Zasady archiwizacji dokumentacji projektów unijnych w świetle wytycznych archiwów państwowych

Zapraszamy Państwa na szkolenie z zakresu archiwizacji dokumentacji projektów unijnych, podczas którego omówimy zasady tworzenia teczek i prowadzenia dokumentacji projektowej, znakowania akt oraz ustalania okresów przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji projektowej. W ostatnim czasie minął okres trwałości dla szeregu realizowanych projektów unijnych lub zostały one uznane za dokumentacje zakończoną. Właśnie dlatego, tak jak inna dokumentacja, powinny zostać należycie opracowane i przekazane do archiwum zakładowego. Prowadząca przedstawi obowiązki ciążące na beneficjentach w zakresie zamykania, archiwizowania oraz przechowywania dokumentacji projektowej.

• Uzupełnienie wiedzy nt. przepisów krajowych i unijnych dot. dokumentacji projektów UE.
• Pozyskanie informacji nt. zasad klasyfikowania akt powstających w trakcie realizacji projektów unijnych.
• Nabycie umiejętności w zakresie wyodrębniania z akt projektowych dokumentacji do brakowania i tej, którą należy przekazywać do archiwów państwowych.
• Uzyskanie wiadomości nt. konieczności monitorowania jednolitych rzeczowych wykazów akt pod kątem kwalifikacji dokumentacji programów i projektów zewnętrznych.
• Uczestnicy szkolenia uzyskają min. odpowiedzi na pytania :
  • Czy przetargi muszą być od rozpoczęcia prawidłowo sklasyfikowane i zakwalifikowane jako zamówienia publiczne, a nie jako projekt unijny?
  • Czy należy łącznie oddać wszystkie dokumenty projektu unijnego, w momencie, gdy projekt został zakończony, czy np. komórka finansowa może czekać z oddaniem  dokumentów księgowych do momentu zakończenia projektu?
  • Gdzie umieszczać i jak oznaczać korespondencję i wnioski, które powstają po zakończeniu projektu

1. Prawodawstwo polskie i unijne dotyczące dokumentacji projektowej (obowiązujący stan prawny).
2. Zarządzenie nr 11 Naczelnego Dyrektora Archiwów państwowych z 22 maja 2020 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek dotyczących wartościowania dokumentacji programów i projektów finansowanych z funduszy europejskich.
3. Postępowanie z dokumentacją projektów unijnych w oparciu o normatywy kancelaryjno-archiwalne (instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja archiwalna) oraz procedury wewnętrzne.
4. Propozycja nowej kwalifikacji dokumentacji i problem nowelizacji jednolitych rzeczowych wykazów akt.
5. Rodzaje i charakterystyka dokumentacji projektów unijnych (ogólna, merytoryczna, przetargowa, finansowo-księgowa).
6. Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentów projektowych (nadawanie symboli i określanie okresów przechowywania dokumentacji unijnej) przez:
­ instytucje zarządzające, pośredniczące i wdrażające,
­ beneficjentów.
7. Wytyczne instytucji zarządzającej w projekcie i zapisy umów projektowych w zakresie zasad archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektów.
8. Różnice w obowiązkach beneficjentów prowadzących archiwa zakładowe i składnice akt w zakresie przekazywania, ewidencjonowania, przechowywania dokumentacji projektów unijnych.
9. Rozliczenie się z dokumentacją projektową (opracowanie materiałów archiwalnych, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej).
10. Pytania od uczestników szkolenia.
 

Pracownicy podmiotów realizujących projekty unijne, archiwiści zakładowi

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.