Tworzenie obieg i kontrola dokumentów księgowych w jsfp 2026/2027 z uwzględnieniem zmian KSeF, CRU JSFP i klasyfikacji budżetowej

Sprawnie funkcjonujący obieg dokumentów stanowi jeden z podstawowych elementów systemu kontroli zarządczej oraz prawidłowego prowadzenia rachunkowości w jednostkach sektora finansów publicznych. Zmieniające się przepisy prawa, w szczególności dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP) oraz przygotowań do stosowania nowej klasyfikacji budżetowej od 2027 r., wymagają dostosowania wewnętrznych procedur, instrukcji i zasad obiegu dokumentów do aktualnych wymogów organizacyjnych i prawnych.

Podczas proponowanego szkolenia prowadząca omówi:

• Najważniejsze zmiany legislacyjne oraz praktyczne problemy pojawiające się przy organizacji obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów księgowych, z uwzględnieniem odpowiedzialności kierownika jednostki, głównego księgowego oraz pracowników uczestniczących w procesie finansowo-księgowym.
• Rekomendowane rozwiązania dotyczące aktualizacji procedur wewnętrznych, wzory dokumentów oraz sposoby ograniczania ryzyka nieprawidłowości w świetle obowiązujących regulacji i praktyki kontrolnej.
• Praktyczne rozwiązania dotyczące opracowania i aktualizacji instrukcji wewnętrznych, procedur, upoważnień oraz dokumentacji niezbędnej do zapewnienia zgodności z obowiązującymi regulacjami.

• Wskazując poszczególne zagadnienia, przedstawi rozwiązania techniczne, formalne i organizacyjne możliwe do przyjęcia w jednostkach sektora finansów publicznych.

• Nabycie i usystematyzowanie wiedzy na zasad tworzenia, obiegu dokumentacji księgowej w jednostce i aktualizowania polityki rachunkowości w jednostkach sektora finansów publicznych po zmianach które weszły w roku 2026 i tych, które wejdą w roku 2027.
• Poznanie zakresu odpowiedzialności kierownika jednostki, głównego księgowego i osób ich zastępujących w odniesieniu do wewnętrznych procedur jednostki dotyczących tworzenia, obiegu i kontroli dokumentów księgowych.
• Omówienie zmian, wynikających z wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CUR JSFP), klasyfikacji budżetowej i obszaru kontroli zarządczej, mających wpyłw na właściwy obieg i kontrolę dokumentów księgowych w jednostce.

• Zrozumienie, jak poprawnie korzystać z klucza przejścia, by prawidłowo przygotować się do stosowania regulacji w zakresie nowych podziałek klasyfikacji budżetowej w planowaniu, rachunkowości i sprawozdawczości.
• Otrzymanie obszernego materiału z załącznikami, wzorów dokumentów wewnętrznych czy instrukcji. Praktyczną wartość szkolenia stanowić będą liczne przykłady możliwych rozwiązań, uproszczeń i stosowania standardów rachunkowości.

1. Zasady sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych, gospodarowania drukami ścisłego zarachowania i ich ewidencji.

2. Podstawy prawne tworzenia dokumentacji, opisującej przyjęte przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości z uwzględnieniem wymogów Krajowego Systemu e-Faktur (KseF).

3. Kogo dotyczy KseF, a kto jest zwolniony z obowiązku wystawiania faktur w KseF?

4. Przykładowa informacja skierowana do kontrahentów dotycząca prawidłowego wystawiania faktur w KseF.

5. Przykładowe opisy funkcjonalności pozwalających na automatyczne pobieranie faktur ustrukturyzowanych z KseF albo wystawianie w KseF, ich automatyczne dekretowanie oraz ujmowanie w księgach rachunkowych, a w szczególności:

• Opis procedur nadawania uprawnień do korzystania z KseF – przykład upoważnienia do obsługi KseF oraz przykładowy rejestr upoważnień.
• Opis obiegu faktur ustrukturyzowanych, czyli sposób ich wystawiania, odbioru, weryfikacji i ewidencji w systemie finansowo-księgowym.
• Określenie sposobu archiwizacji faktur, zarówno tych pobieranych z KseF, jak i dokumentów występujących poza systemem.
• Opis procedur awaryjnych.
• Definicja dowodu księgowego.

6. Dostosowanie wewnętrznych procedur jednostki w zakresie obiegu dokumentów tak, aby zapewnić terminowe i kompletne przekazywanie informacji do Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP):

• Które jednostki są zobligowane, a które nie do umieszczania informacji o umowach w rejestrze?
• Przepis przejściowy, a możliwość zakładania kont w CRU JSFP.
• Zgodność formy zawarcia umowy z przepisami ogólnymi.
• Które umowy podlegają rejestrowaniu?
• Umowy zawierane na rzecz wielu jednostek w sektorze finansów publicznych.
• Zakres informacji podlegający udostępnianiu w rejestrze (w tym ograniczenia jawności danych).
• Termin publikacji umów w CRU JSFP.
• Komu i na jakich zasadach kierownik jednostki może powierzyć prowadzenie CRU JSFP?

7. Elementy składowe instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, w tym obieg i kontrola dokumentów księgowych między jednostką obsługującą a jednostką obsługiwaną (CUW) – przykładowa instrukcja.

8. Upoważnienia imienne oraz udzielane przez wskazanie w regulaminie organizacyjnym jednostki – przykładowe zapisy.

9. Przykład pisma w sprawie cofnięcia imiennego upoważnienia do zatwierdzania dowodów księgowych.

10. Kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa operacji gospodarczych i finansowych dokonywana przez właściwych rzeczowo pracowników jednostki, na dokumentach źródłowych w kontekście dekretacji i ujęcia w ewidencji księgowej.

11. Możliwe ryzyka i zagrożenia a kontrola dowodów księgowych.

12. Obowiązki i odpowiedzialność kierownika jednostki oraz głównego księgowego w zakresie dokonywania kontroli wstępnej, następczej i zatwierdzania dokumentów źródłowych.

13. Co oznacza złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo i kiedy główny księgowy może odmówić podpisania dokumentu i/lub przekazać go do dalszej realizacji?

14. Zastępstwo za głównego księgowego – czy pracownik może odmówić zastępowania osób kluczowych?

15. Przygotowanie do stosowania regulacji w zakresie nowych podziałek klasyfikacji budżetowej w planowaniu, rachunkowości i sprawozdawczości.

16. Zrozumienie nowych definicji wydatków bieżących i majątkowych.

17. Dokonanie przeglądu wewnętrznych procedur jednostki celem prawidłowego przypisania wydatków do właściwych paragrafów.

18. Ujęcie zmian w obszarze kontroli zarządczej, czyli co się zmienia i jak to ująć w wewnętrznych procedurach jednostki.

19. Kontrola gospodarki drukami ścisłego zarachowania – przykładowe zarządzenie.

20.Przykładowe zarządzenie kierownika jednostki w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów z uwzględnieniem KSeF.

21. Dyskusja.

Główni księgowi jednostek sektora finansów publicznych, w tym jst i jednostek podległych, skarbnicy jst, osoby ich zastępujące lub działające w ich imieniu czy z upoważnienia, pracownicy wydziałów finansów, biorący udział w tworzeniu, wdrażaniu i dokonywaniu zmian w polityce rachunkowości, a także pracownicy merytoryczni z różnych obszarów działalności jednostki, zobligowanych do znajomości i stosowania przyjętych w jednostce zasad rachunkowości, w szczególności dokonujących kontroli merytorycznych, formalno- rachunkowych, wstępnych i następczych, radcy prawni, audytorzy i kontrolerzy wewnętrzni, wszyscy zainteresowani tematyką zajęć.

Ekonomistka, pedagog, specjalistka z zakresu finansów publicznych, długoletnia księgowa w jst. Autorka artykułów i trener w dziedzinie finansów publicznych oraz rachunkowości. Wykładowca na uczelni wyższej. Praktyk, który dzięki swemu wieloletniemu doświadczeniu przekazuje w sposób jasny i przystępny, sprawdzone metody w pracy służb księgowych. Wieloletni ekspert w FRDL wysoko oceniany przez uczestników szkoleń. Od wielu lat z powodzeniem prowadzi szkolenia dla jsfp, w tym jst i jednostek organizacyjnych z tematów finansów i rachunkowości.