Obowiązkowy od 1.1.2022 r. publiczny rejestr umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych wynika ze zmiany ustawy o finansach publicznych. Podmioty tworzące sektor finansów publicznych zostały wymienione w przepisie art. 9 ustawy o finansach publicznych. Sektor finansów publicznych tworzą zatem : 

1) organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały;
2) jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki;
2a) związki metropolitalne;
3) jednostki budżetowe;
4) samorządowe zakłady budżetowe;
5) agencje wykonawcze;
6) instytucje gospodarki budżetowej;
7) państwowe fundusze celowe;
8) Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;
9) Narodowy Fundusz Zdrowia;
10) samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej;
11) uczelnie publiczne;
12) Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne;
13) państwowe i samorządowe instytucje kultury;
14) inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, instytutów działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz, banków oraz spółek prawa handlowego;
15) Bankowy Fundusz Gwarancyjny.

Rejestr umów to de facto zbiorcze zestawienie informacji o umowach zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych. Zgodnie z nowo dodanymi przepisami do ustawy o finansach publicznych będzie on prowadzony w formie elektronicznej. Podkreślić należy, że do prowadzenia rejestru umów zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych w formie systemu teleinformatycznego został zobowiązany Minister Finansów. Dane do rejestru zobowiązani są wprowadzać kierownicy jednostek sektora finansów publicznych.

Informacje zamieszczone w rejestrze umów dotyczą umów, które mogą podlegać udostępnieniu na podstawie przepisów o dostępie do informacji publicznej.  Dodatkowo ustawodawca zastrzegł, że przepisy art. 5 ust. 1, 2 i 2a ustawy o dostępie do informacji publicznej będzie się stosować odpowiednio.

Dodatkowo w rejestrze umów nie będą mogły być zamieszczane informacje o umowach zawartych w wyniku rozstrzygnięcia zamówień oraz konkursów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.

W rejestrze umów zamieszcza się informacje o zawartych umowach w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej , których wartość przedmiotu przekracza 500 zł.

Do rejestru umów będzie należało wprowadzić następujące dane:

1) numer umowy – o ile taki nadano;
2) datę i miejsce zawarcia umowy;
3) okres obowiązywania umowy;
4) oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron;
5) określenie przedmiotu umowy;
6) wartość przedmiotu umowy;
7) informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.

Dodatkowo każda jednostka sektora finansów publicznych będzie musiała wprowadzić do rejestru umów informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami informacje w rejestrze umów zamieszczać należy bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy lub zaistnienia okoliczności określonej w ust. 8 artykułu 34a ustawy o finansach publicznych.

Zgodnie z przepisem przejściowym zawartym w art. 13 ustawy o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw, w rejestrze umów, o którym mowa w art. 34a ust. 1 ustawy o finansach publicznych, zamieszcza się informacje o umowach zawartych od dnia wejścia w życie ustawy - od 1.1.2022 r.

W art. 34b ustawy o finansach publicznych przewidziano środek karny - Kto nie wykonuje lub nie dopuszcza do wykonania obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów, o którym mowa w art. 34a ust. 1, albo podaje w nim nieprawdziwe dane podlega:

- grzywnie,

- karze ograniczenia wolności albo

- karze pozbawienia wolności do lat 2.