic akt.
• Poznanie zasad prowadzenia i archiwizacji dokumentacji w jednostce organizacyjnej.
• Nabycie umiejętności w zakresie znakowania, opisywania i ewidencjonowania dokumentacji w archiwum.
• Omówienie obowiązujących trendów w zarządzaniu dokumentacją.
• Pozyskanie niezbędnych formularzy i druków kancelaryjno-archiwalnych.
• Wymiana doświadczeń w zakresie praktycznego stosowania prawa archiwalnego.
• Realizacja zapisów Instrukcji archiwalnej w zakresie obowiązku stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników odpowiedzialnych za archiwa zakładowe.

W czasie szkolenia uczestnicy otrzymają odpowiedzi na następujące pytania:

1. Jakie przepisy regulują zagadnienia archiwalne i jakie są konsekwencje ich nieprzestrzegani a dla państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych?
2. Kiedy należy przeprowadzić aktualizację normatywów kancelaryjno-archiwalnych i jak wygląda procedura?
3. Jaka jest różnica między archiwum zakładowym i składnicą akt?
4. Kto sprawuje nadzór nad dokumentacją i posiada prawo do kontroli dokumentacji?
5. Ile lat przechowywać dany typ dokumentów? Ustalenie czasu przechowywania segregatorów z aktami i kontekst RODO.
6. Jaka jest odpowiedzialność za dokumentację twórców, koordynatora czynności kancelaryjnych, kierowników komórek organizacyjnych i archiwisty?
7. Jak oznaczać dokumentację i opisywać teczki aktowe?
8. Jak zorganizować archiwum/składnicy akt w instytucji? Jakie są wymogi lokalowe i techniczne zabezpieczenie dokumentacji?
9. Jakie rodzaje dokumentacji współczesnej przechowywać trzeba w archiwum? Różnice w jej prowadzeniu i przechowywaniu.
10. Co wchodzi w zakres zadań archiwum/składnicy?
11. Jakie prawa i obowiązki ma personel archiwum? Obowiązek protokolarnego przejęcia archiwum/składnicy przez nowego pracownika.
12. Jak przebiega proces przejmowania dokumentacji do archiwum instytucji?
13. Czy układając dokumentację w magazynach archiwalnych należy kierować się szczegółowymi zasadami?
14. Jak postąpić z dokumentacją dotychczas nieuporządkowaną? Porządkowanie i ewidencjonowanie dokumentacji.
15. Co to są środki ewidencyjne archiwum i jak się je prowadzi?
16. Kto i na jakich zasadach może korzystać z archiwum (udostępnianie akt przez archiwistę i procedura wycofania dokumentacji z archiwum)?
17. Jak postąpić z niepotrzebną dokumentacją (zniszczenie czy brakowanie)?
18. Co zrobić, żeby oddać materiały archiwalne do archiwum państwowego?
19. Jaka jest rola i zadania archiwum/składnicy w zakresie profilaktyki i konserwacji akt.
20. Co to jest standard technicznego zabezpieczenia dokumentacji?
21. Podsumowanie spotkania.

Szkolenie skierowane jest do nowo przyjętych pracowników realizujących zadania archiwisty oraz instytucji organizujących własne archiwum lub składnicę akt, zwłaszcza samorządowych podmiotów tj. szkół, przedszkoli, bibliotek, warsztatów terapii zajęciowej, ośrodków szkolno-wychowawczych, ośrodków pomocy społecznej, centrów usług wspólnych, zakładów usług komunalnych i mieszkaniowych, gminnych domów kultury, straży miejskich i gminnych, SP ZOZ-ów, itp.

Specjalistka ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegła sądowa, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.