Postępowanie z dokumentacją w administracji publicznej w systemie tradycyjnym i EZD

Podczas szkolenia omówione zostaną zasady prowadzenia dokumentacji w urzędzie zarówno w systemie tradycyjnym (papierowym), jak również mieszanym tj. tradycyjnym przy wsparciu systemów elektronicznych, a także wyłącznie elektronicznego obiegu. Pozwoli to na dostrzeżenie wad i zalet systemu EZD oraz systemu tradycyjnego i umożliwi przygotowanie się do nieuchronnych zmian w tym zakresie. Prowadząca wyjaśni zasady traktowania odwzorowanych cyfrowo dokumentów tradycyjnych (nieelektronicznych) sporządzanych przez podmioty używające systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (systemy klasy EZD), zasady waloru prawnego, w tym wartości dowodowej równorzędnej oryginałom dokumentów. Przedstawi także sposoby postępowania z dokumentami papierowymi przechowywanymi w składach chronologicznych oraz archiwizacji dokumentów elektronicznych. Poruszymy także kwestie dotyczące e-doręczeń i jaki będą one miały wpływ na elektronizację procedur urzędowych.

• Poznanie obiegu dokumentów w obu systemach – tradycyjnym i elektronicznym, sprawne przejście na system elektroniczny oraz wykorzystanie systemu obiegu dokumentów do nowych zasad wynikających z przepisów o e-doręczeniach, e-fakturze oraz e-zamówieniach publicznych.
• Nabycie umiejętności i poznanie zasad, których wdrożenie jest niezbędne dla sprawnego i harmonijnego przejścia do nowej ery w administracji publicznej – EZD.
• Analiza realizacji czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym wspomaganym elektronicznie lub w EZD.
• Zapoznanie z kierunkiem zmian w zakresie postępowania z dokumentami elektronicznymi i dokumentami sporządzonymi w postaci innej niż elektronicznej.

Pracownicy kancelarii i sekretariatów, działów organizacyjnych, koordynatorów czynności kancelaryjnych, osoby odpowiedzialne za dokumentację w podmiotach prowadzących archiwa zakładowe i składnice akt w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych.

Wieloletni pracownik Urzędu Wojewódzkiego – zastępca kierownika Oddziału Kontroli. Od 2009 roku pracowała na stanowisku Kierownika Referatu Organizacyjnego Urzędu Miasta w Białymstoku, gdzie obecnie piastuje stanowisko Zastępcy Dyrektora Departamentu Organizacyjnego i Nadzoru. W Urzędzie Miejskim między innymi odpowiadała za wdrożenie nowej instrukcji kancelaryjnej. W ramach obowiązków, na co dzień zajmuje się kontrolą przestrzegania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników Urzędu oraz obiegu dokumentów w urzędzie w tym obiegu elektronicznego, nadzorem nad Kancelarią Ogólną Urzędu oraz nadzorem nad Archiwum Zakładowym Urzędu. W ramach nadzoru zajmuje się też zadaniami związanymi z organizacją Urzędu (regulaminy, procedury, informacja publiczna, zarządzenia, interpelacje radnych itp.). Przeprowadza systematycznie szkolenia urzędników z zakresu realizacji zadań związanych z obiegiem dokumentów i stanowi wsparcie dla koordynatora czynności kancelaryjnych. Wykładała w Wyższej Szkole Administracji Publicznej w Białymstoku w zakresie kontroli w administracji publicznej oraz instrukcji kancelaryjnej jednostek administracji publicznej.