Prace przygotowawcze do wdrożenia systemu EZD w urzędzie

Zapraszamy Państwa na szkolenie dla archiwistów, którego przedmiotem będzie elektroniczne zarządzanie dokumentacją i metody działania w systemie EZD.

Ważne informacje o szkoleniu

Zapraszamy do udziału w szkoleniu, podczas którego wyjaśnimy korzyści wynikające z wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w jednostce. Omówione zostaną założenia metodyki systemu EZD na przykładzie wdrożeń systemu EZD PUW oraz wskazane elementy, na które należy zwrócić szczególną uwagę w procesie wdrażania w podmiocie systemu EZD. Zajęcia poprowadzą ekspertki z Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, który stworzył system do elektronicznego zarządzania dokumentacją zwany EZD PUW.

zwiń
rozwiń
Cele i korzyści
  • Poznanie zasad zarządzania dokumentacją w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD).
  • Przedstawienie różnic miedzy papierowym (tradycyjnym), a elektronicznym sposobem zarządzania dokumentacją.
  • Zapoznanie uczestników z najważniejszymi aspektami zarządzania składami chronologicznymi jako niezbędnego elementu przy wdrożeniu systemu EZD.
  • Omówienie prac przygotowawczych oraz rekomendowanych etapów wdrażania systemu EZD w jednostkach administracji publicznej.
zwiń
rozwiń
Program

I. Podstawy prawne i prace przygotowawcze do wdrożenia EZD.
1.  Otoczenie prawne EZD:
a. jak należy rozumieć pojęcie EZD?
b. wyjątki od systemu EZD,
c. różnice w zakresie prowadzenia spraw w postaci elektronicznej i papierowej (tradycyjnej),
d. najważniejsze definicje.
2.  Wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie EZD:
a. obsługa korespondencji wpływającej w EZD (poczta tradycyjna, ePUAP, mail informatyczne nośniki danych),
b. dekretacja, dekretacja zastępcza,
c. zakładanie i prowadzenie spraw elektronicznych, 
d. kompletowanie akt spraw w EZD,
e. akceptacje i podpisy elektroniczne w systemie EZD,
f. zasady przygotowywania odpowiedzi w sprawach prowadzonych w EZD,
g. korespondencja wewnętrzna w EZD,
h. obsługa korespondencji wychodzącej w EZD,
i. wykorzystanie systemu EZD w zakresie wsparcia prowadzenia spraw w postaci papierowej. 
3.  Metodyka wdrożenia EZD w podmiocie: 
a. etapy wdrażania EZD,
b. struktura organizacyjna na potrzeby wdrożenia EZD w podmiocie (powołanie zespołu wdrożeniowego, rola koordynatorów w komórkach organizacyjnych).

zwiń
rozwiń
Adresaci

Kierownicy podmiotów wdrażających system EZD, osoby odpowiedzialne za procedury obiegu dokumentacji w podmiotach publicznych, osoby koordynujące wdrażanie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, osoby z komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za organizację pracy w podmiotach publicznych, archiwiści, informatycy.

zwiń
rozwiń
Informacje o prowadzącym

Trener 1 - zastępca dyrektora Oddziału NASK w Białymstoku, kierownik oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych oraz Szkoleń w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Posiada długoletnie doświadczenie w zakresie wdrażania i stosowania przepisów kancelaryjnych w podmiotach publicznych. Uczestnik zespołu roboczego przygotowującego przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Od wielu lat wdraża system EZD PUW w podmiotach publicznych i prowadzi szkolenia z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacji w podmiotach publicznych.

Trener 2 - wieloletni pracownik Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Posiada długoletnie doświadczenie w zakresie wdrażania i stosowania przepisów kancelaryjnych w podmiotach publicznych. Uczestnik zespołu roboczego przygotowującego przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Od wielu lat wdraża system EZD PUW w podmiotach publicznych i prowadzi szkolenia z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacji w podmiotach publicznych.

zwiń
rozwiń
Informacje dodatkowe

Cena: 399 PLN netto/os. Udział w szkoleniu zwolniony z VAT w przypadku finansowania szkolenia ze środków publicznych.

Wypełnioną kartę zgłoszenia należy przesłać do 1 grudnia 2022 r.