Metodyka PM2 została opracowana przez Komisję Europejską w celu usprawnienia zarządzania projektami. Cieszy się ona coraz większym zainteresowaniem w Polsce, jej zaletą jest możliwość zastosowania w różnego rodzaju organizacjach.

Metoda zarządzania projektami jest powszechnie stosowana.. Umiejętność posługiwania się nią jest bardzo przydatna w realizacji zadań finansowanych ze środków zewnętrznych, które odgrywają istotną rolę w rozwoju jednostek samorządu terytorialnego oraz organizacji pozarządowych. Wielu pracodawców zdaje sobie sprawę z tych okoliczności. Dlatego w odniesieniu do nowych pracowników wymaga się by posiadali umiejętności w tym zakresie, zaś pracownicy już zatrudnieni kierowani są na szkolenia mające na celu podnoszenie ich kompetencji w zakresie profesjonalnego zarządzania projektami.

Niezwykle interesująca i użyteczna okazuje się w ostatnim czasie metodyka PM2. Sama nazwa oznacza „Zarządzanie projektami do kwadratu” (ang. project managment squared). Wskazuje ona na bardziej kompleksowe i efektywne podejście do zarządzania projektami w porównaniu do tradycyjnych metod. Oznacza to, że metodyka ta nie tylko obejmuje podstawowe elementy zarządzania projektami, ale także integruje dodatkowe praktyki i narzędzia, które zwiększają skuteczność i efektywność realizacji projektów.

Metodyka PM2 narzędzie opracowane pierwotnie na potrzeby funkcjonowania Komisji Europejskiej. Z czasem jego zakres zastosowania został rozszerzony także na podmioty zewnętrzne – beneficjentów środków unijnych. Co istotne metodyka PM2 jest udostępniana bezpłatnie i powszechnie. Każdy zainteresowany podmiot może korzystać z niej w ramach swojej działalność.

Metodyka PM² oparta jest na kilku kluczowych założeniach, które stanowią fundament jej struktury i podejścia do zarządzania projektami. Oto główne założenia:

  1. Prostota i łatwość wdrożenia: PM² została zaprojektowana jako metodyka „lekka” i łatwa do wdrożenia w różnych typach organizacji. Oznacza to, że jest intuicyjna, a jej procesy i narzędzia mogą być szybko adaptowane do specyficznych potrzeb projektów bez nadmiernej biurokracji.
  2. Elastyczność i dostosowanie: Metodyka PM² jest elastyczna, co pozwala na jej dostosowanie (tailoring) do specyficznych potrzeb projektu i organizacji. Można ją skalować w zależności od wielkości, złożoności i rodzaju projektu, co czyni ją uniwersalnym narzędziem.
  3. Zorientowanie na wyniki: PM² kładzie nacisk na osiąganie konkretnych wyników i korzyści dla organizacji. To oznacza, że metodyka skupia się na dostarczaniu wartościowych rezultatów, a nie tylko na realizacji zadań zgodnie z planem.
  4. Oparcie na najlepszych praktykach: PM² integruje elementy z szeroko akceptowanych na świecie dobrych praktyk w zarządzaniu projektami. Czerpie z takich standardów jak PRINCE2, PMBOK, Agile, a także z doświadczeń projektów realizowanych w instytucjach Unii Europejskiej.
  5. Kompleksowość podejścia: PM² obejmuje pełny cykl życia projektu, od inicjacji, przez planowanie, realizację, monitorowanie i kontrolę, aż po zamknięcie projektu. Metodyka zapewnia narzędzia i techniki dla każdej z tych faz, co umożliwia zarządzanie projektem w sposób holistyczny.
  6. Kultura współpracy i komunikacji: PM² promuje kulturę współpracy, odpowiedzialności i skutecznej komunikacji w zespołach projektowych. Zgodnie z jej założeniami, sukces projektu zależy nie tylko od dobrze zdefiniowanych procesów, ale także od postaw i zachowań członków zespołu.
  7. Transparentność i widoczność: Metodyka kładzie duży nacisk na transparentność zarządzania projektami, co umożliwia lepsze monitorowanie i kontrolowanie projektów. Dzięki ujednoliconym procesom i narzędziom, interesariusze mają jasny obraz postępów i wyzwań w projekcie.
  8. Wspieranie zgodności z celami strategicznymi: PM² jest zaprojektowana tak, aby zapewnić, że projekty są zgodne z celami strategicznymi organizacji. Metodyka umożliwia lepsze dostosowanie działań projektowych do szeroko rozumianych celów i priorytetów organizacyjnych.
  9. Wsparcie w zarządzaniu zmianą: PM² uwzględnia aspekty zarządzania zmianą, co jest kluczowe dla skutecznej implementacji projektów, zwłaszcza tych, które wprowadzają istotne zmiany w organizacji.

Nie tylko dla projektów unijnych

Fakt, że narzędzie to było projektowane z myślą o zarządzaniu projektami finansowanymi ze środków europejskich nie oznacza, że może być stosowana tylko w takich projektach. Mechanika funkcjonowania metodyki PM2 jest na tyle uniwersalna, że może być stosowana w każdym projekcie, niezależnie od źródeł finansowania. Jakkolwiek w ramach metodyki funkcjonują rozwiązania zaprojektowane wprost pod projekty unijne.

Metodyka PM2 może być stosowana w organizacjach o bardzo zróżnicowanym charakterze. Autorzy zakładają, że można jej używać zarówno w strukturach sektora publicznego jak i sektora prywatnego. Z PM2 mogą korzystać jednostki samorządu terytorialnego, organizacje pozarządowe, prywatni przedsiębiorcy oraz innego rodzaju podmioty.

Cele metodyki PM2

Metodyka PM2 jest kompleksowym narzędziem, które posiada własne cele. Zapoznanie się z nim pozwala na zrozumienie w jakich obszarach jej zastosowanie znajduje przełożenie na jakość funkcjonowania organizacji. Cele metodyki PM² obejmują:

  1. Zwiększenie efektywności zarządzania projektami: Metodyka PM² ma na celu poprawę jakości zarządzania projektami poprzez wprowadzenie ujednoliconych procesów, narzędzi i technik, co prowadzi do bardziej efektywnego osiągania celów projektów.
  2. Ułatwienie komunikacji w projektach: PM² promuje stosowanie wspólnego języka i zrozumiałych procesów w ramach zarządzania projektami, co zwiększa przejrzystość i ułatwia współpracę pomiędzy różnymi interesariuszami.
  3. Zapewnienie transparentności i widoczności: Dzięki jasno zdefiniowanym rolom, odpowiedzialnościom i procesom, PM² umożliwia lepsze monitorowanie i kontrolowanie projektów, co zwiększa transparentność i ułatwia zarządzanie złożonymi projektami, szczególnie tymi, które angażują wiele organizacji.
  4. Promowanie najlepszych praktyk w zarządzaniu projektami: PM² integruje różnorodne, uznane na świecie dobre praktyki zarządzania projektami, co pomaga w podnoszeniu kompetencji zespołów projektowych i zwiększaniu prawdopodobieństwa sukcesu projektów.
  5. Wsparcie dla projektów finansowanych przez UE: Metodyka jest dostosowana do specyficznych potrzeb projektów realizowanych przez instytucje UE, co pomaga w ich skutecznym zarządzaniu, a także w monitorowaniu i kontrolowaniu projektów finansowanych przez Unię Europejską.
  6. Zwiększenie zgodności z celami strategicznymi organizacji: PM² ma na celu zapewnienie, że projekty są zgodne z celami strategicznymi organizacji, co przyczynia się do lepszego wykorzystania zasobów i osiągania zamierzonych rezultatów.
  7. Poprawa kompetencji zarządzania projektami w Europie: Poprzez inicjatywę Open PM², metodyka dąży do podnoszenia kompetencji zarządzania projektami w całej Europie, co ma na celu zwiększenie efektywności realizacji projektów na poziomie europejskim i krajowym.

FRDL zaprasza na szkolenia

Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego zachęca wszystkich zainteresowanych do bliższego zapoznania się z metodyką PM². Zachęcamy także do udziału w szkoleniach organizowanych przez FRDL.

Najbliższe kursy Zarządzanie projektami zgodnie z metodyką PM² Komisji Europejskiej. Poziom podstawowy:

10-12 września 2024 r.

15-17 października 2024 r.

 

Powyższy artykuł jest kolejnym z cyklu poświęconego Zarządzaniu Projektami zgodnie z metodyką PM² Komisji Europejskiej, którą FRDL we współpracy z PM²Polska.org wprowadza do Polski w ramach inicjatyw "Open PM² " i "Europa Zarządza Projektami. PM² w Polsce".

Jakub Dorosz-Kruczyński