Wdrażanie systemu EZD. Organizacja prac wdrożeniowych i postępowanie z dokumentacją elektroniczną

Dokument elektroniczny nie jest nową formą dokumentu w urzędach administracji publicznej, ale nadal stwarza problemy i wątpliwości czy i kiedy może on zastąpić papier, jak udostępnić akta elektroniczne organom czy podmiotom kontrolującym, żądającym dokumentacji papierowej, czy musimy przechowywać oryginalne dokumenty papierowe. Z drugiej strony chętnie posługujemy się e-mailami, zapominając lub niebędącym świadomym obowiązków i ograniczeń ich wykorzystania w realizacji bieżących zadań w urzędach. Proponujemy Państwu udział w szkoleniu podczas, którego w sposób kompleksowy przedstawimy zadarnienia z zakresu wymagań prawnych jak projektowanych przepisów dotyczących wykorzystania systemu EZD. Zajęcia poprowadzi doświadczony wykładowca, ekspert, praktyk, który pracuje i uczestniczy w testach systemów klasy EZD. Podczas szkolenia zostaną udzielone odpowiedzi na pytania związane z wdrożeniem systemu EZD i zaprezentowane zostaną dobre praktyki w zakresie sposobu wdrażania systemu i organizacji prac wdrożeniowych.

• Omówienie wymagań związanych z zamówieniem i wdrożeniem systemu klasy EZD.
• Zdobycie, uzupełnienie i uporządkowanie wiedzy dotyczącej obowiązkowych i dodatkowych funkcjonalności systemu EZD, organizacji prac wdrożeniowych, uwzględniając strukturę i organizację urzędu.
• Omówienie dobrych praktyk dotyczących wdrożenia systemów klasy EZD z uwzględnieniem procedur wewnętrznych dotyczących rejestracji przesyłek, funkcjonowania punktów kancelaryjnych, obiegu dokumentacji i funkcjonowania składów chronologicznych w oparciu o przepisy Instrukcji kancelaryjnych.
• Wskazanie typowych nieprawidłowości związanych z zarządzaniem dokumentacją papierową i elektroniczną.

1. Podstawowe pojęcia dotyczące dokumentowania spraw – do czego służy system EZD?
2. Konieczność czy potrzeba wdrożenia systemu EZD z punktu widzenia wymagań prawnych i bieżących potrzeb podmiotu.
3. Przygotowanie wdrożenia od strony formalnej.
4. Organizacja wdrożenia, w tym zagadnienia dotyczące:
• Wymagań prawnych dla systemów EZD.
• Wymagań technicznych, w tym przygotowanie systemu, organizacja prac wdrożeniowych od strony technicznej.
• Sposobu organizacji szkoleń dla pracowników, wymiany informacji.
5. Wybrane aspekty wdrożenia systemu EZD od strony procedur, najczęściej pojawiające się pytania i wątpliwości.
6. Etapy wdrożenia systemu EZD (w tym organizacja składów chronologicznych).
7. Elektroniczne dokumentowanie spraw:
• Typowanie spraw do wdrożenia w systemie EZD/rezygnacja z papieru (wymagania prawne, organizacyjne).
• Wymiana korespondencji w EZD w sprawach papierowych.
• Dokumentowanie spraw w systemie EZD – zasady wynikające z przepisów kancelaryjnych i innych wymagań prawnych.
• Typowe nieprawidłowości:
- Wykorzystania systemu EZD.
- Postępowania z dokumentacją elektroniczną i sposoby ich unikania.
8. Efekty wdrożenia

Sekretarze gmin, członkowie zespołów odpowiedzialnych za wybór systemu, jego wdrożenie od strony organizacyjnej, osób odpowiedzialnych za funkcjonowanie urzędów  pracownicy działów organizacyjnych, pracownicy upoważnieni do wydawania decyzji w formie dokumentu elektronicznego, informatycy, koordynatorzy czynności kancelaryjnych - archiwiści.

Ekspertka w zakresie dokumentacji elektronicznej. Przez wiele lat pracownik wydziału odpowiedzialnego za organizację jednego z urzędów miast wojewódzkich. Obecnie zatrudniona w komórce odpowiedzialnej za: wdrożenie i utrzymanie systemu do zarządzania dokumentacją, podpisu elektronicznego, zarządzanie usługami elektronicznymi, nadzór nad przestrzeganiem Instrukcji kancelaryjnej. W 2010 r. weszła w skład zespołu roboczego powołanego przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych w zakresie dotyczącym opracowania projektu nowej instrukcji kancelaryjnej. Kilkakrotnie prezentowała doświadczenia Urzędu w zakresie wdrażania wyjątków w systemie EZD, przepisów Instrukcji kancelaryjnej na ogólnopolskich konferencjach. Prowadzi szkolenia m.in. w zakresie postępowania z dokumentem elektronicznym w administracji publicznej. Autorka i współautorka publikacji dotyczących prawnych aspektów informatyzacji administracji.