Gospodarka środkami trwałymi w jednostkach samorządu terytorialnego to jeden
z kluczowych obszarów zarządzania majątkiem publicznym. Środki trwałe obejmują składniki majątkowe o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok, kompletne i zdatne do użytkowania, przeznaczone na potrzeby jednostki. Prawidłowe ich ujęcie w księgach rachunkowych wpływa na rzetelność sprawozdawczości, bezpieczeństwo finansowe jednostki oraz właściwe planowanie wydatków inwestycyjnych i remontowych.

Wycena i nakłady

Wartość początkową środka trwałego ustala się zgodnie z ustawą o rachunkowości i KSR nr 11. Może ona obejmować cenę nabycia lub koszt wytworzenia, w tym koszty transportu, montażu, przystosowania do użytkowania oraz finansowania zewnętrznego poniesionego do dnia przyjęcia do używania. Nakłady ponoszone w trakcie użytkowania dzieli się na te, które zwiększają wartość środka trwałego, oraz bieżące koszty konserwacji i remontów. Do najważniejszych ulepszeń należą:

· modernizacja, adaptacja lub rozbudowa środków trwałych, prowadzące do wzrostu wartości użytkowej;

· rekonstrukcja lub przebudowa przywracająca funkcjonalność lub poprawiająca parametry techniczne;

· remonty i konserwacje utrzymujące sprawność techniczną, bez zwiększania wartości początkowej.

Decyzja o zakwalifikowaniu nakładu jako ulepszenia czy kosztu bieżącego zależy od rodzaju prac oraz ich mierzalnego wpływu na wartość użytkową środka trwałego, w tym zdolność produkcyjną, jakość produktów lub efektywność eksploatacyjną.

Dokumentacja i ewidencja

Przyjęcie środka trwałego do użytkowania wymaga odpowiedniego udokumentowania. W jednostkach sektora publicznego stosuje się dowody OT, IT, PT, LT/LC oraz PI/MT. Dokument OT lub IT stanowi podstawę do ustalenia wartości początkowej, nadania numeru inwentarzowego, rozpoczęcia amortyzacji oraz ujęcia środka trwałego w ewidencji bilansowej i pozabilansowej. Każdemu składnikowi nadaje się indywidualny numer inwentarzowy, co pozwala na identyfikację majątku, prawidłową inwentaryzację oraz ustalenie odpowiedzialności osób materialnie odpowiedzialnych.

Amortyzacja i umorzenie

Amortyzacja jest planowym, systematycznym i stopniowym odpisem zmniejszającym wartość środka trwałego w celu odzwierciedlenia jego zużycia fizycznego, moralnego i upływu czasu w okresie ekonomicznej użyteczności. Najczęściej stosuje się metody liniową, degresywną lub naturalną. Odpisy amortyzacyjne obciążają koszty działalności jednostki, natomiast odpisy umorzeniowe – fundusz jednostki. Uproszczenia przewidziane w przepisach pozwalają m.in. na jednorazowe umorzenie niskowartościowych środków trwałych, takich jak sprzęt dydaktyczny, meble czy odzież, co ułatwia bieżące zarządzanie majątkiem.

Inwentaryzacja i obce środki trwałe

Inwentaryzacja obejmuje ustalenie rzeczywistego stanu majątku, porównanie go z zapisami księgowymi, wyjaśnienie nadwyżek i niedoborów oraz rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych. Dotyczy zarówno środków własnych, jak i obcych, powierzonej jednostce do użytkowania, przechowania lub sprzedaży. Wyniki spisu dokumentuje się w arkuszach spisowych, nadwyżki ujmuje w przychodach operacyjnych, a niedobory rozlicza zgodnie z odpowiedzialnością. Procedura ta pozwala zachować przejrzystość majątku, ocenić przydatność poszczególnych składników i zapewnić prawidłową ochronę powierzonych zasobów.

Znaczenie prawidłowej gospodarki majątkiem

Właściwe zarządzanie środkami trwałymi zapewnia rzetelne odzwierciedlenie majątku publicznego w sprawozdaniach finansowych, kontrolę nad wydatkowaniem środków publicznych oraz efektywne planowanie remontów i inwestycji. W dobie cyfryzacji procesów finansowych, w tym wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur, spójna dokumentacja i aktualna ewidencja majątku stają się fundamentem odpowiedzialnej gospodarki finansowej w jednostkach samorządu terytorialnego.

W styczniu FRDL proponuję kolejna edycję Kursu: Specjalista do spraw środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Rozwiniemy zagadnienia księgowań, ujęcia, wyceny i likwidacji rzeczowych aktywów trwałych. Gabriela Suski – Borek omówi zagadnienia związane z gospodarowaniem, ewidencjonowaniem i inwentaryzacją środków.