Kurs: specjalista ds. Kadr w jednostce samorządu terytorialnego

W trakcie 3 dniowego szkolenia prowadzący zaprezentuje zagadnienia z obszaru samorządowego prawa pracy, których znajomość pozwoli samodzielnie realizować obowiązki pracownika ds. kadr.

Uczestnik kursu zdobędzie wiedzę „krok po kroku” w zakresie procedury związanej z nawiązaniem oraz ustaniem stosunku pracy, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowej pragmatyki pracowniczej. Trener w trakcie kursu zwróci szczególną uwagę na  zasady poprawnego tworzenia pism związanych ze stosunkiem pracy.
Na kursie zostanie przedstawiona informacja m.in. w zakresie sposobu prowadzenia akt osobowych, wypełniania świadectwa pracy w poszczególnych punktach, prowadzenia ewidencji czasu pracy.
W trakcie kursu przedstawione zostaną najczęściej popełniane przez pracodawców uchybienia w  zakresie omawianej tematyki.
 

• Przygotowanie uczestników do prowadzenia dokumentacji pracowniczej i innej związanej ze stosunkiem pracy, ze szczególnym uwzględnieniem redagowania pism.
• Zaprezentowanie właściwego sposobu ewidencjonowania czasu pracy i innych zdarzeń, w tym usprawiedliwionych nieobecności w pracy.
• Poznanie najbardziej istotnych zagadnień w kontekście kontroli PIP w 2025 r., ze szczególnym uwzględnieniem znowelizowanych w ostatnim czasie przepisów prawa pracy. 
• Zarekomendowanie prawidłowych rozwiązań przy wątpliwościach związanych ze stosowaniem przepisów prawa pracy.
• Pozyskanie przydatnych w praktyce wzorów dokumentów.

I Dzień 13 lutego 2025 r. 
1. Stosunek pracy w samorządzie:
• Samorządowa pragmatyka pracownicza – istotne odrębności przyjęte przez ustawodawcę w zakresie stosunku pracy samorządowców w porównaniu z „kodeksowym” pracownikiem oraz ich praktyczne znaczenie.
• Podstawy nawiązania stosunku pracy w samorządzie: umowa o  pracę, wybór, powołanie - okres trwania stosunku pracy, kategorie pracowników, wymagania formalne.
• Regulamin pracy oraz wynagradzania jako wewnątrzzakładowe źródło prawa pracy i jego znaczenie w stosunkach pracy.
2. Nabór na wolne stanowiska urzędnicze:
• Zasady prowadzenia naboru na wolne stanowiska urzędnicze.
• Wymagania niezbędne i dodatkowe na poszczególnych stanowiskach pracy.
• Awans wewnętrzny jako szczególna forma obsadzania stanowisk.
• Definicja wolnego stanowiska urzędniczego w świetle zapisów ustawy o pracownikach samorządowych.
• Problematyka łączenia stanowisk sekretarza z zastępcą włodarza.
• Ślubowanie pracownika samorządowego.
• Przetwarzanie danych osobowych kandydata.
• wzór: kwestionariusz osobowy kandydata
3. Obowiązki pracodawcy w zakresie nawiązania stosunku pracy.
• Dokumenty, których może żądać pracodawca w związku z nawiązaniem stosunku pracy.
• Umowa o pracę – omówienie jej rodzajów, prawidłowa treść aktu kreującego stosunek pracy po ostatnich zmianach – najczęściej stwierdzane uchybienia w trakcie kontroli, problematyka umowy na zastępstwo.
• Kształtowanie wynagrodzenia pracownika samorządowego w umowie o pracę.
• Specyfika zatrudniania pracowników na podstawie umowy na czas określony – dopuszczalne limity ich zawierania oraz wyjątki mające zastosowanie w samorządzie.
• Kontynuowanie dokumentacji pracowniczej przy ponownym zatrudnieniu tego samego pracownika.
• Informacja o warunkach zatrudnienia – termin przekazania i prawidłowa treść.
• Przetwarzanie danych osobowych pracownika.
• Kierowanie kandydata na wstępne badania lekarskie.
• Szkolenie wstępne w dziedzinie bhp.
• wzory: umowa o pracę, kwestionariusz osobowy pracownika, skierowanie na badania lekarskie, karta szkolenia wstępnego w dziedzinie bhp.

II Dzień 14 lutego 2025 r. 
4. Obowiązki pracodawcy w trakcie trwania stosunku pracy.
• Zasady numerowania i porządkowania akt osobowych - jak unikać najczęstszych uchybień pracodawcy w zakresie prowadzenia akt osobowych?
• Wyjścia prywatne pracowników w dokumentacji pracowniczej.
• Zasady zmiany warunków umowy o pracę – porozumienie, wypowiedzenie zmieniające.
• Odpowiedzialność pracodawcy w zakresie naruszeń związanych z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej.
• Problematyka czasu pracy w umowie o pracę.
• Szkolenie okresowe w dziedzinie bhp.
• Kierowanie pracownika na kontrolne/okresowe badania lekarskie.
• Wybrane zagadnienia dotyczące pracy zdalnej okazjonalnej.
• Problematyka finansowania przez pracodawcę okularów/szkieł kontaktowych.
• wzory: wypowiedzenie zmieniające, porozumienie zmieniające, wniosek pracownika o pracę zdalną okazjonalną, wniosek pracownika uprawnionego o pracę zdalną, wniosek pracownika o elastyczną organizację pracy, polecenie pracy zdalnej, wniosek pracownika o bardziej przewidywalne warunki zatrudnienia, oświadczenia pracownika świadczącego pracę zdalną w zakresie bhp, wniosek o urlop opiekuńczy, wniosek o zwolnienie z tyt. opieki nad dzieckiem, wniosek o zwolnienie z powodu działania siły wyższej, oświadczenia rodzica/opiekuna w zakresie korzystania z uprawnień z tego tytułu.
5. Obowiązki pracodawcy związane z ustaniem stosunku pracy.
• Prawidłowe formułowanie pism rozwiązujących stosunek pracy – porozumienie, wypowiedzenie definitywne, rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia.
• Termin wydania świadectwa pracy i dokumentowanie jego przekazania.
• Zasady poprawnego wypełniania świadectwa pracy w poszczególnych punktach krok po kroku - najczęstsze błędy.
• Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej ze szczególnym uwzględnieniem stosunków pracy nawiązanych przed 2019 r.
• wzór: świadectwo pracy, wypowiedzenie umowy o pracę, rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia, wypowiedzenie umowy o pracę ze skróconym okresem wypowiedzenia.

III Dzień 17 lutego 2025 r. 
6. Planowanie i rozliczanie czasu pracy w samorządzie:
• Podstawowe pojęcia w zakresie stosowania przepisów o czasie pracy – dobra pracownicza, tydzień, okres rozliczeniowy, kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych, rozkład czasu pracy, wymiar czasu pracy, systemy czasu pracy i odpoczynki: dobowy i tygodniowy. 
• Czas pracy pracowników niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego i umiarkowanego stopnia niepełnosprawności – informacja o warunkach zatrudnienia, wynagrodzenie w umowie o pracę, ustalanie wymiaru czasu pracy osoby niepełnosprawnej.
• Czas pracy pracownika odbywającego podróż służbową – okresy podlegające wliczeniu do czasu pracy pracownika.
• Zaliczanie czasu szkoleń pracowników do czasu pracy po zmianach w Kodeksie pracy.
• Prawidłowe ewidencjonowanie wyjść prywatnych pracowników, odpracowywanie wyjść prywatnych a praca w godzinach nadliczbowych, opuszczanie przez pracowników zakładu pracy w trakcie przerw pracowniczych.
• Stosowanie rozkładów czasu pracy, w których praca w tej samej dobie pracowniczej nie stanowi naruszenia przepisów o czasie pracy. 
• Najczęstsze uchybienia pracodawców w zakresie czasu pracy.
• Właściwe ewidencjonowanie zdarzeń związanych ze stosunkiem pracy – czas pracy, nadgodziny, urlopy pracownicze.
• Zasady tworzenia i przekazywania pracownikom rozkładów czasu pracy.
• Lista obecności a ewidencja czasu pracy.
• Rekompensowanie pracownikowi samorządowemu pracy w godzinach nadliczbowych, w niedziele i święta oraz w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.
• wzory: wniosek o tzw. ruchomy rozkład czasu pracy, wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy, rozliczenie pracy w godzinach nadliczbowych/dniu wolnym/niedzielę lub święto, rozkład czasu pracy, wniosek pracownika o wyjście prywatne.
7. Rozliczanie urlopu wypoczynkowego:
• Prawo pracownika do pierwszego urlopu w roku kalendarzowym – zasady obliczania urlopu na przykładach, sposób liczenia miesiąca pracy w opinii urzędów oraz orzecznictwa Sądu Najwyższego.
• Prawo do pierwszego urlopu tzw. niepełnoetatowca – udzielanie urlopu na godziny – studium przypadków.
• Staż pracy a wymiar urlopu – okresy zaliczane, sposób uwzględniania poszczególnych okresów.
• Wyższe wymiary urlopu wypoczynkowego niektórych grup pracowników.
• Dodatkowy urlop wypoczynkowy osoby niepełnosprawnej – okres wyczekiwania, zasady udzielania urlopu ponownie po zaliczeniu osoby niepełnosprawnej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności.
• Zasady udzielania urlopu na żądanie – prawidłowe zapisy w regulaminie pracy, jego wymiar w przypadku osoby zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy oraz zatrudnienia przez część roku kalendarzowego.
• Urlop proporcjonalny – zasady obliczania – studium przypadków, zasady udzielania urlopu proporcjonalnego przy zmianie wymiaru czasu pracy pracownika.
• Dni, które wlicza się do 14-dniowego okresu wypoczynku pracownika.
• Zasady tworzenia planu urlopów – okres obejmujący plan, prawidłowe wnioski pracowników, plan urlopu pracownika niepełnosprawnego z obniżoną normą czasu pracy.
• Przyczyny stanowiące podstawę do przesunięcia terminu urlopu wypoczynkowego, zasady przesuwania urlopu wypoczynkowego.
• Problematyka kierowania pracowników na zaległy urlop wypoczynkowy.
• wzór: wniosek o urlop wypoczynkowy.
8. Podsumowanie kursu.

Osoby, które na co dzień stosują lub będą stosować przepisy prawa pracy w szczególności pracownicy działów: kadr, personalnych, prawno-organizacyjnych, kierownicy nadzorujący pracę podległych pracowników w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Radca prawny przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Krakowie, absolwent kierunków: prawo i administracja Uniwersytetu Jagiellońskiego, trener z ponad 12-letnim doświadczeniem m.in. w obszarze prawa pracy oraz przetwarzania danych osobowych, prelegent na licznych konferencjach naukowych, autor publikacji z zakresu prawa pracy, praktyk zajmujący się na co dzień problematyką prawa pracy, prowadzący szkolenia inspektorów pracy PIP, wykładowca na studiach podyplomowych publicznej uczelni wyższej w Krakowie.