WPROWADZENIE DO WYKONYWANIA CZYNNOŚCI KANCELARYJNO-ARCHIWALNYCH W SYSTEMACH TELEINFORMATYCZNYCH

WAŻNE INFORMACJE O SZKOLENIU:

Od 2026 roku jednostki administracji publicznej zobligowane będą powszechnie do wdrożenia i faktycznego korzystania z systemów teleinformatycznych klasy EZD, w których gromadzona, tworzona, przechowywana powinna być dokumentacja, a tym samym realizowany będzie precyzyjnie i formalnie określony proces kancelaryjny. Oznacza to, że wybrany przez Urząd system klasy EZD (np. EZD RP) ma pozwolić na kompleksowe zarządzanie, klasyfikację i kwalifikację dokumentacji oraz kompletowanie akt sprawy oraz ich archiwizację. Należy jednocześnie pamiętać, że państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne zobowiązane są prawem archiwalnym do stosowania systemu kancelaryjnego bezdziennikowego opartego na jednolitym rzeczowym wykazie akt, a także obiegu dokumentacji ściśle wg reguł wynikających z instrukcji kancelaryjnych obowiązujących w konkretnym podmiocie. Zagadnienia kancelaryjne, są i nadal będą poddawane systematycznie prowadzonym kontrolom służby archiwalnej, a także jednostek nadrzędnych i nadzorujących. Zastąpienie papierowej kancelarii elektroniczną nie zwolni jednostek ze stosowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych.

Proponowane szkolenie ma na celu przygotować pracowników jednostek państwowych i samorządowych  do właściwego stosowania normatywów kancelaryjno - archiwalnych w systemie klasy EZD. Uczestnicy zajęć uzyskają praktyczną wiedzę w zakresie zasad tradycyjnego i elektronicznego zarządzania dokumentacją, obiegiem i archiwizacją dokumentów w systemie EZD. Dowiedzą się, jakie zmiany należy wprowadzić w obowiązujących przepisach, aby sprawnie przejść na Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją.

CELE I KORZYŚCI:

  • Zidentyfikowanie i omówienie kluczowych punktów w obiegu informacji i dokumentacji, które bezpośrednio angażują twórców dokumentacji w stosowanie EZD.
  • Świadome korzystanie z narzędzi kancelaryjnych i prawidłowa interpretacja pojęć funkcjonujących w sferze zarządzania dokumentacją.
  • Nabycie wiedzy na temat funkcjonalności systemów teleinformatycznych klasy EZD i odróżnienie ich od systemów EOD, czy platform komunikacji z klientami.
  • Zdobycie umiejętności z zakresu klasyfikacji i kwalifikacji dokumentów elektronicznych, stanowiących akta spraw oraz grupowania dokumentów poza aktami spraw.
  • Wskazanie strategicznych momentów w procesie gromadzenia i wytwarzania dokumentów oraz oszacowanie ryzyk, występujących w obiegu kancelaryjnym.

PROGRAM:

  1. Podstawy formalno-prawne do zarządzania dokumentacją w jednostce, dające możliwość elektronicznego zarządzania dokumentacją.
  2. Omówienie wpływu Ustawy o ochronie danych osobowych na okresy przechowywania, ograniczone przechowywanie, integralność i rozliczalność.
  3. Potrzeba, czy konieczność zmiany przepisów kancelaryjno-archiwalnych, gdy jednostka przechodzi na EZD?
  4. Definicje: system EZD, system tradycyjny, EOD, systemy wspomagające i dziedzinowe.
  5. Identyfikacja procedur i czynności kancelaryjnych takich jak: dekretacja i akceptacja I i II rzędu, rozdział przesyłek na stanowiska pracy, współdzielenie sprawy, identyfikacja komórek merytorycznych i współdziałających.
  6. Problem odróżnienia procedur i czynności kancelaryjnych od podobnie nazywanych komend/poleceń informatycznych.
  7. Kancelaryjne cechy dokumentacji: rejestrowanie i opis przesyłek i spraw, definiowanie akt spraw i grupowanie dokumentacji nietworzącej akt spraw, konstruowanie identyfikatorów/znaków pism i spraw, zakładanie podteczek/wydzieleń, itp.
  8. Różnice w przyjmowaniu i wysyłce przesyłek w postaci tradycyjnej lub elektronicznie.
  9. Analiza „drzewa decyzyjnego” utrwalonego w systemie teleinformatycznym w celu porównania z przewidzianym w instrukcji porządkiem kancelaryjnym.
  10. Case study: postępowanie z dokumentacją przekazaną ePUAPem.
  11. Definiowanie narzędzi kancelaryjno-archiwalnych, takich jak: przekazywanie dostępu i uprawnień do prowadzonych akt, wycofywanie dokumentacji, jej udostępnianie, brakowanie i usuwanie nieprzydatnych informacji.
  12. Postępowanie z dokumentacją spraw zakończonych, składem chronologicznym i składem informatycznych nośników danych w kancelarii/punktach kancelaryjnych.
  13. Pytania od uczestników.

 

PROWADZĄCA:

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.