Organizacja i funkcjonowanie obiegu dokumentacji w urzędach i innych podmiotach działających w EZD lub w systemie tradycyjnym w świetle instrukcji kancelaryjnej.

Podczas szkolenia w przystępny i praktyczny sposób zostaną omówione zagadnienia związane z obiegiem dokumentacji w urzędzie zarówno w systemie tradycyjnym, jak i w elektronicznym zarządzaniu dokumentacją (EZD). Prowadząca przedstawi zasady oraz procedury pracy z dokumentami w różnej postaci (papierowa, elektroniczna), w tym ich odbieranie, rejestrowanie, dekretowanie, obsługę w ramach akt spraw, opracowywanie, akceptację i wysyłanie.

• Pozyskanie wiedzy o zasadach organizowania obiegu dokumentacji w jednostce organizacyjnej, obsłudze składów chronologicznych, doręczaniu korespondencji, jej podpisywaniu, w szczególności podpisami elektronicznymi.
• Nabycie praktycznych umiejętności w zakresie właściwego zarządzania dokumentacją w urzędzie w EZD i w systemie tradycyjnym.
• Pozyskanie informacji o zasadach obsługi sprawy – od momentu wpłynięcia pisma do załatwienia sprawy.  
• Możliwość konsultacji kwestii problemowych dotyczących praktycznego stosowania przepisów regulujących obieg dokumentacji w systemie tradycyjnym jak i w elektronicznym zarządzaniu dokumentacją.

1. Stan prawny w zakresie postępowania z dokumentacją.
2. Organizacja obiegu dokumentacji, nadzór nad przestrzeganiem przepisów instrukcji kancelaryjnej, rola i zadania koordynatorów czynności kancelaryjnych.
3. Pojęcia używane w instrukcji kancelaryjnej; zasady ogólne wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania spraw.
4. Obowiązujący system kancelaryjny i systemy wykonywania czynności kancelaryjnych:
a. elektroniczne zarządzanie dokumentacją,
b. system tradycyjny,
c. systemy dziedzinowe,
d. wskazywanie podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz wyjątków od niego poprzez wskazywanie klas w JRWA – kazusy.
5. Przyjmowanie i rejestracja przesyłek przychodzących – zasady ogólne.
6. Przyjmowanie przesyłek przychodzących, dostarczonych przez operatora pocztowego lub osobiście, w tym zasady otwierania przesyłek.
7. Obsługa przesyłek przychodzących: w postaci papierowej, na informatycznym 
nośniku danych, pocztą elektroniczną, na ESP i innymi kanałami komunikacji elektronicznej.
8. Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek.
9. Przekazywanie przesyłek przychodzących przez kancelarię i dekretowanie pism 
przychodzących, z uwzględnieniem wyjątków.
10. Załatwianie spraw i dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw, z uwzględnieniem pracy w systemie tradycyjnym i w systemie EZD oraz współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi.
11. Akceptacja i podpisywanie pism.
12. Wysyłanie pism poza urząd. Doręczenia elektroniczne.
 

Pracownicy administracji samorządowej oraz samorządowych jednostek organizacyjnych, koordynatorzy czynności kancelaryjnych, archiwiści, osoby na co dzień prowadzące sekretariaty i kancelarie.

Doktor nauk humanistycznych, archiwista-praktyk, ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, funkcjonowania archiwów, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, porządkowania dokumentacji; doświadczony trener oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni były pracownik sieci archiwów państwowych, autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”; współautorka książek: „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2023), „Dokumentacja wewnętrzna w instytucjach kultury” (Warszawa 2019) i „Vademecum dyrektora instytucji kultury” (Warszawa 2019).