1. Decyzja o prowadzeniu elektronicznej biurowości i wybór systemu teleinformatycznego do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Wymogi dla systemów teleinformatycznych z perspektywy ustawy archiwalnej i instrukcji kancelaryjnej określone w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 2006 r. w sprawie postępowania z dokumentami elektronicznymi.
2. Opracowanie harmonogramu i zakresu prac. Cykl Deminga dla EZD: zakup, przygotowanie i szkolenia, testowanie, wdrożenie, rozwój, kontrola.
3. Zasoby ludzkie dla potrzeb EZD.
4. Ustalenie interesariuszy wewnętrznych i określenie ich odpowiedzialności.
5. Powołanie zespołu do wdrożenia EZD (koordynator czynności kancelaryjnych, archiwista zakładowy, audytor wewnętrzny, inspektor ochrony danych osobowych, informatyk, liderzy w komórkach organizacyjnych).
6. Przegląd oraz weryfikacja istniejących przepisów obowiązujących w jednostce w zakresie postępowania z dokumentacją (normatywy kancelaryjno-archiwalne, procedury RODO, instrukcje komórek merytorycznych). Eliminacja sprzecznych zapisów, aktualizacja treści, usprawnienie realizowanych procedur.
7. Analiza cyklu życia dokumentów (konteksty: bieżący i służbowy, kontrolno-dowodowy, publiczno-archiwalny).
8. Mapowanie akt spraw do systemów wykonywania czynności kancelaryjnych i sposobu dokumentowania i załatwiania spraw. Merytoryczna wiedza na temat realizowanych zadań statutowych.
9. Problem kompletności i jednolitości prowadzenia akt spraw i zagadnienie wyjątków od podstawowego systemu na EZD lub papier.
10. Opis i rejestracja przesyłek, kontra znakowanie i ewidencjonowanie spraw i grupowanie dokumentacji nietworzącej akt spraw.
11. Usuwanie nieprzydatnych informacji i niszczenie danych. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnych, ekspertyzy archiwalne, selekcja materiałów archiwalnych.
12. Identyfikacja ryzyk i analiza SWOT dot. praktycznego wdrażania EZD.
Elektronizacja i cyfryzacja urzędu