Obieg i archiwizacja dokumentacji w spółce komunalnej. Forum Kierowników Jednostek i Spółek Komunalnych

Zapraszamy na spotkanie Forum Kierowników Jednostek i Spółek Komunalnych kadrę managerską w spółkach komunalnych i zakładach budżetowych. Celem forum jest podnoszenie poziomu wiedzy i doskonalenie umiejętności osób kierujących jednostkami w zakresie szeroko pojętych usług komunalnych. Cele te osiągamy poprzez działalność szkoleniową, konsultacje, wzajemne wspieranie się członków Forum, poprzez wymianę doświadczeń i dobrych praktyk w rozwiązywaniu problemów pojawiających się w codziennej pracy. Aby stać się członkiem Forum należy wypełnić deklarację członkowską (do pobrania na stronie www.okst.pl w zakładce „FORA”) i przesłać ją na adres koordynatora.

• Zapoznanie się z przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentacji w spółce
• Nabycie umiejętności prawidłowego znakowania i rejestrowania spraw
• Poznanie zasad prawidłowego brakowania dokumentacji
• Umiejętność zadbania i prawidłowe zabezpieczenie dokumentacji
• Zrozumienie, jak prawidłowo zarządzać dokumentami w firmie, co przekłada się na lepszą organizację pracy
• Pokazanie, jak chronić wrażliwe informacje i zapewniać odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych

I.  Obieg dokumentacji spółki komunalnej
• Podpisywanie dokumentów, poświadczanie dokumentów, pełnomocnictwa do podpisywania dokumentów
• Tworzenie instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji archiwalnych – tworzenie, wdrażanie, zmiany, rodzaje
• Przyjmowanie dokumentów – rejestracja, poświadczanie odbioru, itd.
• Prawidłowy obieg dokumentacji przedsiębiorstwa w formie papierowej i elektronicznej
• Obieg dokumentacji księgowej
• Pieczątki w obrocie gospodarczym  i w firmie
• Archiwista jako koordynator czynności kancelaryjnych
II. Obowiązki spółki na mocy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach 
• Państwowy i niepaństwowy zasób archiwalny
• Zakończenie działalności instytucji
• Kształtowanie i udostępnianie państwowego zasobu archiwalnego
• Termin przekazywania dokumentów do archiwów państwowych
• Zgoda na niszczenie dokumentów
• Pozostawianie archiwaliów następcom prawnym 
III. Archiwizacja dokumentacji spółki komunalnej
• Znakowanie spraw
• Spis spraw
• Tryby postępowania z dokumentami papierowymi i elektronicznymi
• Archiwum zakładowe – lokal, wymagania techniczne, jak stworzyć? 
• Usługi firm zewnętrznych w zakresie archiwizacji – zapisy w umowach, realizacja
• Jak wybrakować (zniszczyć) dokumentację?
• Archiwizacja dokumentacji unijnej
• Jakie są okresy przechowywania dokumentów w archiwum?
• Personel archiwum zakładowego i składnicy akt
• Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych
• Gromadzenie i układ akt w archiwum zakładowym i składnicy akt
• Środki ewidencyjne archiwum zakładowego
• Udostępnianie dokumentacji
• Usługi archiwalne
IV. Archiwizacja akt osobowych
• Obniżenie okresu przechowywania akt osobowych do 10 lat – kogo dotyczy?
• Obowiązki pracodawców w zakresie sprawozdawczości
• Umożliwienie prowadzenia akt w formie elektronicznej – na jakich zasadach?
• Miejsce i warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej
• Okresy przechowywania dokumentów
• Upoważnienia udzielone osobom przetwarzającym dane osobowe
• Prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych
• Techniczno-organizacyjne zabezpieczenie danych osobowych, zastosowane środki zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych.
V. Procedura niszczenia dokumentacji
• Typowanie dokumentacji do zniszczenia
• Kto powinien wydać zgodę na niszczenie?
• Jak postępować w razie wątpliwości?
• W jaki sposób zawrzeć umowę na zniszczenie akt?
• Umowa powierzenia przetwarzania danych – kiedy ją zawieramy?
• Korzystanie z usług firm zewnętrznych w zakresie niszczenia dokumentów – istotne elementy umów, kwestie odpowiedzialności
 

Członkowie forum, osoby zarządzające zakładami usług komunalnych lub jednostkami świadczącymi usługi komunalne dla gminy w zakresie usług komunalnych, wodociągowych, transportowych, mieszkaniowych, porządkowych, wydziały gospodarki komunalnej w jst.

Dyplomowany archiwista. Czynny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Specjalista dostępności cyfrowej i architektonicznej, biegle zna standardy WCAG 2.1. Praktyk, posiada wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń, kursów, warsztatów z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych, dostępności cyfrowej, BIP-u, prawa archiwalnego, ochrony danych osobowych, oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla administracji publicznej. Prowadzi audyty dostępności cyfrowej wśród administracji publicznej i firm prywatnych.