Jak wdrażać EZD, aby usprawnić obsługę przesyłek PURDE i PUH w ramach doręczeń elektronicznych i spełnić wymogi planowanego obowiązku wprowadzenia EZD w jednostkach realizujących zadania publiczne

Procedowane zmiany przepisów prawa w zakresie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wprowadzą od stycznia 2026 roku obowiązek elektronicznego zarządzania dokumentacją w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, organach jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych jednostkach organizacyjnych. Korzystanie z systemów klasy EZD będzie obligatoryjne. Ich wdrożenie ma na celu awans cyfrowy jednostek, poprawę ergonomii pracy, a także pomoc w realizacji obowiązku doręczeń elektronicznych poprzez integrację i automatyzację obsługi przesyłek wpływających i wychodzących w postaci elektronicznej.

W związku z powyższym zapraszamy do udziału w szkoleniu, podczas którego wyjaśnimy korzyści wynikające z wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w jednostce. Zajęcia poprowadzą ekspertki z Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, który stworzył system do elektronicznego zarządzania dokumentacją zwany EZD PUW.

• Wskazanie na korzyści wynikające z wdrożenia w podmiocie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją.
• Wskazanie różnic miedzy papierowym (tradycyjnym), a elektronicznym sposobem zarządzania dokumentacją i ich archiwizacją.
• Przedstawienie tych elementów, na które należy zwrócić szczególną uwagę w procesie wdrażania w podmiocie systemu EZD.
• Zaprezentowanie uczestnikom założeń metodyki systemu EZD na przykładzie wdrożeń systemu EZD PUW.
• Zapoznanie uczestników z najważniejszymi aspektami zarzadzania składami chronologicznymi, jako niezbędnego elementu przy wdrożeniu systemu EZD.

I. Podstawy prawne i prace przygotowawcze do wdrożenia i zastosowania EZD.
1. Otoczenie prawne EZD:
a. Co uwzględnia planowana zmiana przepisów?
b. Jak należy rozumieć pojęcie EZD i czy system EZD może być wdrożony, jako system wspierający?
c. Dlaczego warto wdrażać system EZD?
2. Jak przygotować jednostkę do wdrożenia EZD i integracji z platformą Doręczeń Elektronicznych:
a. Metodyka i etapy wdrożenia EZD w podmiocie.
b. Wybór systemu teleinformatycznego.
c. Integracja EZD z innymi systemami i platformą eDoręczeń i Bazą Adresatów Elektronicznych.
3. Wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie EZD:
a. Obsługa korespondencji wpływającej i wychodzącej w EZD (poczta tradycyjna, ePUAP, doręczenia elektroniczne, mail informatyczne nośniki danych).
b. Dekretacja i rozdzielanie przesyłek.
c. Zakładanie i prowadzenie spraw elektronicznych.
d. Kompletowanie akt spraw w EZD.
4. Dobre praktyki z przeprowadzonych wdrożeń:
a. Akceptacje i podpisy elektroniczne w systemie EZD.
b. Zasady przygotowywania odpowiedzi w sprawach prowadzonych w EZD.
c. Korespondencja wewnętrzna w EZD. 
d. Obsługa korespondencji wychodzącej w EZD.
e. Wykorzystanie systemu EZD w zakresie wsparcia prowadzenia spraw w postaci papierowej.
II. Zarządzanie dokumentacją w składach chronologicznych i przekazanie dokumentacji elektronicznej oraz dokumentacji ze składów chronologicznych do archiwum zakładowego w EZD.
1. Tworzenie składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych – wymagania prawne i wymagania dla systemu teleinformatycznego klasy EZD:
a. Lokalizacje składów.
b. Zbiory składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
2. Bieżąca obsługa składów chronologicznych i składu informatycznych nośników danych:
a. Rejestracja dokumentów w składzie.
b. Wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
3. Przekazywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych na stan archiwum zakładowego.
4. Na czym polega archiwizacja dokumentacji elektronicznej. 
5. Różnice w archiwizacji dokumentacji elektronicznej i papierowej.
6. Na czym polega brakowanie dokumentacji elektronicznej. 

Kierownicy podmiotów wdrażających system EZD, osoby odpowiedzialne za procedury obiegu dokumentacji w podmiotach publicznych, osoby koordynujące wdrażanie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, osoby z komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za organizacje pracy w podmiotach publicznych, archiwiści, informatycy.

Trener 1 - zastępca dyrektora Oddziału NASK w Białymstoku, kierownik oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych oraz Szkoleń w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Posiada długoletnie doświadczenie w zakresie wdrażania i stosowania przepisów kancelaryjnych w podmiotach publicznych. Uczestnik zespołu roboczego przygotowującego przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Od wielu lat wdraża system EZD PUW w podmiotach publicznych i  prowadzi szkolenia z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacji w podmiotach publicznych.

Trener 2 - wieloletni pracownik Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Posiada długoletnie doświadczenie w zakresie wdrażania i stosowania przepisów kancelaryjnych w podmiotach publicznych. Uczestnik zespołu roboczego przygotowującego przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Od wielu lat wdraża system EZD PUW w podmiotach publicznych i prowadzi szkolenia z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacji w podmiotach publicznych.