Stanowiskowa odpowiedzialność za dokumentację zakończoną -porządkowanie dokumentacji obowiązkiem komórki merytorycznej

WAŻNE INFORMACJE O SZKOLENIU:

Wszystkie sprawy i zadania prowadzone przez pracowników merytorycznych muszą dobiec końca. Zgodnie z instrukcją kancelaryjną dokumenty zamknięte mogą pozostać na stanowiskach pracy jedynie przez ściśle określony prawem czas (standardowo są to dwa lata). Następnie powinny być opracowane i przekazane do archiwum jednostki organizacyjnej. Każda struktura organizacyjna musi rozliczyć się z posiadanych i prowadzonych akt spraw. Dokumentacja powinna być kompletna, uporządkowana oraz zewidencjonowana, aby kierownik komórki mógł się formalnie z niej rozliczyć, oddać dostęp i odpowiedzialność za nią archiwiście zakładowemu. Zbyt długie przechowywanie dokumentacji na stanowiskach pracy może skutkować naruszeniem zasad właściwego przetwarzania danych osobowych na poziomie komórek merytorycznych (naruszenia przepisów RODO).

Proponowane szkolenie dedykowane jest pracownikom podmiotów państwowych i samorządowych, prowadzącym dokumentację, którzy powinni - stosując zapisy instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt - przeprowadzić także jej „archiwizację”. Uczestnicy zajęć uzyskają kompleksową wiedzę w zakresie właściwego przygotowywania i przekazywania dokumentów przez komórki organizacyjne do archiwum zakładowego/składnicy akt.

CELE I KORZYŚCI:

  • Poznanie praw i obowiązków podmiotów publicznych w zakresie postępowania z dokumentacją.
  • Pojęcie i identyfikacja dokumentacji zakończonej, która podlegać powinna archiwizacji.
  • Nabycie umiejętności nt. ustalania dla różnych teczek z odmienną chronologią właściwego momentu ich zamknięcia i przekazania do archiwum.
  • Pozyskanie praktycznej wiedzy w zakresie etapów porządkowania oraz ewidencjonowania dokumentacji spraw zakończonych. Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych.

PROGRAM:

  1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją (Ustawa archiwalna, RODO, rozporządzenia Ministra Kultury i MSWiA).

  2. Zasady opracowania dokumentacji na podstawie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt.

  3. Ustalanie okresu przechowywania dokumentacji z uwzględnieniem problematyki dokumentacji odziedziczonej, obcej oraz zasad weryfikacji kwalifikacji archiwalnej i ustalenia „kategorii archiwalnej wyższej”.

  4. Przedstawienie i analiza poszczególnych etapów prac porządkowych:
    - wydzielenie kompletnej dokumentacji spraw zakończonych w danej komórce merytorycznej,
    - porządkowanie dokumentacji i formowanie teczek aktowych,
    - opis zewnętrzny teczek,
    - ewidencjonowanie teczek na spisach zdawczo-odbiorczych.

  5. Wpływ wytycznych archiwów państwowych na porządkowanie dokumentacji (wskazówki metodyczne NDAP dla akt osobowych, projektów unijnych, kopert dowodowych, teczek kierowców, itp.).

  6. Dobór właściwych formularzy środków ewidencyjnych dla opracowywania dokumentacji (spisy zdawczo-odbiorcze informatycznych nośników danych, dokumentacji technicznej, kartograficznej, audiowizualnej).

  7. Techniczne zabezpieczenie dokumentacji (teczki, pudła, paginacja/foliacja, klipsowanie/szycie, konserwacja zabezpieczająca, itp.).

  8. Problem archiwizacji informacji publikowanych/zamieszczanych przez pracowników w Internecie.

  9. Sankcje karne przewidziane prawem w zakresie utraty, zagubienia lub ukrycia dokumentów.

  10. Dyskusja, pytania

 

PROWADZĄCA:

specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, biegły sądowy, wykładowca akademicki, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.