Zamówienia publiczne – analiza potrzeb i wymagań

• W procedurach zamówień publicznych o wartości zamówienia równej lub powyżej progów unijnych istnieje obowiązek dysponowania po stronie zamawiającego wiedzą na temat przygotowania, prowadzenia postępowania oraz zasad realizacji umów, form ich zawarcia oraz wymagań, które muszą lub powinny się tam znaleźć. W systemie zamówień publicznych wprowadzono dodatkowy element przygotowania do postępowania – analizę potrzeb i wymagań (opis w art. 83 ustawy pzp). Ustawodawca wprowadzając ten wymóg w postępowaniach „unijnych” zwraca uwagę na etap przygotowania do postępowania i decyzje Zamawiającego, które wymagają analizy potrzeb i wymagań. 
• Podczas szkolenia zaprezentujemy zestawienie obowiązków i wymagań wynikających z przepisów ustawy pzp – dotyczących art. 83 ustawy pzp. Wskażemy jakie elementy muszą pojawić się w tym dokumencie - ich zakres i wpływ na prowadzenie postępowania i realizację umowy. Omówimy też ważny element procedury, jakim w zakresie przygotowania analizy potrzeb i wymagań jest analiza ryzyka.
• Dobrze przygotowana analiza potrzeb i wymagań w procedurach o wartości równej lub powyżej progów unijnych zmniejsza ilość potencjalnych problemów w trakcie opracowywania postępowania oraz w trakcie realizacji umowy. Podczas szkolenia zaproponujemy schemat postępowania dla osób odpowiedzialnych za zamówienia publiczne oraz zdefiniujemy punkty krytyczne w zakresie odpowiedzialności. Zaprezentujemy przykładową analizę potrzeb i wymagań, czyli przykładowe rozwiązanie ułatwiające przygotowanie tego dokumentu przez Zamawiającego.

• W praktyczny sposób, na gotowych schematach i dokumentach, zdobędziesz wiedzę umożliwiającą sprawne przygotowanie analizy potrzeb i wymagań. 
• Poznasz najważniejsze zagadnienia systemu zamówień w aspekcie finansowym, podmiotowym i przedmiotowym. 
• Nabędziesz umiejętność świadomej i odpowiedzialnej weryfikacji sposobu przygotowania i prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia.
• Dowiesz się, jakie są niebezpieczeństwa i punkty krytyczne w zakresie przygotowania analizy potrzeb i wymagań w procedurach unijnych, co w przyszłości pozwoli uniknąć błędów, które mogą skutkować naliczeniem korekty finansowej, sporami z wykonawcą w sądach, odstąpieniem od umowy czy postawieniem zarzutu naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
• Uzyskasz odpowiedzi między innymi na następujące pytania: 
- W jakich przypadkach należy przygotować analizę potrzeb i wymagań?
- Jakie elementy tego dokumentu muszą się pojawić w jego treści (obowiązkowo i fakultatywnie)?
- Kiedy przygotować analizę potrzeb i wymagań? 
- Czy osoba odpowiadająca finansowo powinna / ma obowiązek zaakceptować analizę potrzeb i wymagań? 
- Jakie problemy niesie za sobą wadliwie przygotowana analiza potrzeb i wymagań? 

MATERIAŁY SZKOLENIOWE:
W prezentacji (udostępnionej także uczestnikom szkolenia) są umieszczone fragmenty aktów prawnych, opinii, interpretacji czy też wyroków Krajowej Izby Odwoławczej, dobranych pod tematykę wskazaną w programie. Jednocześnie materiał szkoleniowy obejmujący zestawienie aktów prawnych, opinii związanych z omawianym na szkoleniu zakresem tematycznym zostanie udostępniony w formie elektronicznej (najczęściej pliki pdf) do pobrania przez uczestników szkolenia. Materiały obejmują m.in.:
• Akty prawne związane z przygotowaniem i prowadzeniem postępowania.
• Prezentacja zagadnień omawianych na szkoleniu w formacie pdf.
• Opinie, interpretacje, wyroki KIO, sądów, komentarze.
• Przykładowe rozwiązania przygotowane przez prowadzącego.

1. Podstawowe informacje związane z systemem zamówień publicznych.
• Zamówienia publiczne – definicje i ich znaczenie w systemie zamówień publicznych. 
• Zestawienie aktów prawnych obejmujących system zamówień publicznych.
• Postępowania o wartości równej lub powyżej progów unijnych (postępowania unijne) – tryb przetargu nieograniczonego i zamówienia z wolnej ręki.
• Przygotowanie do postępowania w procedurze o wartości równej lub powyżej progów unijnych.
2. Analiza potrzeb i wymagań - część I – na etapie przygotowania dokumentów zamówienia (SWZ, zaproszenia do negocjacji).
• Strona organizacyjna postępowań unijnych opartych na trybach wynikających z ustawy pzp.
• Wartość zamówienia:
- Wpływ ustalenia wartości zamówienia na przygotowanie, prowadzenie postępowania i realizację umowy.
- Schemat postępowania, zestaw czynności koniecznych do prawidłowego obliczenia wartości zamówienia.
- Opinie i interpretacje związane z ustaleniem wartości zamówienia. Punkty kluczowe.
- Planowanie zamówień, plany postępowań o udzielenie zamówienia.
- Zestawienie najczęściej występujących nieprawidłowości związanych z ustaleniem wartości zamówienia. Konsekwencje.
• Przedmiot zamówienia – wartość zamówienia – plany:
- Opis przedmiotu zamówienia.
- Realizacja umowy – udział Zamawiającego, podwykonawców, podmiotu udostępniającego zasoby.
- Podział zamówienia na części.
- Oferty wariantowe / rozwiązania równoważne.
- Przedmiotowe środki dowodowe.
- Wartość zamówienia – orientacyjna. Plan postępowania.
- Warunki udziału w postępowaniu.
- Wykluczenie.
- Kryteria oceny ofert.
- Środki finansowe, źródło finansowania.
- Elementy umowy – analiza wymagań.
• Tryby / procedury udzielenia zamówienia publicznego. Analiza skuteczności wyboru trybu – wadliwe decyzje.
• Analiza możliwości uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych i innowacyjnych. Polityka zakupowa państwa.
3. Sporządzenie analizy potrzeb i wymagań – część II. Analiza ryzyka po sporządzeniu SWZ, dokumentów zamówienia przed wszczęciem postępowania. 
• Etapy:
- Prowadzenie postępowania do terminu składania ofert.
- Badanie i ocena ofert, wybór wykonawcy.
- Realizacja umowy, gwarancja i rękojmia.
• Wyłączenia z obowiązku sporządzenia analizy potrzeb i wymagań.
• Panel dyskusyjny. Tematyka podniesiona przez uczestników szkolenia.

• Zamawiający - kierownicy, członkowie komisji przetargowej, osoby sprawujące nadzór nad zamówieniami publicznymi.
• Osoby kontrolujące zamówienia publiczne.
• Wykonawcy uczestniczący w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego bez względu na wartość zamówienia, podwykonawcy w zamówieniach publicznych.

Jeden z najbardziej cenionych specjalistów i trenerów w zakresie zamówień publicznych w Polsce. Zamówieniami publicznymi zajmuje się od 1994 roku. Doskonale zorientowany w specyfice funkcjonowania podmiotów podlegających systemowi zamówień publicznych. Trener zamówień publicznych wpisany w roku 1994 na listę Prezesa UZP w zakresie: dostaw, usług, usług informatycznych oraz robót budowlanych. Autor licznych publikacji i artykułów. W latach 1995-2006 wpisany na listę arbitrów Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Jego wiedza praktyczna sprawdza się przy konsultacjach, przygotowaniu i prowadzeniu postępowań, weryfikacji ogłoszeń o zamówieniu i treści specyfikacji, budowaniu rozwiązań organizacyjnych oraz w prowadzeniu szkoleń na terenie całego kraju. Posiada cenny zbiór doświadczeń i sprawdzonych rozwiązań, z których warto skorzystać. Prowadzi między innymi szkolenia z zakresu systemu zamówień publicznych. Dysponuje praktyczną wiedzą dotyczącą kontroli postępowań opartych na wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w poprzedniej perspektywie i obecnej (na lata 2021-2027). Praktyk w trzech płaszczyznach: zamawiający, wykonawca oraz kontrola zamówień. Każdego roku w jego szkoleniach bierze udział kilka tysięcy osób (średnio w roku ok. 110 szkoleń jedno, dwu lub trzydniowych), a częste konsultacje i doradztwo (także telefoniczne) prowadzi od 31 lat. W rankingach popularności osób prowadzących szkolenia niezmiennie zajmuje czołowe pozycje.