I. Informacje wprowadzające – prosty, tani i efektywny system w organizacji jest możliwy:
- Wyjaśnienie kluczowych pojęć: sygnalista, whistleblowing, działania odwetowe, dobra wiara,kanały zgłoszeń, incydent.
- Korzyści wynikające z whistleblowingu.
- Podstawa prawna: Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz przyszła ustawa wdrażająca normy zawarte w Dyrektywie 2019/1937.
- Postępy w polskiej ustawie o ochronie sygnalistów – ochrona sygnalistów na gruncie nowych przepisów.
II. Minimalne obwiązki wynikające z Dyrektywy 2019/1937 w kontekście sektora samorządowego
- Cel Dyrektywy.
- Zakres podmiotowy – jakich podmiotów dotyczą nowe regulacje?
- Sygnalista w sektorze publicznym – specyfika (podległość służbowa, lojalność pracownicza, obawyprzed stygmatyzacją, lokalne uwarunkowania).
- Zakres przedmiotowy – jakie naruszenia mogą być raportowane?
- Kanały dokonywania zgłoszeń: wewnętrzne, zewnętrzne oraz ujawnienie publiczne.
- Sygnalista anonimowy – wyzwanie dla organizacji.
III. Procedura dokonywania zgłoszeń – wdrożenie „krok po kroku” – omówienie procedury i poszczególnych etapów postępowania wyjaśniającego:
- Wewnętrzny kanał dokonywania zgłoszeń.:
- Zalety i wady wewnętrznego raportowania (możliwość wykrycia nadużyć w zarodku, poufność,ochrona dobrego imienia organizacji, przystępność, anonimowość, biurokracja, powódź informacyjna, brak wyszkolonych kadr).
- Podmioty zobowiązane do utworzenia kanałów dokonywania zgłoszeń.
- Opracowanie i wdrożenie indywidualnej procedury dokonywania zgłoszeń
- Szkolenia dla pracowników – zebranie oświadczeń o zapoznaniu się z procedurą.
- Podmioty uprawnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych: wyznaczona osoba,
- wyznaczony dział lub osoba trzecia.
- Wypracowanie modelu przesyłania i odbierania zgłoszeń.
- Gromadzenie i analizowanie dowodów – archiwizacja dokumentów.
- Prowadzenie postępowania wyjaśniającego – specyfika wewnętrznych postępowań
- wyjaśniających.
- Analiza zgłoszenia i plan działania (materiał dowodowy, dialog z sygnalistą, kontakt
- z zainteresowanymi, skład zespołu wyjaśniającego).
- Prowadzenie rozmów wyjaśniających – kluczowy etap postępowania.
- Informacje zwrotne udzielane sygnaliście - terminy.
- Wyciąganie konsekwencji i podejmowanie działań naprawczych.
- Zgłoszenie organom ścigania.
- Przygotowanie do kontroli funkcjonowania mechanizmu w organizacji.
- Ochrona tożsamości sygnalisty.
- Prowadzenie dokumentacji i rejestrów zgłoszeń.
- Dokonanie zgłoszenia w drodze ujawnienia publicznego – szansa czy zagrożenie?
IV. Środki ochrony sygnalisty:
- Zakaz działań odwetowych wobec sygnalisty.
- Środki ochrony przed działaniami odwetowymi.
- Środki wsparcia sygnalisty.
- Wyzwania i wątpliwości związane z ochroną sygnalistów.
V. Możliwość skorzystania z outsourcingu – zlecenie obsługi sygnalistów podmiotowi trzeciemu
VI. Ćwiczenie praktyczne:
- Przedstawienie fikcyjnego stanu faktycznego.
- Omówienie prawidłowego przebiegu dokonania zgłoszenia kanałem wewnętrznym.
- Podsumowanie postępowania wyjaśniającego i czynności naprawczych.