Elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Zasady wdrażania i sposób pracy

Od stycznia 2026 roku wejdą w życie nowe przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, według których w organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych, organach jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych jednostkach organizacyjnych obligatoryjnym będzie korzystanie z systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Każdy publiczny urząd powinien właściwie przygotować się do funkcjonowania systemu klasy EZD. Podczas proponowanego szkolenia Prowadząca zapozna uczestników z aspektami wdrażania systemu klasy EZD oraz metodami pracy kancelaryjnej w systemie tradycyjnym i w systemie klasy EZD, a także omówi kwestie obsługi spraw i dokumentów w tych systemach.

• Pozyskanie wiedzy o przepisach prawa dotyczących zarządzania dokumentacją oraz o obowiązujących systemach kancelaryjnych (EZD i system tradycyjny). 
• Zapoznanie się z metodyką postępowania z dokumentacją w systemie EZD i w systemie tradycyjnym. 
• Nabycie umiejętności w zakresie przygotowania podmiotu publicznego do wdrożenia systemu EZD oraz co do oceny, czy dany system spełnia wymagania dla systemu EZD. 
• Pozyskanie wiedzy o tym jak rozróżniać systemy EZD od systemów dziedzinowych.
• Możliwość konsultacji problemowych kwestii dotyczących praktycznego stosowania przepisów w zakresie zasad wdrażania elektronicznego zarządzania dokumentacją. 
 

1. Aspekty prawne i organizacyjne przy wdrażaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją:
• Obowiązek prawny w zakresie dokumentowania i archiwizacji przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
• Systemy wykonywania czynności kancelaryjnych – system tradycyjny, Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, systemy dziedzinowe;
• Znaczenie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt;
• Wskazywanie podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz wyjątków – aspekty prawne i praktyczne.
2. Wdrażanie systemów klasy EZD:
• Wymagania wobec systemów klasy EZD;
• Wdrażanie systemów klasy EZD;
• Rozwijanie funkcjonalności systemów klasy EZD i integracja z innymi systemami teleinformatycznymi (dziedzinowymi i inne).
3. Zasady pracy kancelaryjnej w ramach Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją oraz w systemie tradycyjnym ze wspomaganiem systemu klasy EZD:
• Przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów w różnej postaci;
• Tworzenie i obsługa składów (chronologicznych i informatycznych nośników danych);
• Zasady dekretacji, w tym dekretacji zastępczej;
• Obsługa sprawy elektronicznej i sprawy tradycyjnej;
• Tworzenie pism i ich akceptacja;
• Wysyłanie pism w różnej postaci i różnymi drogami komunikacji (ePUAP, e-mail, operator pocztowy, kurier, portal, doręczenia elektroniczne);
• Udostępnianie lub przekazywanie elektronicznych akt spraw (paczka eADM, paczka archiwalna).
4. Składy – organizacja, zarządzanie i obsługa:
• Gdzie i ile składów zorganizować;
• Jak zarządzać pismami w składach – w zależności od prowadzonych spraw;
• Obsługa pudeł i informatycznych nośników danych.
• Projektowane zmiany w prawie dotyczące składów
5. Podsumowanie, odpowiedzi na pytania.
 

Pracownicy administracji publicznej odpowiedzialni za archiwizację dokumentacji oraz postępowanie z dokumentacją w wersji elektronicznej.

Doktor nauk humanistycznych, archiwista-praktyk, ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, funkcjonowania archiwów, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, porządkowania dokumentacji; doświadczony trener oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”, współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Wydawnictwo C.H.Beck, 2023).