Prawidłowe przeprowadzanie, rozliczenie i dokumentowanie inwentaryzacji 2022/2023 r. Wybrane zagadnienia z zakresu gospodarki majątkiem w kontekście ustaleń kontrolnych RIO i NIK

Inwentaryzacja to ustalenie za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych jednostki oraz wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym) a stanem, wynikającym z ewidencji. Podczas proponowanego szkolenia, omówimy zasady prawidłowego przeprowadzania, rozliczenia i dokumentowania inwentaryzacji w roku 2022/2023 w jst, z głównym księgowym i przy obsłudze, prowadzonej przez CUW. Prowadzący przedstawi wybrane zagadnienia z zakresu gospodarki majątkiem w kontekście ustaleń kontrolnych regionalnych izb obrachunkowych oraz Najwyższej Izby Kontroli. Analizowane zagadnienia prawne będą poparte licznymi przykładami praktycznymi. Uzupełnieniem zajęć będzie podsumowująca sesja pytań i odpowiedzi.

• Zdobycie, uzupełnienie wiedzy na temat zasad przeprowadzenia inwentaryzacji w jednostce samorządowej oraz sposobów jej prawidłowej dokumentacji.
• Przedstawienie wybranych zagadnień w zakresie gospodarowania majątkiem ze szczególnym uwzględnieniem kwestii związanych z zarządzeniem gruntami i budynkami.
• Poznanie odpowiedzialności i katalogu konsekwencji za nieprawidłowości, powstałe w trakcie prowadzenia inwentaryzacji.
• Wskazanie najczęściej popełnianych błędów i nieprawidłowości podczas inwentaryzacji.
• Uzyskanie odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania i wątpliwości.

1. Inwentaryzacja w jednostce samorządowej:
• Cel inwentaryzacji.
• Wewnętrzne unormowania w zakresie inwentaryzacji. Co należy uregulować?
• Rozpoczęcie inwentaryzacji. Kto ją inicjuje i w jaki sposób?
• Różnica pomiędzy uzgadnianiem sald a inwentaryzacją.
• Jak przeprowadzić likwidację środków trwałych przed rozpoczęciem spisu z natury?
• Metody przeprowadzania inwentaryzacji:
- spis z natury w tym przygotowanie spisu; technika; inwentaryzacja składników majątkowych w ewidencji wartościowej i ilościowej; wykorzystanie czytników kodów paskowych, pracownicy, którzy mogą uczestniczyć w spisie z natury; wycena wartości spisanych składników; inwentaryzacja obcych środków trwałych; inwentaryzacja: laptopów, telefonów komórkowych, samochodów służbowych;
- potwierdzenia sald w tym: kiedy wysyłamy prośbę o potwierdzenia salda oraz jak się zachować, jeśli nie otrzymamy odpowiedzi od kontrahenta lub otrzymamy wcześniej niż sami wysłaliśmy prośbę o potwierdzenie salda? Czy inwentaryzujemy salda zerowe?
- porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, w tym: porównanie i rodzaje sald oraz dokumentów, które bierzemy pod uwagę.
• Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji, w tym jakie składniki pasywów i aktywów należy inwentaryzować corocznie, a jakie w innych okresach, w jakim okresie przeprowadzamy inwentaryzację drogą spisu z natury, potwierdzenia sald i weryfikacji oraz co oznacza sformułowanie, że inwentaryzację przeprowadzamy np. raz w ciągu 4 lat.
• Inwentaryzacja drogą weryfikacji – do kiedy należy przeprowadzić?
• Wybrane interpretacje Ministerstwa Finansów (Departamentu Rachunkowości dotyczące inwentaryzacji).
2. Odpowiedzialność za inwentaryzację:
• Odpowiedzialność za inwentaryzację kierownika jednostki, skarbnika, głównego księgowego, pracowników jednostki i członków komisji inwentaryzacyjnych. Zasady odpowiedzialności.
• Prawidłowe powierzenie obowiązków w zakresie inwentaryzacji pracownikom jednostki.
• Kto i w jakim zakresie odpowiada za naruszenie dyscypliny finansów publicznych za nieprzeprowadzenie lub nierzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji?
• Najczęstsze nieprawidłowości w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji.
3. Dokumentowanie przeprowadzenia inwentaryzacji oraz jej rozliczenia:
• Dokumentowanie inwentaryzacji. W jaki sposób ją dokumentujemy, by nie mieć kłopotów w trakcie kontroli zewnętrznych?
• Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych, w tym do kiedy należy przeprowadzić, jak udokumentować powstanie i rozliczenie różnic oraz sposób ujęcia w księgach rachunkowych oraz obciążenie pracownika za niedobór?
• Odpowiedzialność materialna pracowników.
4. Inwentaryzacja - częste problemy, w szczególności:
• Inwentaryzacja składników niskocennych, ewidencjonowanych w ewidencji pozabilansowej.
• Inwentaryzacja rzeczy znalezionych.
• Jeżeli przeprowadzamy inwentaryzację np. w okresie od 1 grudnia do 31 grudnia 2022 r. to czy wg stanu na dzień 30 listopada czy 31 grudnia?
• Weryfikacja. Z jakimi dokumentami należy porównać księgi rachunkowe?
• Błędy z zakresie inwentaryzacji laptopów, telefonów komórkowych, samochodów służbowych, aparatów fotograficznych, kamer, instrumentów muzycznych.
• Czy inwentaryzujemy urządzenia vendingowe, znajdujące się na terenie jednostki?
• Pole spisowe. Co to jest i do czego służy?
• Inwentaryzacja ciągła. Kiedy możemy stosować?
• Weryfikacja. Czy przy inwentaryzacji gruntów można porównać księgi rachunkowe z ewidencją geodezyjną?
• Inwentaryzacja metodą spisu z natury środków trwałych raz w ciągu 4 lat. Czy dotyczy to wszystkich środków trwałych?
• Metody inwentaryzacji majątku obcego, znajdującego się w jednostkach np. będącego w użyczeniu.
• Metody inwentaryzacji sprzętu komputerowego, solarów itp. oddanego w używanie osobom trzecim.
• Inwentaryzacja składników majątkowych, będących w użytkowaniu OSP.
• Metody inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych.
• Metody inwentaryzacji udziałów w spółkach kapitałowych.
• Metody inwentaryzacji akcji w spółkach kapitałowych.
• W jakich odstępach czasowych należy inwentaryzować place zabaw, siłownie zlokalizowane np. w parkach?
• Do kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację, jeśli jej termin ustawowy upływa 15 stycznia, a dzień ten jest sobotą lub niedzielą?
5. Inwentaryzacja w przypadku obsługi prowadzonej przez CUW:
• Inwentaryzacja w jednostkach oświatowych zbiorów bibliotecznych. Czy stosujemy ustawę o rachunkowości czy skontrum?
• Kto zarządza i odpowiada za inwentaryzację, przeprowadzaną metodą spisu z natury, potwierdzenia sald i weryfikacji w jednostce z obsługą prowadzoną przez CUW?
• Kto powołuje komisje inwentaryzacyjne? Czy są możliwe komisje łączone, składające się z pracowników różnych jednostek?
6. Inwentaryzacja w przypadku przekształcenia lub połączenia jednostek oraz zmiany kierownika jednostki:
• Czy istnieje obowiązek inwentaryzacji w myśl przepisów ustawy o rachunkowości?
• Czy wystarczy zrobić spis zdawczoodbiorczy jako element systemu kontroli zarządczej?
7. Wybrane zagadnienia z zakresu gospodarki majątkiem:
• Podstawa władania budynkiem i gruntem przez jednostki w świetle uregulowań art. 18 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami:
• Umowy najmu, dzierżawy.
• Umowy użyczenia.
• Trwały zarząd.
• Różnica pomiędzy użytkowaniem, a użyczeniem i dopuszczalność stosowania tych form w jednostkach samorządowych.
• Kto ewidencjonuje grunty i budynki przy umowie najmu, użyczenia, dzierżawy, trwałym zarządzie, użytkowaniu wieczystym?
• Na jakiej podstawie ewidencjonujemy w księgach rachunkowych jednostki organizacyjnej grunt i budynek?
• Podstawa prawna zawierania przez kierowników jednostek organizacyjnych umów najmu dotyczących ich budynków.
• Nieruchomości w trwałym zarządzie np. jednostek oświatowych. Kto ustala stawki czynszu - wójt czy dyrektor szkoły?
• Nadzór nad placami zabaw i siłowniami zewnętrznymi. Jakie są wymogi prawne?
• Ewidencja pozabilansowa. Kiedy stosujemy?
8. Majątek gminy, a jednostki pomocnicze:
• Zasady przekazywania składników mienia ruchomego i nieruchomego sołectwu (wzory dokumentów).
• Zasady nadzoru nad przekazanym sołectwu mieniem.
• Inwentaryzacja mienia przekazanego sołectwu.

Kierownicy jednostek (wójtowie, burmistrzowie, członkowie zarządów, kierownicy jednostek organizacyjnych jst), skarbnicy, główni księgowi jednostek, pracownicy księgowości oraz pracownicy merytoryczni, wykonujący obowiązki w ramach inwentaryzacji oraz gospodarowania majątkiem jednostki.

Prowadzi szkolenia od 2003 r. Wieloletni Naczelnik Wydziału Kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie, wcześniej Główny Inspektor Wydziału Kontroli RIO, obecnie Zastępca Burmistrza. Autor artykułów, trener, praktyk, specjalista z zakresu kontroli, finansów publicznych, budżetu zadaniowego i zamówień publicznych. Wykładowca uniwersytecki, stały współpracownik FRDL.