Wdrożenie efektywnego i prostego mechanizmu ochrony sygnalistów w sektorze samorządowym w świetle najnowszego projektu ustawy o ochronie sygnalistów

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii nakłada na podmioty publiczne, w tym samorządy, obowiązek wdrożenia systemu raportowania naruszeń oraz ochrony sygnalistów. Termin na wdrożenie Dyrektywy został wyznaczony na 17 grudnia 2021 roku. W związku z opóźnieniem wdrożenia krajowej regulacji i naciskami organów UE obecnie prace nabrały tempa i już niebawem nowa ustawa zostanie uchwalona. Potwierdza to fakt, że 24 maja 2024 r. ustawę przekazano Prezydentowi i Marszałkowi Senatu. Oznacza to, że już wkrótce przepisy te nieuchronnie staną się częścią krajowego porządku prawnego. Znajomość wymogów prawnych i praktycznych wskazówek usprawni wdrożenie zgodnego z prawem systemu i wprowadzenie koniecznych zmian w organizacji. 

• Przygotowanie uczestników do przestrzegania regulacji prawnych związanych z systemem ochrony sygnalistów. 
• Przekazanie pracownikom aktualnej wiedzy i skutecznych narzędzi zgodnie z nowymi regulacjami krajowymi. 
• Uzyskanie wiedzy w zakresie prawidłowego wdrożenia procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń w ramach danej instytucji oraz ochrony sygnalistów. 
• Zapoznanie się z poszczególnymi etapami wewnętrznego raportowania naruszeń. 
• Dodatkowo każdy z uczestników szkolenia otrzyma kompleksowe materiały obejmujące przykładową procedurę.

I. Informacje wprowadzające – prosty, tani i efektywny system w organizacji jest możliwy:
1.  Wyjaśnienie kluczowych pojęć: sygnalista, whistleblowing, działania odwetowe, dobra wiara, kanały zgłoszeń, incydent. 
2. Korzyści wynikające z whistleblowingu.
3. Podstawa prawna: Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz przyszła ustawa wdrażająca normy zawarte w Dyrektywie 2019/1937.
4. Postępy w polskiej ustawie o ochronie sygnalistów – ochrona sygnalistów na gruncie nowych przepisów. 
II. Minimalne obwiązki wynikające z Dyrektywy 2019/1937 w kontekście sektora samorządowego:
1. Cel Dyrektywy. 
2. Zakres podmiotowy – jakich podmiotów dotyczą nowe regulacje?
3. Sygnalista w sektorze publicznym – specyfika (podległość służbowa, lojalność pracownicza, obawy przed stygmatyzacją, lokalne uwarunkowania).
4. Zakres przedmiotowy – jakie naruszenia mogą być raportowane?
5. Kanały dokonywania zgłoszeń: wewnętrzne, zewnętrzne oraz ujawnienie publiczne. 
6. Sygnalista anonimowy – wyzwanie dla organizacji.
III. Procedura dokonywania zgłoszeń – wdrożenie „krok po kroku” – omówienie procedury i poszczególnych etapów postępowania wyjaśniającego:
1. Wewnętrzny kanał dokonywania zgłoszeń:
a) Zalety i wady wewnętrznego raportowania (możliwość wykrycia nadużyć w zarodku, poufność, ochrona dobrego imienia organizacji, przystępność, anonimowość, biurokracja, powódź informacyjna, brak wyszkolonych kadr).
b) Podmioty zobowiązane do utworzenia kanałów dokonywania zgłoszeń. 
c) Opracowanie i wdrożenie indywidualnej procedury dokonywania zgłoszeń 
d) Szkolenia dla pracowników – zebranie oświadczeń o zapoznaniu się z procedurą. 
e) Podmioty uprawnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych: wyznaczona osoba, wyznaczony dział lub osoba trzecia. 
f) Wypracowanie modelu przesyłania i odbierania zgłoszeń. 
g) Gromadzenie i analizowanie dowodów – archiwizacja dokumentów. 
h) Prowadzenie postępowania wyjaśniającego – specyfika wewnętrznych postępowań wyjaśniających.
i) Analiza zgłoszenia i plan działania (materiał dowodowy, dialog z sygnalistą, kontakt z zainteresowanymi, skład zespołu wyjaśniającego)
j) Prowadzenie rozmów wyjaśniających – kluczowy etap postępowania.
k) Informacje zwrotne udzielane sygnaliście – terminy. 
l) Wyciąganie konsekwencji i podejmowanie działań naprawczych.
m) Zgłoszenie organom ścigania.
n) Przygotowanie do kontroli funkcjonowania mechanizmu w organizacji.
2. Ochrona tożsamości sygnalisty. 
3. Prowadzenie dokumentacji i rejestrów zgłoszeń. 
4. Dokonanie zgłoszenia w drodze ujawnienia publicznego – szansa czy zagrożenie? 
IV. Środki ochrony sygnalisty:
1. Zakaz działań odwetowych wobec sygnalisty.
2. Środki ochrony przed działaniami odwetowymi. 
3. Środki wsparcia sygnalisty.
4. Wyzwania i wątpliwości związane z ochroną sygnalistów.
V. Możliwość skorzystania z outsourcingu – zlecenie obsługi sygnalistów podmiotowi trzeciemu:
1. Czym jest outsourcing – funkcjonowanie w praktyce.
2. Zalety i wady platformy IT – jakie funkcjonalności powinny posiadać dostarczane rozwiązania informatyczne. 
3. Doradca prawny i platforma IT – optymalne rozwiązanie dla większej organizacji. 
VI. Ćwiczenie praktyczne:
1. Przedstawienie fikcyjnego stanu faktycznego.
2. Omówienie prawidłowego przebiegu dokonania zgłoszenia kanałem wewnętrznym. 
3. Podsumowanie postępowania wyjaśniającego i czynności naprawczych.

Szkolenie jest zaadresowane do urzędników, pracowników jednostek samorządu terytorialnego, ich organów, spółek komunalnych, wszystkich osób odpowiedzialnych za wdrażanie i utrzymanie procedur organizacyjno – prawnych w  jednostce.

Radca prawny, absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego, radca prawny, doświadczony szkoleniowiec, doktor nauk prawnych i adiunkt w Instytucie Prawa Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, praktyk prowadzący własną działalność gospodarczą w formie kancelarii prawnej, od ponad 10 lat zajmuje się kompleksową obsługą prawną podmiotów z sektora publicznego i prywatnego oraz NGO, wdrażaniem kodeksów etyki, zagadnieniami mobbingu i dyskryminacji, ochroną pracowników przed działaniami odwetowymi, wdrażaniem procedur sygnalizowania nieprawidłowości, doradztwem w zakresie tworzenia kompleksowych rozwiązań chroniących sygnalistów, przygotowaniem dedykowanych ocen ryzyka, przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz procedurami antykorupcyjnymi, autorka wielu publikacji z zakresu prawa gospodarczego, cywilnego oraz compliance zarówno w języku polskim, jak i angielskim. Ukończyła z wyróżnieniem kurs organizowany przez GIIF w zakresie zasad przeciwdziałania praniu pieniędzy i terroryzmowi. Na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie wykłada m.in. przedmioty związane z prawem Unii Europejskiej, compliance, przeciwdziałaniem nadużyciom oraz korupcją i praniem pieniędzy. Dysponuje ogromnym doświadczeniem praktycznym popartym rzetelną wiedzą naukową oraz umiejętnościami dydaktycznymi. Od początku kariery zawodowej współpracuje z największymi małopolskimi kancelariami prawnymi i firmami szkoleniowymi.