Szacowanie wartości zamówienia – zasady oraz metody w świetle orzecznictwa, opinii uzp oraz wyników kontroli

Prawidłowe przygotowanie postępowania to fundament skuteczności każdego zamówienia publicznego. Niebagatelne znaczenie ma przede wszystkim oszacowanie wartości zamówienia. Jego poprawność decyduje o właściwym doborze procedury i mechanizmów udzielenia zamówienia. Nie mniej ten etap w zamówieniach publicznych sprawia wiele problemów głównie z powodu rozbieżnych interpretacji w zakresie podstaw szacowania wartości zamówienia. Nieprawidłowe oszacowanie wartości, które skutkowałoby ominięciem stosowania ustawy Pzp lub doborem niewłaściwej procedury może mieć negatywne skutki zarówno na gruncie dyscypliny finansów publicznych oraz w projektach unijnych w postaci ryzyka korekty finansowej.

Proponujemy zatem udział w szkoleniu, na którym przedstawimy zasady oraz skuteczne, praktyczne wskazówki umożliwiające prawidłowe oszacowanie wartości oraz dobór adekwatnych procedur.

• Zdefiniowanie podstaw łącznego oraz odrębnego szacowania wartości zamówienia.
• Omówienie zasad udzielania zamówień w częściach.
• przedstawienie praktycznych rozwiązań dot. trybów i mechanizmów udzielania zamówień publicznych wynikających z szacunkowej wartości zamówienia.

1. Podstawowe zasady oraz cele szacowania wartości zamówienia:

• mały słownik „zamówieniowych” pojęć związanych z wartością zamówienia (szacunkowa wartość a orientacyjna wartość zamówienia, kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, wynagrodzenie w ofercie i umowie),
• co składa się na łączne całkowite wynagrodzenie wykonawcy,
• „wartość zamówienia ustalona z należytą starannością” – co to właściwie oznacza,
• okoliczności, jakie zamawiający musi uwzględnić przy szacowaniu wartości zamówienia,
• zakaz zaniżania wartości oraz dzielenia zamówienia na części skutkujące ominięciem obowiązku stosowania właściwych przepisów ustawy Pzp.

2. Rodzajowy i przedmiotowy zakres szacowanego zamówienia publicznego:

• „test tożsamości” – jako narzędzie agregowania zamówień i sumowania ich wartości, w świetle opinii UZP, orzecznictwa oraz wyników kontroli,
• obiekt budowlany oraz przedsięwzięcie budowlane jako podstawa sumowania robót budowlanych,
• jak poprawnie definiować podobieństwo dostaw oraz jednorodność usług,
• tożsamość podmiotowa – jak badać rynek wykonawców/dostawców,
• tożsamość czasowa jako perspektywa planowania zamówień w odniesieniu do roczności budżetu, projektów wieloletnich oraz projektów unijnych,
• zamówienia nieprzewidziane oraz nieprzewidywalne (różnice pojęć co do skutków, czym jest obiektywna nieprzewidywalność zakupów, nowa okoliczność nieznana w momencie wszczęcia postępowania, jak traktować zakupy planowane, ale których docelowego zakresu zamawiający nie może określić).

3. Szacowanie wartości zamówienia:

• metody obliczania wartości zamówienia, źródła pozyskiwania danych,
• bezpośredni udział wykonawców w szacowaniu wartości zamówienia,
• szacowanie zamówień niestandardowych dostosowanych do indywidualnych potrzeb zamawiającego,
• zasady szacowania wartości w przypadku różnych źródeł finansowania zamówienia publicznego,
• dokumentowanie szacowania wartości zamówienia.

4. Wartość zamówień udzielanych w częściach:

• dopuszczalny i nieuprawniony podział zamówienia na części,
• nieprawidłowe (nadmierne) agregowanie zamówień publicznych,
• zasady stosowania art. 30 ust. 4 (wyjątek od reguły stosowania przepisów właściwych dla łącznej wartości w przypadku zamówień udzielanych w częściach).

5. Szacunkowa wartość zamówienia a procedury oraz mechanizmy udzielania zamówień publicznych:

• szacunkowa wartość zamówień a dobór trybu postępowania,
• szacowanie zamówień powtarzających się,
• wznowienie i opcja w zamówieniach publicznych,
• zamówienia polegające na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych,
• ustalanie wartości szacunkowej w przypadku tzw. zamówień mieszanych,
• szacunkowa wartość zamówienia a proporcjonalność warunków udziału w postępowaniu (warunek doświadczenia i roczne przychody wykonawcy jako zdolność ekonomiczna),
• badanie rażąco niskiej ceny w ofercie.

6. Pozostałe wątpliwości związane z szacowaniem wartości zamówienia:

• szacunkowa wartość może być przeterminowana – aktualność ustalonej wartości zamówienia, skutki dla ważności procedury,
• czy można oszacować wartość zamówienia na podstawie jednego źródła (jednej informacji cenowej),
• zmiana okoliczności mających wpływ na ustaloną wartość zamówienia (wpływ okoliczności które wystąpiły przed i po wszczęciu postępowania),
• czy w przypadku zamówień udzielanych w częściach zamawiający musi aktualizować wartość przed wszczęciem każdego z postępowań częściowych?
• wartość zamówienia – poniżej, złożone oferty – powyżej określnych progów – czy zamawiający musi unieważnić postępowanie,
• dokumentowanie szacowania wartości zamówienia – czy informacja wyłącznie w protokole postępowania jest wystarczająca.

• Pracownicy jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych, jednostek administracji rządowej (urzędy gmin, starostwa powiatowe, szkoły, przedszkola, OPS, PCPR, urzędy wojewódzkie, wojewódzkie inspektoraty),
• Osoby odpowiedzialne za przygotowanie postępowania, ustalenie wartości zamówienia oraz wybór procedury udzielania zamówień publicznych w jednostce,
• Pracownicy instytucji oraz komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za audyt i kontrolę zamówień publicznych.

Specjalizuje się w tematyce zamówień publicznych, kontroli projektów oraz funduszy unijnych, jak również kontroli zarządczej i funkcjonowania administracji publicznej. Aktywny doradca zamawiających i wykonawców w procesie udzielania zamówień publicznych oraz beneficjentów funduszy unijnych w zakresie realizacji projektów. Od 2008 r. trener prowadzący szkolenia z zakresu zamówień publicznych, kontroli zarządczej i zarządzania w administracji publicznej oraz finansów publicznych i funduszy unijnych. Przez 17 lat związany z administracją publiczną – doświadczenie na stanowisku audytora wewnętrznego, wieloletni kierownik komórek weryfikacji wniosków o dofinansowanie projektów oraz kontroli projektów w ramach funduszy unijnych.