Instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt. Zarządzanie dokumentacją pod kątem audytów i kontroli zewnętrznych oraz wdrożenia EZD

Jednostki administracji publicznej – zarówno państwowe, jak i samorządowe, niezależnie od wielkości – zobowiązane są do prowadzenia dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami kancelaryjno-archiwalnymi. Prawidłowe zarządzanie dokumentacją to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale także podstawa skutecznego działania podmiotu i przygotowania do wdrożenia Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), które do 2028 r. stanie się obowiązkowe.

Proponowane szkolenie obejmuje kompleksowe omówienie zasad prowadzenia dokumentacji zgodnie z instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz procedurą brakowania dokumentacji. Szczególny nacisk położony zostanie na praktyczne przygotowanie do kontroli zewnętrznych i audytów, a także wdrożenie EZD. 

• Zrozumienie zasad funkcjonowania bezdziennikowego systemu kancelaryjnego – w wersji tradycyjnej, wspomaganej elektronicznie oraz w EZD.
• Poznanie procesu tworzenia i aktualizacji Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) zgodnie z wytycznymi Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.
• Umiejętność klasyfikowania dokumentacji i ustalania okresów jej przechowywania w kontekście RODO, przepisów archiwalnych i prawa pracy.
• Zrozumienie zasad tworzenia akt spraw oraz ewidencjonowania dokumentów.
• Praktyczne poznanie czynności kancelaryjnych i porządkowych w codziennej pracy.
• Określenie zakresów odpowiedzialności za dokumentację na różnych stanowiskach pracy.
• Przygotowanie do powołania zespołu wdrożeniowego EZD i wyznaczenia liderów ds. dokumentacji.
• Dostęp do wzorcowych formularzy wspierających zarządzanie dokumentacją.
• Usystematyzowanie wiedzy dotyczącej obowiązujących regulacji kancelaryjno-archiwalnych.
• Umiejętność interpretacji zapisów instrukcji kancelaryjnej.
• Przygotowanie do wdrożenia e-doręczeń i rozumienie ich wpływu na obieg dokumentacji.

1. Podstawy prawne:

• Obowiązujące akty prawne dot. dokumentacji i archiwizacji, w tym planowane zmiany ustawy archiwalnej (w zakresie dokumentów elektronicznych i odwzorowań cyfrowych).
• Rozporządzenia ws. instrukcji kancelaryjnej, JRWA oraz instrukcji działania archiwum zakładowego.
• Obowiązki jednostek wybierających system EZD oraz tych pracujących w systemie tradycyjnym.

2. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt:

• Tworzenie znaków sprawy i klasyfikacja dokumentów.
• Kategorie archiwalne i kwalifikacja dokumentacji (zgodnie z wytycznymi NDAP z 2023-2025).
• Diagnozowanie potrzeby aktualizacji wykazu akt.

3. Instrukcja kancelaryjna – najważniejsze zagadnienia:

• Postępowanie z dokumentacją spraw niezakończonych przed wejściem nowych przepisów.
• Nadzór nad dokumentacją.
• Zasady bezdziennikowego systemu kancelaryjnego (spisy spraw, teczki, znaki).

4. Obieg dokumentów – tradycyjny i elektroniczny:

• Organizacja wpływów (papier, ESP, e-mail, nośniki informatyczne).
• Rejestracja i załatwianie spraw: dekretacja, zakładanie teczek, redakcja pism, wysyłka.
• Dokumentacja spraw załatwianych ustnie i obieg wewnętrzny.
• Przechowywanie akt spraw zakończonych – skład chronologiczny i nośniki elektroniczne.

5. Postępowanie z dokumentacją w sytuacjach organizacyjnych:

• Likwidacja komórek lub jednostek organizacyjnych.
• Przekazywanie akt do archiwum zakładowego.
• Reorganizacja i likwidacja całych podmiotów.

6. Archiwizacja i odpowiedzialność:

• Rola archiwum zakładowego, registratury, tzw. „archiwów wydziałowych” oraz zagadnienia outsourcingu archiwalnego.
• Odpowiedzialność karna i dyscyplinarna za niewłaściwe prowadzenie dokumentacji.

7. Dyskusja i pytania uczestników.

Szkolenie kierowane jest do:

• pracowników kancelarii i sekretariatów,
• działów organizacyjnych,
• koordynatorów czynności kancelaryjnych,
• osób odpowiedzialnych za dokumentację,
• pracowników archiwów zakładowych i składnic akt,
• wszystkich zatrudnionych w jednostkach państwowych i samorządowych zobowiązanych do przestrzegania przepisów kancelaryjno-archiwalnych.

specjalista ds. zarządzania dokumentacją, doktor nauk humanistycznych z zakresu historii najnowszej i archiwistyki, biegły sądowy, pracowała w administracji państwowej, prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o czasie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.