Kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia organizowany wspólnie z Archiwum Narodowym w Krakowie

Zapraszamy Państwa do wzięcia udziału w kolejnej edycji KURSU KANCELARYJNO – ARCHIWALNEGO II STOPNIA przygotowanego wspólnie przez FRDL MISTiA i Archiwum Narodowe w Krakowie. 5-dniowy kurs stacjonarny, realizowany będzie w dniach: 4, 5, 11, 14, 15 marca 2024 r.  Kurs będzie odbywał się stacjonarnie, w biurze FRDL MISTIA w Krakowie, przy ul. Floriańskiej 31 (5 min. pieszo od Dworca Głównego). Formuła stacjonarna umożliwia uczestnikom pracę na dokumentach, rozwiązywanie ćwiczeń podczas zajęć z możliwością osobistych konsultacji z prowadzą.  Kurs przeznaczony jest dla osób, które ukończyły Kurs kancelaryjno -archiwalny I stopnia. Liczba miejsc na kursie jest ograniczona.

Autorski program kursu został opracowany przez ekspertkę z Archiwum Narodowego w Krakowie i odpowiada na wytyczne zawarte w obowiązujących przepisach archiwalno-kancelaryjnych.
Podczas kursu uczestnicy, posiadaną już wiedzę zdobytą podczas Kursu kancelaryjno-archiwalnego I stopnia sprawdzą w praktyce. Kurs będzie prowadzony w formule stacjonarnej, uczestnicy będą pracowali na dokumentach udostępnionych przez Archiwum. Zaliczenie kursu polega na wykonywaniu ćwiczeń praktycznych w czasie jego trwania.

Dzień I – 4.03.2024 r. godz.: 9:00-15:00
1. Przywitanie uczestników. Omówienie organizacji zajęć i materiałów oraz sposobu zaliczenia kursu.
2. Podstawy prawne w zakresie zarządzania dokumentacją. Omówienie ustawy archiwalnej i wybranych rozporządzeń wykonawczych.
3. Podstawowe pojęcia archiwalne – przypomnienie oraz wprowadzenie dodatkowych pojęć związanych z pozaaktowymi rodzajami m.a. Omówienie na podstawie przykładów definicji podstawowych pojęć archiwalnych, wprowadzenie nowych.
4. Instrukcja kancelaryjna. Omówienie obiegu dokumentacji w instytucji – zasady ogólne, szczegółowe rozwiązania.
5. Wykaz akt – zasady tworzenia i pracy z wykazem akt. Omówienie genezy, tworzenia wykazów akt, klasyfikacji i kwalifikacji, ćwiczenia praktyczne.
6. Zarządzanie dokumentacją w oparciu o instrukcję kancelaryjną. Omówienie rejestracji spraw oraz dokumentacji.

Dzień II – 5.03.2024 r. godz.: 9:00-15:00
1. Instrukcja archiwalna. Omówienie zasad organizacji archiwum zakładowego, wytycznych dotyczących lokalu, personelu oraz zasad pracy.
2. Zadania archiwisty zakładowego. Omówienie obowiązków archiwisty zakładowego.
3. Współpraca archiwisty zakładowego z komórkami organizacyjnymi jednostki. Omówienie zasad gromadzenia dokumentacji w archiwum zakładowym, przejęcia dokumentacji z komórek organizacyjnych, udostępniania dokumentacji wytworzonej przez komórki organizacyjnej.
4. Współpraca archiwum zakładowego z właściwym terytorialnie archiwum państwowym. Omówienie kompetencji archiwów państwowych w sferze kształtowania i nadzoru nad zasobami archiwalnymi, zasad i przebiegu kontroli archiwalnej oraz procedur uzgadniania normatywów archiwalnych.
5. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Omówienie procedury brakowania dokumentacji, ćwiczenia praktyczne.

Dzień III – 11.03.2024 r. godz.: 9:00-15:00
1. Przypomnienie ogólnych zasad porządkowania materiałów archiwalnych (prezentowanych na kursie kancelaryjno-archiwalnym I stopnia). Omówienie etapów porządkowania dokumentacji, postępowania z różnymi rodzajami materiałów archiwalnych.
2. Inwentaryzacja akt  (spis zdawczo-odbiorczy/inwentarz archiwalny). Omówienie sposobu sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych, formularzy dedykowanych dla poszczególnych rodzajów m.a. oraz prawidłowego ich wypełniania.
3. Standardy porządkowania i ewidencjowania m. a. według Rozporządzenia MKiDN z 20.10.2015 r. Szczegółowe omówienie standardów porządkowania i ewidencjonowania m.a., pokazanie przykładów na konkretnych rodzajach materiałów archiwalnych.
4. Standard technicznego zabezpieczenia m. a. Omówienie zasad zabezpieczenia m. a. z uwzględnieniem różnych rodzajów materiałów archiwalnych  (paginacja, foliacja, omówienie norm ISO dot. papieru i tektury, używanych w archiwistyce)
5. Porządkowanie materiałów archiwalnych – zadania praktyczne.
6. Ćwiczenia:
a) nadanie tytułu teczki przy porządkowaniu dokumentacji aktowej (poszerzanie hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt o rodzaj dokumentacji, dodatkowe daty, etc.)
b) Ćwiczenie - oznaczanie dat skrajnych w dokumentacji aktowej
c) Ćwiczenie – nadanie układu aktom sprawy (w tym w trybie KPA) – od pisma wszczynającego poprzez wyjaśnienia, załączniki, korespondencja wewnętrzna,  zwrotki, UPO, pismo kończące sprawę, wydanie decyzji, etc.)

Dzień IV – 14.03.2024 r. godz.: 9:00-15:00
1. Porządkowanie dokumentacji technicznej i kartograficznej - szczegółowe zasady oraz sporządzanie ewidencji. Omówienie zasad porządkowania dokumentacji technicznej i kartograficznej, układu akt, porządkowania teczki dokumentacji technicznej, opisu mapy, metryczki dokumentacji technicznej/legendy mapy. Omówienie przykładowych spisów zdawczo-odbiorczych oraz wskazanie błędów w ich sporządzaniu.
2. Ćwiczenia praktyczne ze sporządzania spisów dokumentacji technicznej i kartograficznej, nadawania układu tej dokumentacji na spisie zdawczo-odbiorczym.
3. Porządkowanie dokumentacji fotograficznej - szczegółowe zasady oraz sporządzanie ewidencji. Omówienie etapów porządkowania dokumentacji fotograficznej, grupowania fotografii w tematy, elementów opisu pojedynczej fotografii oraz fotografii zgromadzonych w albumach fotograficznych, poruszenie kwestii prawa autorskiego w kontekście gromadzenia i udostępniania fotografii. Omówienie przykładowych spisów zdawczo-odbiorczych oraz wskazanie błędów w ich sporządzaniu.
4. Ćwiczenia praktyczne z opisu tematu fotograficznego i pojedynczej fotografii, sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji fotograficznej.

Dzień V – 15.03.2024 r. godz.: 9:00-15:00
1. Porządkowanie dokumentacji audiowizualnej  - szczegółowe zasady pracy i sporządzanie ewidencji. Omówienie etapów porządkowania dokumentacji audiowizualnej, poruszenie kwestii prawa autorskiego w kontekście gromadzenia i udostępniania nagrań i filmów. Omówienie przykładowych spisów zdawczo-odbiorczych oraz wskazanie błędów w ich sporządzaniu.
2. Ćwiczenia praktyczne z opisu nośników oraz nagrań i filmów, sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji audiowizualnej.
3. Porządkowanie druków ulotnych oraz archiwaliów - muzealiów  - szczegółowe zasady pracy i sporządzanie ewidencji. Omówienie etapów porządkowania druków ulotnych, poruszenie kwestii prawa autorskiego w kontekście niektórych rodzajów druków ulotnych i archiwaliów - muzealiów. Omówienie przykładowych spisów zdawczo-odbiorczych oraz wskazanie błędów w ich sporządzaniu.
4. Ćwiczenia praktyczne ze sporządzania spisów druków ulotnych i archiwaliów - muzealiów, nadawania układu tej dokumentacji na spisie zdawczo-odbiorczym.
5. Porządkowanie wybranych rodzajów akt  - przykłady ewidencji archiwalnej  (sporządzonej prawidłowo i nieprawidłowo). Prezentacja opisów wybranych rodzajów dokumentacji m.in. akt osobowych, dokumentacji finansowo-księgowej, dokumentacji unijnej, etc. 
6. Procedura przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. Omówienie zasad ogólnych i etapów przekazywania m.a. do archiwum państwowego.
7. Pytania związane z tematyką szkolenia.

Osoby zatrudnione w JST i jednostkach publicznych, pracownicy prowadzący biura i sekretariaty w podmiotach niepublicznych; personel odpowiedzialny za prowadzenie archiwów zakładowych i składnic akt, osoby odpowiedzialne za archiwizację dokumentacji projektów finansowanych ze środków unijnych.

Kierownik Oddziału IV w Archiwum Narodowym w Krakowie, doświadczony wykładowca w prowadzeniu kursów archiwalnych I i II stopnia. Przewodnicząca Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w kadencji 2012-2016.