Porządkowanie dokumentacji w podmiotach państwowych i samorządowych i jej udostępnianie zainteresowanym

Podczas szkolenia przeanalizujemy formularze i środki ewidencyjne stosowane przez archiwistów zakładowych w kontekście procedur archiwalnych. Omówimy zasady archiwizacji dokumentacji, ustalanie okresów przechowywania akt oraz przeanalizujemy etapy prac porządkowych, pokazując różnice w opracowaniu akt kat. A i B. Poruszymy także problematykę udostępniania dokumentacji zakończonej w archiwach zakładowych i składnicach akt z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych.

• Omówienie obowiązujących zasad prowadzenia ewidencji dla dokumentacji zakończonej.
• Omówienie zagadnień związanych z procesem udostępniania dokumentacji zakończonej.
• Przekazywane na szkoleniu treści poparte zostaną licznymi przykładami. Uczestnicy dowiedzą się, od czego rozpocząć archiwizacje, prześledzą jej etapy i pozyskają komplet wzorcowych formularzy niezbędnych przy ewidencjonowaniu dokumentacji.
• Realizacja zapisów Instrukcji archiwalnej w zakresie obowiązku stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników odpowiedzialnych za archiwa zakładowe.

1. Pojęcie i identyfikacja dokumentacji zakończonej, która polegać powinna archiwizacji.
2. Opracowanie materiałów archiwalnych i ich ewidencja. Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych.
3. Inwentaryzacja dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (B, BE i Bc), wyodrębnianie akt podlegających brakowaniu.
4. Spisy zdawczo-odbiorcze dla dokumentacji przekazywanej z komórek organizacyjnych - skąd je pobrać, jak przygotować i wdrożyć do stosowania.
5. Konsekwencje tworzenia ewidencji sumarycznej dla archiwisty i na czym polega ewidencja analityczna.
6. Specyficzne rodzaje dokumentacji (koperty dowodowe osób zmarłych, teczki pracownicze, akta kierowców, projekty UE, dokumentacja techniczna), a ich ewidencja.
7. Tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych dla dokumentacji różnego rodzaju: aktowa, techniczna, kartograficzna, audiowizualna.
8. Różnorodność spisów w archiwum: spisy zdawczo-odbiorcze, spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu, spis materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego, itp.
9. Porządkowanie i ewidencja informatycznych nośników danych. Protokoły uszkodzenia nośników.
10. Konsekwencje prowadzenia wykazu spisów zdawczo-odbiorczych dla sygnatury archiwalnej.
11. Zasada weryfikacja kwalifikacji archiwalnej, definiowanie tzw. kategorii archiwalnej wyższej, uzupełnianie danych w ewidencji.
12. Procedura udostępniania akt (osoby uprawnione). Jak przygotować dokumentację do udostępniania (anonimizacja, techniczne przygotowanie akt).
13. Ewidencja udostępniania (karty i protokoły udostępnień, protokoły wycofania, rejestr wypożyczeń, itp.).
14. Prawa i obowiązki pracowników instytucji w odniesieniu do dokumentacji zakończonej (archiwista i twórcy akt) w zakresie jej udostępniania.
15. Kancelaryjno-archiwalny kontekst RODO i szacowanie ryzyka przy przetwarzaniu danych.
16. Dyskusja.

Szkolenie jest skierowane do osób zatrudnionych w jednostkach państwowych i samorządowych, które w ramach czynności służbowych zobowiązane są porządkować, archiwizować dokumentację; prowadzą archiwa zakładowe i składnice akt, a także udostępniają dokumentację.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.