PPK w szkołach i przedszkolach

Pracownicze Plany Kapitałowe w szkołach, w przedszkolach i innych jednostkach oświatowych. Czas się do tego poważnie przygotowywać

Tadeusz Konarski - prawnik, doświadczony wykładowca, ekspert w zakresie prawa oświatowego oraz zarządzania edukacją, autor wielu publikacji i trener szkoleń dedykowanych pracownikom administracji samorządowej oraz dyrektorom jednostek oświatowych. Autor nowelizacji przepisów ustawy Karta Nauczyciela. Wykładowca uczelni wyższej. Ekspert Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej

Pierwszego stycznia 2021 roku jednostki sektora finansów publicznych zostaną objęte przepisami ustawy z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1342.). Zatem od początku przyszłego roku do pracowniczych planów kapitałowych powinna przystąpić ostatnia grupa: zatrudnieni w sektorze finansów publicznych, a wśród nich między innymi pracownicy jednostek budżetowych, którymi są prowadzone przez samorządy przedszkola, szkoły i inne jednostki systemu oświaty.

Czym są pracownicze plany kapitałowe?

Są programem dodatkowego i dobrowolnego oszczędzania na emeryturę. Pieniądze w nich zgromadzone są prywatną własnością uczestników. To system gromadzenia oszczędności dla wszystkich zatrudnionych płacących składki na ZUS, niezależnie od formy zatrudnienia.

Dla kogo są Pracownicze Plany Kapitałowe?

PPK to program skierowany do ponad 11,5 mln Polaków pracujących zawodowo i podlegających obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnym oraz rentowym, czyli zarówno pracujących na etacie, jak i na umowie-zleceniu. Wprowadzenie powszechnego, długoterminowego oszczędzania jest konieczne, bo 3/4 Polaków nie odkłada pieniędzy na starość, podając jako powód brak wystarczających środków na ten. Aby uczestnictwo w PPK było proste, za jego stworzenie jest odpowiedzialny pracodawca. Wpłaty na rachunek PPK pochodzą z trzech źródeł: od pracodawcy, od pracownika i od państwa. Gromadzone pieniądze będą inwestowane w fundusze zdefiniowanej daty, które różnicują ryzyko ze względu na wiek uczestnika PPK. Kontrolę nad programem sprawuje Komisja Nadzoru Finansowego. Zgodnie z przepisami pracownik – jeśli zdecyduje się uczestniczyć w programie ‒ co miesiąc odkłada co najmniej 2 proc. swojego wynagrodzenia, a maksymalnie 4 proc. Osoby z zarobkami nie przekraczającymi 120 proc. pensji minimalnej mogą startować od 0,5 proc. pensji. Do tego pracodawca dokłada od siebie od 1,5 do 4 proc. Rząd zaś finansuje jednorazową opłatę powitalną w wysokości 250 zł i dopłatę roczną ‒ 240 zł. Pracownicze Plany Kapitałowe to nie jest część składki na emeryturę, to prywatne pieniądze pracownika, tak samo jak jego samochód, dom czy pieniądze na koncie.

W każdej chwili pieniądze można wypłacić, sami decydujemy, w jaki sposób je wykorzystamy, mamy gwarancję prywatności środków.

Warto prześledzić, ile odłożyli pracownicy, którzy przystąpili do PPK w I turze. Weźmy na przykład pracownika, który oszczędzał od 1 grudnia 2019r. do 21 lipca 2020 r. Przy zarobkach w wysokości 5000 brutto, pracownik w tym czasie wpłacił ze swojego wynagrodzenia 800 złotych (2%). Ile realnie zaoszczędził? 600 zł to wpłata od pracodawcy (1,5%), 370 zł od państwa, a zatem łącznie jego oszczędności wynoszą 1834 złote. Oznacza to stopę zwrotu w wysokości 129,25% po 8 miesiącach oszczędzania. Zatem jeśli nie PPK to co?

Termin objęcia poszczególnych podmiotów obowiązkiem utworzenia PPK jest uzależniony od stanu zatrudnienia w danym przedsiębiorstwie, ustalanego w datach wskazanych w ustawie. Jako pierwsi do programu przystąpili pracodawcy, którzy 31 grudnia 2018 r. zatrudniali co najmniej 250 osób. Nie dotyczy to podmiotów należących do sektora finansów publicznych, dla których ustawodawca - bez względu na liczbę osób zatrudnionych - przewidział odrębny termin utworzenia PPK czyli od 1 stycznia 2021 roku.

Wydaje się, iż ze względu na specyfikę jednostek systemu oświaty, wdrożenie oraz obsługa pracowniczych planów kapitałowych (PPK) będą w nich trudniejsze, niż w pozostałych jednostkach w gminie, bądź w powiecie.

Na czym polega ta specyfika?

Po pierwsze: w szkołach, jak i w innych jednostkach oświatowych zatrudniamy pracowników dwóch grup zawodowych - czyli nauczycieli i pracowników samorządowych, o których potocznie mówimy pracownicy administracji i obsługi. Status tych pierwszych regulują przepisy Karty Nauczyciela i szereg wydanych na jej podstawie rozporządzeń, status drugich reguluje ustawa o pracownikach samorządowych i akty wykonawcze. Na dodatek, do obydwu tych grup stosujemy w niektórych sytuacjach również przepisy Kodeksu pracy.

Ta specyfika, to również terminy wypłaty wynagrodzeń, które będą mieć wpływ na realizację potrącenia środków do PPK. Ustawodawca nazywa ten proces potrącania: obliczeniem, pobraniem oraz wpłatą do PPK.

Nauczyciele otrzymują część swojego wynagrodzenia z tzw. góry, czyli co do zasady pierwszego roboczego dnia miesiąca, a kolejną część za godziny ponadwymiarowe oraz godziny doraźnych zastępstw z dołu- czyli na koniec miesiąca. Pracownikom tzw. niepedagogicznym wypłaca się wynagrodzenie z reguły na koniec miesiąca.

Kolejny element specyfiki, to sytuacja zatrudnienia nauczycieli. Mogą oni w określonych sytuacjach korzystać z instytucji nieznanej pracodawcom spoza oświaty – czyli z tzw. uzupełniania etatu w innej szkole. Mogą być również zatrudniani w tym samym czasie w kilku szkołach, realizując nauczanie na podstawie odrębnych umów, pracując w zastępstwie za nieobecnego nauczyciela, który tej pracy z określonej przyczyny świadczyć nie może (np. choroba, urlop dla poratowania zdrowia, itd.). Nauczyciele mogą być przenoszeni pomiędzy szkołami na podstawie art. 18 Karty Nauczyciela. A to oznacza, że stosunek pracy zawarty w szkole, z której nauczyciela się przenosi jest nadal kontynuowany w nowej szkole. Podobnie zresztą można przenieść pracownika samorządowego zatrudnionego na stanowisku urzędniczym.

Wreszcie nie należy zapominać, iż w bardzo wielu samorządach wdrożono, skądinąd całkiem efektywne rozwiązanie, jakim jest obsługa wspólna jednostek- czyli centra usług wspólnych. W znakomitej większości mechanizmem tej obsługi są objęte placówki oświatowe.

A zatem, nie bez znaczenia dla obsługi PPK pozostaje, czy w danym samorządzie mamy do czynienia z księgowością w każdej szkole (tzw. rozproszoną) czy też wspólną (w ramach CUW, ZEAS).

Dlatego ze względu na przesłanki, które opisałem powyżej, wdrożenie pracowniczych planów kapitałowych w obszarze pracodawców oświatowych będzie wymagało większego wysiłku. To proces, do którego należy dobrze się przygotować. Warto zatem z odpowiednim wyprzedzeniem opracować harmonogram działań tak, aby dopełnić wszelkich nałożonych przez ustawodawcę obowiązków i nie przekroczyć określonych ustawą terminów.

Przez utworzenie PPK należy rozumieć dokonanie przez pracodawcę wyboru instytucji finansowej oferującej zarządzanie PPK i zawarcie z tą instytucją umowy o zarządzanie PPK oraz zawarcie - w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych - umowy o prowadzenie PPK.

Wyboru instytucji finansowej należy dokonać w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeśli taka nie działa w danym podmiocie – w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych.

Do oferowania zarządzania PPK dopuszczone zostały tylko takie podmioty działające na rynku kapitałowym, które spełniają wymogi ustawy o PPK dotyczące wysokości kapitału, doświadczenia w zakresie oferowania produktów inwestycyjnych oraz utworzenia odpowiedniej liczby funduszy zdefiniowanej daty.

Zawarcie umowy o zarządzanie PPK, a następnie umowy o prowadzenie PPK, wiąże się dla pracodawcy z obowiązkami informacyjnymi wobec pracowników i wobec instytucji finansowej oraz z obowiązkiem naliczania i dokonywania wpłat za uczestników PPK.

Zanim to jednak nastąpi, warto zdefiniować podmioty odpowiedzialne za wdrożenie, przeanalizować systemy informatyczne do naliczania płac, ustalić obieg dokumentów dot. ppk (deklaracji, wniosków itp.) i opracować harmonogram działań.

W ramach rozwiązań PPK przewidziano zawieranie dwóch rodzajów umów:

• umowy o zarzadzanie PPK (stronami będą podmiot zatrudniający i instytucja finansowa),
• umowy o prowadzenie PPK (stronami będą osoba zatrudniona i instytucja finansowa).

Instytucje finansowe to fundusz inwestycyjny zarządzany przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych, fundusz emerytalny zarządzany przed Powszechne Towarzystwo Emerytalne (PTE) albo pracownicze towarzystwo emerytalne lub zakład ubezpieczeń.

Jaka składka do PPK?

Wpłaty do PPK będą dokonywane przez podmiot zatrudniający i uczestnika programu. Wpłata podstawowa do PPK wyniesie 2 proc. wynagrodzenia, stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe od uczestnika programu i 1,5 proc. wynagrodzenia, stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe od pracodawcy.

Uczestnik PPK, którego miesięczne wynagrodzenie uzyskiwane z różnych źródeł, będzie równe lub niższe niż 120 proc. minimalnego wynagrodzenia w danym roku – będzie mógł dokonywać wpłaty podstawowej niższej niż 2 proc., ale nie mniejszej niż 0,5 proc. To propozycja dla osób najmniej zarabiających.

Pracodawca będzie mógł zadeklarować w umowie o zarządzanie PPK dokonywanie wpłaty dodatkowej składki w wysokości do 2,5 proc.

Oznacza to, że pracodawca każdemu pracownikowi będzie dodawał przynajmniej 1,5 proc., ale nie więcej niż 4 proc. (wpłata podstawowa i dodatkowa). Uczestnik PPK będzie mógł także zadeklarować wpłatę dodatkową do 2 proc., co daje łącznie maksymalnie 4 proc. (wpłata podstawowa i dodatkowa). W efekcie na konto pracownika w PPK będzie mogła wpływać łączna wpłata od 3,5 do 8 proc. wynagrodzenia.

Pracodawca za niewywiązanie się z obowiązku dokonywania wpłat do PPK będzie podlegał grzywnie w wysokości od 1000 do 1 000 000 zł. Realizacja obowiązku tworzenia i prowadzenia PPK będzie kontrolowana przez Państwową Inspekcję Pracy.

Ważne terminy wdrożenia PPK .

Powszechność systemu PPK nakłada na pracodawców obowiązek zawierania z instytucją finansową umowy o zarządzanie PPK. Taka umowa będzie zawierana elektronicznie i będzie wpisywana do ewidencji PPK, prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju SA.

Termin do którego szkoła, przedszkole, itd. są zobowiązane taką umowę zawrzeć – to 26 marca 2021roku. Niemniej jednak zanim do tego dojdzie, pracodawca w porozumieniu ze stroną społeczną powinien dokonać wyboru instytucji finansowej. Może się to dokonać na dwa sposoby:

• dyrektor szkoły/przedszkola może dokonać tego wyboru indywidualnie.
• wójt, burmistrz, prezydent, zarząd powiatu może w imieniu jednostek wybrać tę instytucję, ale umowę o zarządzanie podpisze każdy dyrektor odrębnie.

Dobre uregulowania w tym zakresie wprowadziła w ustawie o PPK ustawa z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19 (Dz.U. z 2020 r. poz.1086). Przewiduje ona, że również od 1 stycznia 2021 r. do umów o zarządzanie PPK oraz umów o prowadzenie PPK ich się nie stosuje, o ile wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy z 11 września 2019 r. ‒ Prawo
zamówień Publicznych (art. 70 ustawy z 19 czerwca 2020 r. o dopłatach
do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom
dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19; Dz.U. z 2020 r. poz. 1086).

Upraszcza też zasady wyboru instytucji finansowej, której pracodawca należący do sektora publicznego powierzy zarządzanie środkami gromadzonymi w PPK. Zgodnie z nowym art. 7 ust. 4a ustawy o PPK wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa może, w imieniu podmiotów zatrudniających, będących jednostkami organizacyjnymi danej jednostki samorządu terytorialnego, dokonać wyboru instytucji finansowej, z którą te podmioty zatrudniające zawrą umowy o zarządzanie PPK. Wyboru tego dokonuje się w porozumieniu z przedstawicielami zakładowych organizacji związkowych działających w jednostkach organizacyjnych objętych wyborem. Jeżeli w podmiocie zatrudniającym nie działa zakładowa organizacja związkowa, instytucję finansową wybiera się w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym.

Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie dotyczące wyboru instytucji finansowej, wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa wybiera instytucję finansową, z którą podmiot zatrudniający zawrze umowę o zarządzanie PPK. Poniżej cytowane przepisy.

Art. 70. W ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. poz. 2215, z 2019 r. poz. 1074 i 1572 oraz z 2020 r. poz. 568) w art. 7:

1) po ust. 2 dodaje się ust. 2a w brzmieniu: „2a. Do umów o zarządzanie PPK oraz umów o prowadzenie PPK nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. ‒ Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019 oraz z 2020 r. poz. 288), jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne, o których mowa w art. 3 ust. 1 tej ustawy.”;

2) po ust. 4 dodaje się ust. 4a w brzmieniu: „4a. Wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa może, w imieniu podmiotów zatrudniających, będących jednostkami organizacyjnymi danej jednostki samorządu terytorialnego, dokonać wyboru instytucji finansowej, z którą te podmioty zatrudniające zawrą umowy o zarządzanie PPK. Wybór, o którym mowa w zdaniu pierwszym, dokonywany jest w porozumieniu z przedstawicielami zakładowych organizacji związkowych działających w jednostkach organizacyjnych objętych wyborem. Przepis ust. 3 zdanie drugie i trzecie oraz ust. 4 stosuje się.”;

3) ust. 5 otrzymuje brzmienie: „5. Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie, o którym mowa w ust. 3, 4 lub 4a, podmiot zatrudniający albo, w przypadku określonym w ust. 4a, wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa wybiera instytucję finansową, z którą podmiot zatrudniający zawrze umowę o zarządzanie PPK, z uwzględnieniem ust. 3.”

Kolejną umową, którą dyrektor szkoły przedszkola będzie musiał zawrzeć z instytucją finansową to umowa o prowadzenia PPK. Termin do którego szkoła, przedszkole, itd. są zobowiązane taką umowę zawrzeć – to 10 kwietnia 2021 roku, jednak nie wcześniej niż po upływie 10 dni roboczych od zawarcia umowy o zarządzanie.

Ze względu na uwarunkowania dotyczące obliczenia, pobrania i wpłaty do PPK rekomenduje się aby unikać sytuacji, w których dzień podpisania tej umowy, to ten sam dzień co dzień wypłaty pracownikom wynagrodzenia. Najlepiej podpisać tę umowę w dniu, który poprzedza taką wypłatę albo który przypada po wypłacie.

Pracodawca, po wyborze firmy zarządzającej PPK, automatycznie zapisuje do programu pracowników, którzy ukończyli 18 lat, a nie ukończyli 55. roku życia, o ile nie zrezygnowali oni z dokonywania wpłat do PPK. Wniosek o rezygnację trzeba będzie składać u pracodawcy co cztery lata. Osoby, które ukończyły 55 lat, a nie ukończyły 70 lat, mogą zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o dołączenie do programu. Każdy zatrudniony, który ukończył 18 lat, a nie ukończył 55. roku życia, zostanie zapisany do programu automatycznie (autozapis), ale będzie mógł się z niego wycofać, czyli oszczędzanie w PPK będzie dobrowolne. Oznacza to, że uczestnik PPK będzie mógł zrezygnować z dokonywania wpłat do programu na podstawie pisemnej deklaracji złożonej u pracodawcy.

Założono jednak możliwość ponownego powrotu do programu – co cztery lata pracodawca będzie informował pracownika, który złożył deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do Pracowniczego Planu Kapitałowego, o ponownym dokonywaniu wpłat. Oznacza to, że jeśli uczestnik PPK będzie chciał zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK, to co 4 lata będzie musiał składać stosowną deklarację. Jednocześnie uczestnik PPK, który zrezygnował z udziału w programie, w każdym momencie będzie mógł ponownie do niego przystąpić.

Na zakończenie należy podkreślić, iż wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych to proces dosyć obszerny i skomplikowany, którego nie da się opisać w kilkudziesięciu zdaniach. To zadanie, do którego należy dobrze się przygotować. Ponieważ warunkiem prawidłowego przygotowania procesu wdrożenia PPK jest przede wszystkim znajomość przepisów ustawy o PPK oraz umiejętność ich stosowania w praktyce, warto wziąć udział w szkoleniu. Może warto też przemyśleć zorganizowanie takiego szkolenia w styczniu lub w lutym dla dyrektorów jednostek oświatowych, głównych księgowych, pracowników CUW itd. Istotne wydaje się również to, by nie było to kolejne szkolenie marketingowe instytucji finansowej, a forma podnosząca nasze kompetencje i aby wskazywało jak w praktyce wdrożyć to zadanie w jednostkach specyficznych – czyli oświatowych. Ma to szczególne znaczenie w kontekście różnych modeli prowadzenia obsługi księgowej, w tym płac – czyli w tzw. modelu obsługi wspólnej ( CUW, ZEAS) oraz w modelu księgowości rozproszonej (naliczanie płac i wyplata wynagrodzenia w jednostce oświatowej). Cykl szkoleń PPK w oświacie realizuje Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej.

POLECAMY	SZKOLENIA DLA OŚWIATY SAMORZĄDOWEJ - ORGANÓW PROWADZĄCYCH, SZKÓŁ, PRZEDSZKOLI, PLACÓWEK OŚWIATOWYCH
8 stycznia 2021	Pracownicze plany kapitałowe w szkołach, przedszkolach i w innych jednostkach oświatowych. Wdrożenie PPK w modelu obsługi wspólnej (CUW, ZEAS) oraz w modelu księgowości rozproszonej
11 stycznia 2021	Jak sprawnie i skutecznie rozliczyć finansowanie między gminami wychowania przedszkolnego?
12 stycznia 2021	Kontrola dotacji szkolnych i przedszkolnych przekazanych podmiotom niesamorządowym w siedzibie jednostki, po ostatniej nowelizacji prawa
15 stycznia 2021	Arkusz excel w oświacie. Wykorzystanie do optymalizacji wydatków oświatowych
18 stycznia 2021	Rekrutacja na rok szkolny 2021/2022 do publicznych przedszkoli, oddziałów przedszkolnych, innych form wychowania przedszkolnego i publicznych szkół podstawowych w świetle ustawy prawo oświatowe
19 stycznia 2021	Bieżące problemy gospodarki finansowej, rachunkowości i sprawozdawczości w jednostkach oświatowych
20 stycznia 2021	ZFŚS w placówce oświatowej w 2021. Praktyczne stosowanie przepisów
22 stycznia 2021	Dotacje oświatowe w praktyce – ustalanie stawek na nowy rok, warsztaty dla samorządów
25 stycznia 2021	Dokumentowanie zadań szkoły w pandemii. Praktyczne rozwiązania w zakresie zróżnicowanych form realizacji zadań nauczycieli, wychowawców i specjalistów
4 lutego 2021	Arkusze organizacyjne szkół i przedszkoli 2021/2022 pod kątem optymalnego i oszczędnego planowania.
5 lutego 2021	Rekrutacja do publicznych placówek wychowania przedszkolnego i szkół podstawowych na rok szkolny 2021/2022
8 lutego 2021	Zróżnicowane potrzeby edukacyjne uczniów - zadania szkoły/przedszkola
8, 9, 10 lutego 2021	Kurs: Sprawy kadrowe w oświacie
12 lutego 2021	Dofinansowanie młodocianych pracowników
15 lutego 2021	Konkurs na stanowisko dyrektora szkoły oraz ocena pracy dyrektora. Zadania organu prowadzącego. Wzory dokumentów
18 lutego 2021	Arkusz organizacji szkoły i przedszkola. Wpływ zapisów w arkuszu na finanse. Szkolenie dla samorządów oraz dyrektorów szkół i placówek samorządowych.
24 lutego 2021	Kontrola dotacji oświatowych
26 lutego 2021	Arkusz excel w oświacie. Wykorzystanie do optymalizacji wydatków oświatowych