Jakie regulaminy i procedury powinien opracować pracodawca w 2023 roku w zakresie pracy zdalnej i kontroli trzeźwości pracowników? Wzory pism.

• W jakiej formie następuje objęcie pracownika pracą zdalną?
• Warunki dopuszczenie wykonywania pracy zdalnej na polecenie pracodawcy – wzór polecenia pracy zdalnej.
• W jaki sposób określić zasady wykonywania pracy zdalnej?
• Przykładowe wzory:
- Wniosek pracownika o pracę zdalną.
- Odmowa pracodawcy pracy zdalnej.
- Informacja pracodawcy o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej.
- Porozumienie dotyczące pracy zdalnej.
- Informacji o warunkach zatrudnienia w przypadku pracy zdalnej.
- Ocena ryzyka zawodowego – karta ryzyka zawodowego.
- Procedury w zakresie bhp w związku z pracą zdalną.
- Wzór oświadczenia o posiadaniu odpowiednich warunków lokalowych i technicznych przy pracy zdalnej; a także oświadczenia dotyczącego bhp na domowych stanowiskach pracy.
- Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego.
- Wzór oświadczenia o miejscu (adresie) wykonywania pracy zdalnej.
- Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z procedurami ochrony danych osobowych w związku z pracą zdalną.
• Możliwość wiążącego wnioskowania każdej ze stron o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy – wzór wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.
• Zakaz wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę w niektórych przypadkach odmowy pracownika lub zaprzestania wykonywania pracy zdalnej.
• Określenie obowiązków pracodawcy w przypadku pracy zdalnej – wzór regulaminu pracy zdalnej, jakie elementy są obligatoryjne w tym regulaminie? W jaki sposób - według przepisów projektu powinna zostać uregulowana praca zdana w przepisach zakładowych? Jak należy określać w regulaminie grupy pracowników, którzy będą mogli zostać objęci pracą zdalną? Czy w regulaminie (porozumieniu) należy określić wymiar pracy zdalnej? Czy regulamin (porozumienie) należy wprowadzić również w przypadku pracy hybrydowej?
• Koszty pracy zdalnej określenie możliwości i przesłanek ustalania wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu w związku z kosztami ponoszonymi przez pracownika przy pracy zdalnej, czy pracodawca będzie miał obowiązek zapewnić materiały i narzędzia niezbędne do pracy podczas okazjonalnej pracy zdalnej? czy po wejściu nowych przepisów w życie pracodawca będzie miał obowiązek zwrócić pracownikowi koszty wykonywania pracy zdalnej?
• Czym się różni ekwiwalent od ryczałtu?
• Jak najlepiej rozliczać koszty pracy zdalnej (zwrot kosztów, ekwiwalent czy ryczałt)?
• Jak należy ustalić wysokość ryczałtu?
• Jak należy ustalić wysokość ekwiwalentu?
• Czy pracownik będzie mógł zażądać dopłaty do ryczałtu (ekwiwalentu), jeżeli jego koszty pracy zdalnej będą wyższe niż kwota ryczałtu (ekwiwalentu)?
• Czy kwota ryczałtu (ekwiwalentu) powinna być określona w regulaminie pracy zdalnej (porozumieniu)?
• Czy pracodawca będzie zobowiązany okresowo weryfikować wysokość ryczałtu (ekwiwalentu)?
• Obowiązek zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy.
• Wypłata kosztów indywidualnie poniesionych na pracę zdalną.
• Możliwość używania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy.
• Jakie materiały i narzędzia pracy należy zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną?
• Wyłączenie z opodatkowania kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, pokrywanych przez pracodawcę.
• Określanie zasad ochrony danych przez pracodawcę, podobnie jak przy telepracy przeprowadzenia – w miarę potrzeb – instruktażu i szkolenia, wzór ochrony danych osobowych na potrzeby pracy zdalnej.
• Możliwość kontroli pracownika w miejscu świadczenia pracy zdalnej.
• Ograniczenie niektórych obowiązków pracodawcy z zakresu bezpieczeństwo i higiena pracy. Czy pracownik wykonujący pracę zdalną będzie objęty szkoleniami okresowymi bhp? Z jakich obowiązków w zakresie bhp pracodawca jest zwolniony w momencie rozpoczęcia przez pracownika wykonywania pracy zdalnej? Czy przed rozpoczęciem wykonywania pracy zdalnej pracodawca powinien osobiście zweryfikować miejsce, gdzie będzie wykonywana praca pod kątem spełnienia wymagań w zakresie bhp? Jakie działania może podjąć pracodawca w przypadku stwierdzenia, że miejsce, w którym jest wykonywana praca zdalna, nie spełnia wymagań w zakresie bhp?
• Wyłączenie niektórych prac z możliwości organizowania ich w formie zdalnej.
• Skutki zgłoszenia wypadku podczas pracy zdalnej dla dokonania oględzin miejsca wypadku.
• Decyzja o wykonywaniu pracy zdalnej w momencie zawierania umowy o pracę, jak również w trakcie zatrudnienia.
• Uzgodnienia z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika.
• Wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej.
• Miejsce wykonywania pracy zdalnej.
• Praca zdalna okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.
• Konieczność uwzględnienia wniosku o pracę zdalną złożonego m.in. przez:
- Pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności.
- Pracownicę w ciąży.
- Pracownika wychowującego dziecko do 4 roku życia.
- Pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.
• W jakich przypadkach pracodawca będzie mógł zlecić pracę zdalną wbrew woli pracownika, a kiedy będzie potrzebował jego zgody?
• W jakich przypadkach pracodawca będzie zobligowany do wprowadzenia pracy zdalnej na wniosek pracownika?
• Na jakich zasadach pracownik lub pracodawca będą mogli zrezygnować ze świadczenia pracy w formie zdalnej?
• Jakie obowiązki będą ciążyły na pracodawcy względem pracownika świadczącego pracę w formie zdalnej?
• Na jakich zasadach pracodawca będzie mógł przeprowadzić kontrolę pracownika w miejscu świadczenia pracy?
• W jakich przypadkach praca zdalna będzie mogła przybrać postać okazjonalną? Wzór wniosku o okazjonalną pracę zdalną? Czy pracodawca będzie mógł odmówić okazjonalnej pracy zdalnej? Czy na pracodawcy będzie spoczywał obowiązek pokrycia kosztów pracowników zdalnych okazjonalnych, tj. wypłacenia im ekwiwalentu lub wypłacenia ryczałtu?
• Czy pracodawca będzie mógł dobrowolnie wypłacać ryczałt lub zwracać koszty związane z okazjonalną pracą zdalną pracownikom? Czy dobrowolna wypłata ryczałtu może być zwolniona ze składek na ubezpieczenie społeczne i podatków?
• Jakie różnice w zakresie bhp będą występować między stałą pracą zdalną a okazjonalną pracą zdalną?
• Jakie elementy dokumentacji pracowniczej są charakterystyczne dla pracy zdalnej?
• Jakim system czasu pracy najlepiej objąć pracowników świadczących pracę zdalnie?
• W jakich przypadkach nie trzeba odnotowywać liczby przepracowanych godzin oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy pracownika świadczącego pracę zdalnie?
• Czy na czas niezdolności do pracy pracodawca może powierzyć pracownikowi pracę zdalną?
• Jak skutecznie rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem świadczącym pracę poza zakładem pracy?
2. Kontrola trzeźwości pracowników:
• Wobec kogo pracodawca przeprowadza kontrolę trzeźwości po wejściu nowych przepisów?
• Kiedy i w jakim celu pracodawca przeprowadza kontrolę trzeźwości?
• Jakie formy badania trzeźwości przewidują nowe przepisy?
• Czym różni się badanie prewencyjne od badania w przypadku uzasadnionego podejrzenia?
• Czy pracodawca jest zobligowany wprowadzić badanie trzeźwości (na obecność środków podobnych do alkoholu) w zakładzie pracy?
• Czy pracodawca może badać trzeźwość pracowników, jeżeli nie wprowadzi do regulaminu pracy takiej możliwości?
• W jakich dokumentach powinny być określone zasady przeprowadzania kontroli trzeźwości?
• Jakie informacje może przetwarzać pracodawca w związku z wykonaniem badania trzeźwości?
• Czy pracodawca musi poinformować pracowników z wyprzedzeniem o wprowadzeniu kontroli trzeźwości?
• Jakie urządzenia może wykorzystać pracodawca, kontrolując trzeźwość pracowników?
• Wprowadzenie do Kodeksu pracy instrumentów kontroli przez pracodawców obowiązku trzeźwości lub obecności w organizmie pracowników innych środków odurzających.
• Kontrola na obecność środków działających podobnie do alkoholu.
• Warunek niezbędności do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób lub ochrony mienia.
• Zasady wprowadzania pracy zdalnej i kontroli trzeźwości. Współpraca ze związkiem zawodowym.
• Kiedy pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości?
• Jak należy postąpić w przypadku nietrzeźwego pracownika?
• W jaki sposób kontrolować pracowników na obecność środków działających podobnie do alkoholu?
• Wzory pism:
- Procedury kontroli trzeźwości.
- Wprowadzenie do regulaminu pracy zasady „zero tolerancji dla alkoholu”.
- Informacja o wprowadzeniu kontroli trzeźwości.
- Upoważnienie dla osób przeprowadzających badanie trzeźwości do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia (zobowiązanie do zachowania poufności).