Prawidłowe przeprowadzanie, rozliczenie i dokumentowanie inwentaryzacji 2020/2021 r. Oraz wybrane zagadnienia z zakresu gospodarki majątkiem w kontekście ustaleń kontrolnych regionalnych izb obrachunkowych i najwyższej izby kontroli

Po szkoleniu uczestnicy będą wiedzieć jak prawidłowo przeprowadzić inwentaryzację w jednostce samorządowej oraz jak prawidłowo ją udokumentować. Poznają także konsekwencje za nieprawidłowości powstałe w trakcie inwentaryzacji. Zostaną również przedstawione wybrane zagadnienie w zakresie gospodarowania majątkiem ze szczególnym uwzględnieniem kwestii związanych z zarządzeniem gruntami i budynkami.

1. Inwentaryzacja w jednostce samorządowej:
   1. Cel inwentaryzacji,
   2. Wewnętrzne unormowania w zakresie inwentaryzacji – co należy uregulować,
   3. Rozpoczęcie inwentaryzacji – kto ją inicjuje i w jaki sposób,
   4. Różnica pomiędzy uzgadnianiem sald a inwentaryzacją,
   5. Jak przeprowadzić likwidację środków trwałych przed rozpoczęciem spisu z natury,
   6. Metody przeprowadzania inwentaryzacji:
      • spis z natury w tym: przygotowanie spisu; technika; inwentaryzacja składników majątkowych w ewidencji wartościowej i ilościowej; wykorzystanie czytników kodów paskowych, pracownicy, którzy mogą uczestniczyć w spisie z natury; wycena wartości spisanych składników; inwentaryzacja obcych środków trwałych, inwentaryzacja: laptopów, telefonów komórkowych, samochodów służbowych
      • potwierdzenia sald w tym: kiedy wysyłamy prośbę o potwierdzenia salda oraz jak się zachować jeśli nie otrzymamy odpowiedzi od kontrahenta lub otrzymamy wcześniej niż sami wysłaliśmy prośbę o potwierdzenie salda, czy inwentaryzujemy salda zerowe,
      • porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami w tym: jakie salda porównujemy; jakie dokumenty bierzemy pod uwagę,
   7. Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji, w tym jakie składniki pasywów i aktywów należy inwentaryzować corocznie, a jakie w innych okresach, w jakim okresie przeprowadzamy inwentaryzację drogą spisu z natury, potwierdzenia sald i weryfikacji oraz co oznacza sformułowanie że inwentaryzację przeprowadzamy np. raz w ciągu 4 lat,
   8. Inwentaryzacja drogą weryfikacji – do kiedy należy przeprowadzić,
   9. Wybrane interpretacje Ministerstwa Finansów - departament rachunkowości, dotyczące inwentaryzacji.
2. Odpowiedzialność za inwentaryzację:
   1. Odpowiedzialność za inwentaryzację kierownika jednostki, głównego księgowego, pracowników jednostki i członków komisji inwentaryzacyjnych – zasady odpowiedzialności,
   2. Prawidłowe powierzenie obowiązków w zakresie inwentaryzacji pracownikom jednostki,
   3. Kto i w jakim zakresie odpowiada za naruszenie dyscypliny finansów publicznych za nieprzeprowadzenie lub nierzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji,
   4. Najczęstsze nieprawidłowości w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji.
3. Dokumentowanie przeprowadzenia inwentaryzacji oraz jej rozliczenia:
   1. Dokumentowanie inwentaryzacji – w jaki sposób ją dokumentujemy by nie mieć kłopotów w trakcie kontroli zewnętrznych,
   2. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych, w tym do kiedy należy przeprowadzić, jak udokumentować powstanie i rozliczenie różnic oraz sposób ujęcia w księgach rachunkowych oraz obciążenie pracownika za niedobór,
   3. Odpowiedzialność materialna pracowników.
4. Inwentaryzacja częste błędy w szczególności:
   1. Jeżeli przeprowadzamy inwentaryzację np. w okresie od 1 grudnia do 31 grudnia 2020 r. to czy wg stanu na dzień 30 listopada czy 31 grudnia,
   2. Weryfikacja – z jakimi dokumentami należy porównać księgi rachunkowe.
   3. Błędy z zakresie inwentaryzacji laptopów, telefonów komórkowych, samochodów służbowych, aparatów fotograficznych, kamer, instrumentów muzycznych,
   4. Inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych zgromadzonych w bibliotekach przyszkolnych,
   5. Weryfikacja – czy przy inwentaryzacji gruntów można porównać księgi rachunkowe z ewidencją geodezyjną,
   6. Inwentaryzacja metodą spisu z natury środków trwałych raz w wciągu 4 lat – czy dotyczy to wszystkich środków trwałych,
   7. Metody inwentaryzacji majątku obcego znajdującego się w jednostkach np. będącego w użyczeniu,
   8. Metody inwentaryzacji sprzętu komputerowego, solarów itp. oddanego w używanie osobom trzecim,
   9. Inwentaryzacja składników majątkowych będących w użytkowaniu OSP,
   10. Metody inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych,
   11. Metody inwentaryzacji udziałów w spółkach kapitałowych,
   12. Metody inwentaryzacji akcji w spółkach kapitałowych,
   13. W jakich odstępach czasowych należy inwentaryzować place zabaw, siłownie zlokalizowane np. w parkach,
   14. Do kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację jeśli jej termin ustawowy upływa 15 stycznia, a dzień ten jest sobotą lub niedzielą.
5. Inwentaryzacja w przypadku obsługi prowadzonej przez CUW:
   1. Inwentaryzacja w jednostkach oświatowych zbiorów bibliotecznych – co stosujemy ustawę o rachunkowości czy skontrum,
   2. Kto zarządza i odpowiada za inwentaryzację przeprowadzaną metodą spisu z natury, potwierdzenia sald i weryfikacji w jednostce z obsługą prowadzoną przez CUW,
   3. Kto powołuje komisje inwentaryzacyjne, czy są możliwe komisje łączone składające się z pracowników różnych jednostek.
6. Wybrane zagadnienia z zakresu gospodarki majątkiem:
   1. Podstawa władania budynkiem i gruntem przez jednostki w świetle uregulowań art. 18 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami: umowy najmu, dzierżawy, umowy użyczenia, trwały zarząd,
   2. Różnica pomiędzy użytkowaniem, a użyczeniem i dopuszczalność stosowania tych form w jednostkach samorządowych,
   3. Kto ewidencjonuje grunty i budynki przy umowie najmu, użyczenia, dzierżawy, trwałym zarządzie, użytkowaniu wieczystym,
   4. Na jakiej podstawie ewidencjonujemy w księgach rachunkowych jednostki organizacyjnej grunt i budynek,
   5. Podstawa prawna zawierania przez kierowników jednostek organizacyjnych umów najmu dotyczących ich budynków,
   6. Nieruchomości w trwałym zarządzie np. jednostek oświatowych – kto ustala stawki czynszu – wójt czy dyrektor szkoły,
   7. Nadzór nad placami zabaw i siłowniami zewnętrznymi – jakie są wymogi prawne,
   8. Ewidencja pozabilansowa – kiedy stosujemy.
7. Majątek Gminy, a jednostki pomocnicze:
   1. Zasady przekazywania składników mienia ruchomego i nieruchomego sołectwu (wzory dokumentów),
   2. Zasady nadzoru nad przekazanym sołectwu mieniem,
   3. Inwentaryzacja mienia przekazanego sołectwu.
8. Podsumowanie.

Kierownicy jednostek (wójtowie, burmistrzowie, członkowie zarządów, kierownicy jednostek organizacyjnych jst), skarbnicy, główni księgowi jednostek, pracownicy księgowości oraz pracownicy merytoryczni wykonujący obowiązki w ramach inwentaryzacji, członkowie komisji inwentaryzacyjnych.

prowadzi szkolenia od 2003 roku. Wieloletni Naczelnik Wydziału Kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie, wcześniej Główny Inspektor Wydziału Kontroli RIO, obecnie Zastępca Burmistrza, autor artykułów, wykładowca i praktyk, specjalista z zakresu kontroli, finansów publicznych, budżetu zadaniowego i zamówień publicznych. Wykładowca Uniwersytecki, stale współpracuje z FRDL.