Praktyczne aspekty wdrażania elektronicznego zarządzania dokumentacją w jednostce organizacyjnej

W związku z rozwojem e-administracji oraz zgodnie z zapowiedziami rządowymi, wszystkie jednostki administracji publicznej od stycznia 2026 roku będą miały obowiązek stosowania systemu klasy EZD oraz faktycznie prowadzić w nim czynności związane z zarządzaniem dokumentacją, zarówno elektroniczną jak i papierową. Wdrożenie EZD to nie tylko duże wyzwanie techniczne dla podmiotu, wymagające wyboru i zaimplementowania systemu ale również zmiany sposobu pracy oraz istniejących procedur obiegu dokumentów. Jednostka potrzebuje około roku na zdiagnozowanie potrzeb informatyczno-organizacyjnych poszczególnych stanowisk pracy, ustalanie tematów i spraw, które można kompleksowo poprowadzić w EZD, czy zdefiniowanie obowiązków i odpowiedzialności na poszczególnych etapach obiegu informacji i dokumentacji w podmiocie. Opóźnianie więc decyzji o wprowadzeniu elektronicznego zarządzania dokumentacją w jednostce, to krótszy czas na odpowiednie przygotowanie się na elektroniczną biurowość. Im więcej planowania, testowania i reagowania na błędy na etapie przygotowania w tzw. roku przejściowym, tym bezpieczniejsza będzie praca kancelaryjna ze zminimalizowanymi ryzykami w dokumentowaniu przebiegu prowadzonych spraw. 
• Podczas szkolenia omówimy m.in. kwestie dotyczące czynności jakie należy podjąć w celu właściwego przygotowania się do wdrożenia systemu EZD, w tym: przegląd obowiązujących przepływów dokumentów, sposobów załatwiania spraw oraz ich optymalizacja i standaryzacja, wprowadzenie zmian w wewnętrznych przepisach jednostki regulujących funkcjonowanie systemu kancelaryjnego, przygotowanie odpowiednich  instrukcji, procedur oraz szkoleń. 
• Prowadząca wskaże także na korzyści płynące z EZD oraz na najczęstsze problemy występujące przy jego wdrażaniu w jednostkach. 
• Prezentowane szkolenie kierujemy do jednostek:
- które jeszcze nie podjęły się wdrożenia systemu klasy EZD, 
- jak również  do tych, które już rozpoczęły proces wdrażania EZD i chcą upewnić się, czy też rozwiać pojawiające się wątpliwości co do prawidłowości podejmowanych kroków i działań.
 

• Uporządkowanie wiedzy z zakresu przepisów prawnych dotyczących zarządzania dokumentacją, procesów kancelaryjnych oraz archiwizacji w ramach systemu EZD. 
• Uzyskanie praktycznej wiedzy dotyczącej zmian jakie należy wprowadzić w obowiązujących przepisach, aby sprawnie przejść na Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją. 
• Omówienie korzyści płynących z wprowadzenia systemu  EZD w jednostce. 
• Wskazanie dobrych praktyk przy wdrożeniu EZD oraz uzyskanie odpowiedzi między innymi na pytania: 
- Od czego zacząć? Kto ma się tym zająć? 
- Ile to potrwa i jakie są ramy czasowe? 
- Jak proces będzie praktycznie wyglądał? 
- Jakie niesie ryzyka i konsekwencje?
- Kto i w jakim zakresie odpowiada za dokumentację?
• Wskazanie najczęstszych problemów związanych z przejściem na system EZD, w oparciu o doświadczenie zdobyte przez naszego eksperta w trakcie szeregu spotkań, konsultacji, warsztatów i audytów w podmiotach, które zdecydowały się wprowadzić elektroniczne zarządzanie dokumentacją.
 

1. Decyzja o prowadzeniu elektronicznej biurowości i wybór systemu teleinformatycznego do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Wymogi dla systemów teleinformatycznych z perspektywy ustawy archiwalnej i instrukcji kancelaryjnej określone w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 2006 r. w sprawie postępowania z dokumentami elektronicznymi.
2. Opracowanie harmonogramu i zakresu prac. Cykl Deminga dla EZD: zakup, przygotowanie i szkolenia, testowanie, wdrożenie, rozwój, kontrola.
3. Zasoby ludzkie dla potrzeb EZD. 
4. Ustalenie interesariuszy wewnętrznych  i określenie ich odpowiedzialności. 
5. Powołanie zespołu do wdrożenia EZD (koordynator czynności kancelaryjnych, archiwista zakładowy, audytor wewnętrzny, inspektor ochrony danych osobowych, informatyk, liderzy w komórkach organizacyjnych).
6. Przegląd oraz weryfikacja istniejących przepisów obowiązujących w jednostce w zakresie postępowania z dokumentacją (normatywy kancelaryjno-archiwalne, procedury RODO, instrukcje komórek merytorycznych). Eliminacja sprzecznych zapisów, aktualizacja treści, usprawnienie realizowanych procedur.
7. Analiza cyklu życia dokumentów (konteksty: bieżący i służbowy, kontrolno-dowodowy, publiczno-archiwalny).
8. Mapowanie akt spraw do systemów wykonywania czynności kancelaryjnych i sposobu dokumentowania i załatwiania spraw. Merytoryczna wiedza na temat realizowanych zadań statutowych.
9. Problem kompletności i jednolitości prowadzenia akt spraw i zagadnienie wyjątków od podstawowego systemu na EZD lub papier.
10. Opis i rejestracja przesyłek, kontra znakowanie i ewidencjonowanie spraw i grupowanie dokumentacji nietworzącej akt spraw.
11. Usuwanie nieprzydatnych informacji i niszczenie danych. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnych, ekspertyzy archiwalne, selekcja materiałów archiwalnych.
12. Identyfikacja ryzyk i analiza SWOT dot. praktycznego wdrażania EZD.
 

Szkolenie jest skierowane przede wszystkim do osób odpowiedzialnych za zarządzanie dokumentacją w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, w tym koordynatorów czynności kancelaryjnych, zespołów odpowiedzialnych za wdrażanie EZD, archiwistów, pracowników działów organizacyjnych i wszystkich zainteresowanych tematyką.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.