W 2024 r. zarządzanie obiegiem dokumentacji w urzędzie wciąż może wywoływać problemy. Ich rozwiązaniem może być wdrożenie systemu EZD RP opracowywanego przez NASK.

Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa to państwowy instytut badawczy, który zajmuje się opracowywaniem rozwiązań sieci teleinformatycznych. Instytut kieruje swoje działania zarówno dla podmiotów sektora publicznego jak i prywatnego, które działają w obszarze administracji publicznej, gospodarki, nauki oraz biznesu. Jednym z najważniejszych projektów NASK jest opracowanie EZD RP – ustandaryzowanego oprogramowania służącego do zarządzania obiegiem dokumentacji w urzędzie.

Współczesny urząd nie może funkcjonować bez systemu służącego do zarządzania obiegiem dokumentacji. Na rynku można spotkać wiele różnych programów w standardzie EZD, które dostarczane są przez podmioty komercyjne.

System EZD RP jest w całości własnością Skarbu Państwa i dostęp do niego jest zapewniany bezpłatnie zainteresowanym jego wdrożeniem urzędom administracji publicznej. Celem projektu jest przygotowanie oprogramowania, które będzie wyznaczało standard EZD w polskiej administracji. Wdrażanie EZD RP jest możliwe zarówno w urzędach administracji rządowej jak i w urzędach administracji samorządowej.

Projekt pn. „EZD RP -elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej” przygotowywany był przez NASK we współpracy z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim. W ramach działalności urzędu wojewódzkiego dokonano pilotażowego wdrożenia EZD RP. Podczas realizacji projektu nad jego realizacją czuwała Rada Użytkowników EZD RP w skład której wchodzili przedstawiciele m.in. Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Celem tego zabiegu było zagwarantowanie, że system EZD RP będzie dostosowany do standardów wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych, przepisów dotyczących archiwizowania dokumentów itp.

Dzisiaj na Blogu Edukacji Samorządu Terytorialnego rozmawiamy z Magdaleną Sawicką, dyrektorką oddziału NASK w Białymstoku, która odpowiadała za pilotaż EZD RP w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim.

1. Czym EZD RP różni się od innych systemów teleinformatycznych używanych w administracji publicznej?

Istnieje wiele argumentów przemawiających za wyborem EZD RP – bezpłatnego systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją, który jest rozwijany, wdrażany i utrzymywany przez NASK.

EZD RP jest godny zaufania. To bezpieczny, spójny i jednolity system z gwarancją państwa. EZD RP udostępnia przetwarzaną podczas procedowania spraw dokumentację z wykorzystaniem przeglądarki WWW przy zachowaniu rygorów wynikających z rozporządzenia ogólnego o ochronie danych osobowych i wewnętrznych polityk bezpieczeństwa informacji. Ma rozbudowany system uprawnień, który zapewnia, że pracownik otrzymuje wgląd wyłącznie do dokumentacji wynikającej ze specyfiki stanowiska pracy oraz swojego zakresu obowiązków.

EZD RP jest elastyczny. Dostępne są różne opcje wdrożenia systemu, co pozwala dostosować go do indywidualnych potrzeb jednostek administracji publicznej. System można zaimplementować w infrastrukturze lokalnej (model on-premise) lub skorzystać z chmury SaaS EZD RP. Wybór tego drugiego modelu, czyli oprogramowania jako usługi (Software as a Service, SaaS) eliminuje konieczność posiadania własnej infrastruktury serwerowej i znacznie zmniejsza zapotrzebowanie na kompetencje informatyczne po stronie jednostki.

EZD RP jest skalowalny. Od kwietnia ubiegłego roku system jest z powodzeniem wdrażany w podmiotach administracji rządowej zarówno w modelu chmurowym, jak i on-premise. Skalowalność, możliwość obsługi wielu jednostek podległych oraz zapewnienie wygody utrzymania nawet w przypadku rozproszonej struktury organizacyjnej to ważne atuty EZD RP.

EZD RP jest stale rozwijany. Regularne, bezpłatne aktualizacje systemu zapewniają: pełną zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, podnoszą użyteczności systemu, wygodę pracy użytkowników, a także optymalizację realizacji procesów i efektywne wykorzystanie zasobów sprzętowych.

EZD RP jest systemem, który można poznać samodzielnie, jest intuicyjny.

NASK przygotowuje i udostępnia online materiały edukacyjne i informacje, które pozwalają na odkrycie pełnego potencjału systemu. Wspomniane zasoby można znaleźć na poniższych stronach:

• podręcznik użytkownika EZD RP,

 

EZD RP zapewnia możliwość integracji z aplikacjami zewnętrznymi – jest to jedno z ważniejszych założeń projektantów systemu. Udostępnienie API EZD RP pozwala podmiotom komercyjnym integrować swoje produkty z EZD RP oraz tworzyć moduły automatycznie przesyłające dane do i z EZD RP. Trzeba jednocześnie dodać, że na etapie tworzenia EZD RP zapewniono jego integrację z ePUAP-em, platformą e-Doręczeń i bazą adresatów elektronicznych, a także platformą do zarządzania procesami. Moduł BPMN w EZD RP umożliwia cyfrowe odzwierciedlenie oraz automatyzację procesów biznesowych, które zostały wcześniej zidentyfikowane i opisane w podmiocie. W jego skład wchodzą zintegrowane z EZD RP narzędzia, dzięki którym możliwe staje się wytworzenie elementów składowych oraz ich kompilacja w Schemat BPMN. Moduł BPMN korzysta z Silnika BPMN – Camunda 7.

Działania NASK jako tzw. Operatora EZD, kładą też nacisk na transfer wiedzy i rozwijanie kompetencji w obszarze EZD oraz cyfrowego urzędu. Udostępnianie repozytoriów, wsparcie, edukacja, a także przygotowywane programy dla dostawców, integratorów i ekspertów to zestaw kompleksowych środków, które umożliwiają dobre poznanie i upowszechnienie systemu.

2. Jakie są główne korzyści związane z wdrożeniem EZD RP w urzędzie. Czy zmiany są odczuwalne tylko dla urzędników, czy mają także znaczenie dla obsługi interesantów?

Rozwój EZD RP to przede wszystkim element cyfryzacji back-office polskiej administracji publicznej. Jednak upowszechnianie EZD RP w jednostkach administracji publicznej nie tylko usprawnia działanie urzędów i różnego rodzaju instytucji, ale może też bezpośrednio dotyczyć tworzonych przez nie usług dla obywateli. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją optymalizują procesy wewnętrzne, co ma przełożenie na skrócenie czasu realizacji czynności kancelaryjnych, a tym samym załatwiania spraw.

Powszechne stosowanie EZD RP to również opcja na szybkie wdrażanie nowych usług również dla obywateli. Tak było np. w przypadku e-Doręczeń. Jeden standard i nowoczesna platforma rozwijana przez NASK umożliwiły podmiotom, które posiadają system klasy EZD, włączenie urzędu do funkcjonowania w tej usłudze właściwie z dnia na dzień. Szybka integracja poprzez API pozwoliła na korzystanie z usługi e-Doręczeń bez dużych zmian w procedurach wewnętrznych urzędu.

3. Wiele mniejszych gmin może obawiać się, że wdrożenie EZD RP będzie wiązało się z kosztami np. licencji na oprogramowanie lub koniecznością wymiany sprzętu komputerowego. Z jak dużym obciążeniem dla finansów jst wiąże się implementacja EZD RP?

System EZD RP jest bezpłatny. Koszty dla jednostek zależą od modelu wdrożenia. Każda jednostka ma możliwość wyboru jednego z dwóch modeli wdrożenia EZD RP: on-premise lub chmurowego SaaS EZD RP. W przypadku tego pierwszego należy zainstalować, skonfigurować i utrzymywać system w swojej infrastrukturze. Podmiot odpowiada m.in. za zabezpieczanie sieci, serwerów, baz danych, a także aktualizowanie oprogramowania, monitorowanie i wykrywanie potencjalnych zagrożeń i utrzymanie odpowiednich protokołów bezpieczeństwa.

Wdrożenie z użyciem SaaS EZD RP niweluje konieczność inwestowania w sprzęt i oprogramowanie oraz zatrudniania dodatkowych administratorów IT. Dzięki temu instytucje mogą korzystać z oprogramowania jako usługi dostarczanej przez dostawców infrastruktury chmurowej.

Koszty wdrożenia bezpośrednio zależą też o wielkości jednostki, wolumenu dokumentów itd. Podmiot wdrażający musi zapewnić odpowiedni sprzęt peryferyjny (skanery, drukarki i czytniki do kodów kreskowych) oraz kadrę informatyczną. Więcej informacji i opisy dotyczące różnych wdrożeń można znaleźć w Portalu EZD RP.

EZD RP to system w pełni skalowalny, który można z powodzeniem wdrażać zarówno w dużych podmiotach rządowych jak i niewielkich jednostkach samorządu terytorialnego. Proces awansu cyfrowego dotyczy nie tylko urzędów centralnych, ale też szkół, szpitali, przedszkoli, żłobków i innych podmiotów.

Dziękuję za rozmowę.

Od 2026 r. organy administracji publicznej będą zobowiązane do wdrożenia systemu w standardzie EZD. Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego organizuje szkolenia dla pracowników samorządowych poświęcone funkcjonalnościom systemu EZD RP.

Już teraz zapraszamy VIII Krajowy Kongres Sekretarzy , który odbędzie się w Warszawie w dniach 24-25 września 2024 r. Wiele uwagi na kongresie poświęcimy kwestiom cyfryzacji urzędów oraz właśnie praktycznym kwestiom związanym z wdrażaniem elektronicznych systemów do zarządzania dokumentami

Więcej informacji na stronie: https://kongressekretarzy.pl/

Opracowanie i rozmowa Jakub Dorosz-Kruczyński