Doręczenia elektroniczne w jsfp od 1 października 2024 roku. Planowane zmiany, okresy przejściowe. Obsługa systemu w praktyce

Wejście w życie przepisów o e-doręczeniach kilkukrotnie było już przesuwane. Obecnie, przepisy wskazują nowy, obligatoryjny termin 1 października 2024 r. dla administracji publicznej, w tym samorządów oraz przedstawicieli zawodów zaufania społecznego. Końcówka wakacji to doskonały czas na przygotowanie się do realizacji tego obowiązku.

1. Czym są doręczenia elektroniczne?
2. Jakiej korespondencji dotyczą doręczenia elektroniczne?
3. Jaki cel ma ustawa o doręczeniach elektronicznych i jakie wywoła skutki?
4. W jakich terminach poszczególne podmioty będą stosować doręczenia elektroniczne?
5. Kim jest podmiot publiczny w rozumieniu ustawy, a kim podmiot niepubliczny? Jak będzie w praktyce? Jakie obowiązki mają podmioty publiczne?
6. Czym jest :
• Adres do doręczeń elektronicznych – ADE.
• Skrzynka doręczeń – SD.
• Operator wyznaczony – OW.
• PURDE – Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego – standardy, EIDAS, usługi zaufania publicznego.
• PUH – Publiczna Usługa Hybrydowa.
• Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego – KURDE – standardy.
7. Krajowy system e-doręczeń – z jakich elementów się składa?
8. Jak będą wyglądały doręczenia w ramach PURDE w podmiotach publicznych?
• Znaczenie Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) dla PURDE. Jak uzyskać wpis adresu do doręczeń w BAE? Skutki wpisu do BAE. Czy można zrezygnować z adresu do doręczeń elektronicznych?
• Zawarcie umowy na świadczenie PURDE z Pocztą Polską – jak będzie wyglądać?
• Usługi dodatkowe.
• Zestawienia statystyczne dla podmiotów publicznych.
• Znaczenie adresu e-mail do notyfikacji.
• Przez jaki czas korespondencja w ramach realizacji PURDE jest dostępna do pobrania przez adresata?
• Wielkość pojedynczej korespondencji w ramach realizacji PURDE.
• Wymagania dla plików załączanych do przesyłek w ramach realizacji PURDE.
• Integracja systemu kancelaryjnego z systemem OW z wykorzystaniem API.
• Doręczanie korespondencji za pomocą PURDE- kiedy dochodzi do doręczenia?
• Dowody potwierdzające poszczególne etapy świadczenia PURDE: dowody wysłania, dowody otrzymania, dowody jako nieodłączna część korespondencji, okres przechowywania dowodów.
9. Skrzynka do doręczeń:
• Skrzynka do doręczeń jako system informatyczny.
• OW jako właściciel i administrator skrzynki.
• Kiedy dochodzi do udostępnienia skrzynki do doręczeń?
• Kim jest Administrator Skrzynki do Doręczeń? Z
• Zadania Administratora.
• Udzielanie dalszych pełnomocnictw. Kogo ustanowić Administratorem? Zarządzenie w sprawie wyznaczenia Administratora- czy jest konieczne?
• Dostęp do zasobów skrzynki.
• Pojemność skrzynki dla podmiotów publicznych i innych.
• Archiwizacja korespondencji.
• Jak wygląda skrzynka do doręczeń? Omówienie na przykładzie.
• Jak wyszukiwać adresata w skrzynce do doręczeń?
10. Relacja między doręczeniami elektronicznymi a EPUAP. Czy można będzie użytkować EPUAP i na jakich zasadach? Przepisy przejściowe.
11. Jak będą wyglądały doręczenia w ramach PUH?:
• Publiczna Usługa Hybrydowa – jak przygotować wysyłkę, aby nie została odrzucona przez OW – pocztę Polską- warunki dla przesyłek w ramach PUH.
• Doręczanie przesyłek w ramach PUH krok po kroku. Możliwe scenariusze przy realizacji PUH.
• Czas realizacji PUH, maksymalna ilość kartek, parametry podstawowe i dodatkowe.
• Wymagania dla pliku PDF z treścią korespondencji dla przesyłki w ramach realizacji PUH.
• Wielkość przesyłki w ramach PUH.
• Czynności OW – Poczty Polskiej w ramach realizacji PUH.
• Potwierdzenie nadania, potwierdzenie doręczenia, niedoręczenie przesyłki, raporty, zwroty do nadawcy. Kiedy dochodzi do doręczenia?
• Dostępność dowodów w związku z realizacją PUH.
• Awers i rewers strony adresowej.
• Czas realizacji PUH.
• Niszczenie przesyłek jako usługa dodatkowa.
• PUH w kontekście tajemnicy korespondencji i ochrony danych osobowych.