Dokumentacja pracownicza ze szczególnym uwzględnieniem zatrudnienia obywateli Ukrainy

Zapraszamy Państwa na dedykowane pracownikom wydziałów kadr szkolenie, którego przedmiotem będzie dokumentacja pracownicza.

Ważne informacje o szkoleniu

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej stanowi jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy, wprost sformułowany w Kodeksie pracy. Z tym obowiązkiem pracodawcy powiązane są liczne uprawnienia pracownika.
Dla przykładu, informacje ujęte w ewidencji czasu pracy wpływają na jego uprawnienia płacowe. Dodatkowo, PIP niemalże podczas
każdej kontroli weryfikuje sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Uczestnicy szkolenia zdobędą praktyczną wiedzę w przedmiocie sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym obowiązków informacyjnych, możliwości prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, ewidencjonowania czasu pracy, gromadzenia dokumentacji związanej z pracą zdalną. Na szkoleniu przedstawione zostaną zasady odpowiedzialności w zakresie dokumentacji pracowniczej, zasady kontroli przestrzegania obowiązków pracodawcy w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz najczęściej popełniane uchybienia przez pracodawców. Uczestnikom zostaną przedstawione „krok po kroku” zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej z uwzględnieniem dokumentów wytworzonych u pracodawcy samorządowego.
Na szkoleniu omówione zostaną również zasady gromadzenia dokumentacji kadrowej w przypadku nawiązania stosunku pracy z cudzoziemcem, w tym obywatelom Ukrainy. Dodatkowo, podczas szkolenia zostaną zaprezentowane stanowiska PIP oraz resortu pracy z zakresu omawianej tematyki.

zwiń
rozwiń
Cele i korzyści
  • Uzyskanie wzorów dokumentów możliwych do zastosowania w praktyce.
  • Zdobycie wiedzy w zakresie zasad prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej związanej z legalnym zatrudnieniem cudzoziemców.
  • Poznanie zasad kontroli zagadnień związanych z dokumentacją pracowniczą.
  • Możliwość konsultacji z trenerem bieżących problemów w zakresie omawianej tematyki.
zwiń
rozwiń
Program

I. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej:
1. Pojęcie dokumentacji pracowniczej w Kodeksie pracy oraz w przepisach wykonawczych. 
2. Wymagania dotyczące warunków prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.
3. Okres przechowywania „nowej” i dotychczas wytworzonej dokumentacji pracowniczej – studium przypadków.
4. Obowiązek informacyjny pracodawcy przy ustaniu stosunku pracy – wzór informacji.
5. Ponowne zatrudnienie pracownika po przerwie a okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – studium przypadków.
6. Zmiana postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej – z papierowej na elektroniczną.
7. Obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę.
8. Zasady wydawania pracownikowi kopii całej lub części dokumentacji pracowniczej – wzór wniosku pracownika.
9. Katalog osób uprawnionych do odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku śmierci pracownika.
10. Katalog wykroczeń związanych z dokumentacją pracowniczą.
11. Dokumenty, które pracodawca powinien zgromadzić wykazując prawidłowe zatrudnienia cudzoziemca (miejsce jej przechowywania, dwujęzyczność tekstu, potwierdzenie posługiwania się przez cudzoziemca językiem polskim).
Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:
- Które z wytwarzanych przez pracodawcę dokumentów wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej?
- Jakie praktyczne znaczenie mają przymioty odnoszące się do dokumentacji pracowniczej - poufności, integralności, kompletności oraz dostępności?
- W jakich przypadkach pracodawca ma obowiązek, a kiedy nie powinien kontynuować prowadzenia dokumentacji pracowniczej przy ponownym zatrudnieniu pracownika?
- W jakich w przypadkach pracodawca będzie musiał przechowywać dokumentację pracownicza dłużej niż 10 lat?
- Jak pogodzić różne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej  z ponownym nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracownikiem po wejściu w życie zmian?
- W stosunku do których pracowników pracodawca musi spełnić obowiązek informacyjny w zakresie dokumentacji pracowniczej przy ustaniu stosunku pracy
- Czy wymaganą przepisami informację można umieścić w świadectwie pracy?
- W jakim terminie oraz w jakiej formie pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi kopię dokumentacji pracowniczej?

II. Prowadzenie akt osobowych pracownika po zmianach:
1. Analiza katalogu dokumentów, które pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach osobowych po zmianach z podziałem na części – A,B,C,D.
2. Odpisy i kopie dokumentów – analiza poszczególnych dokumentów wyszczególnionych w rozporządzeniu w kontekście możliwych form przechowywania.
3. Informowanie pracownika o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposobie jej odbioru po upływie okresu przechowywania oraz przy zmianie jej postaci.
4. Miejsce przechowywania dokumentów niewymienionych w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej, np. pracy zdalnej, zaświadczenia z KRK, dokumentu potwierdzającego złożenie ślubowania pracownika samorządowego, dokumentów potwierdzających okres pracy w gospodarstwie rolnym wliczanego do stażu pracy.
5. Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia akt osobowych w postaci elektronicznej.
Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:
- Czy pracodawca ma  obowiązek wyodrębnić w aktach osobowych część D, nawet jeśli pracodawca nie przechowuje w niej żadnego dokumentu?
- Czy inspektor pracy może nałożyć grzywnę za błędy przy prowadzeniu akt osobowych
- Które skierowania i badania lekarskie wstępne należy przechowywać w części A, a które w części B akt osobowych?
- Co zrobić, jeśli w trakcie przeglądania akt osobowych kadrowiec „natknie się” na dokumenty zawierające dane, które kiedyś zostały legalnie pozyskane, a obecnie ich przetwarzanie budzi wątpliwości?
- Czy pracodawca uwzględnia wniosek pracownika o wykonanie kopii akt osobowych prowadzonych od kilkunastu lat
- Czy nadal można żądać wypełnienia kwestionariuszy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie/pracownika pomimo, że nie są przewidziane w przepisach wykonawczych?

III. Dokumentacja związana z czasem pracy po zmianach:
1. Okres przechowywania poszczególnych dokumentów.
2. Elementy, jakie powinna zawierać ewidencja czasu pracy.
3. Wniosek pracownika o udzielenie zwolnienia w celu załatwienia spraw osobistych. 
4. Postać, w których pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację związaną z czasem pracy.
5. Ewidencjonowanie zdarzeń związanych ze stosunkiem pracy.
6. Dokumentacja związana ze świadczeniem przez pracownika pracy w godzinach nadliczbowych.
7. Harmonogramy czasu pracy – zasady tworzenia, przekazywania pracownikom, okres przechowywania.
Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:
- Jakie informacje należy umieszczać w ewidencji czasu pracy?
- Na jaki okres tworzyć ewidencję czasu pracy oraz jak długo należy ją przechowywać?
- Komu należy sporządzać harmonogram czasu pracy ?
- Na jaki okres należy tworzyć harmonogram czasu pracy i jak długo należy go przechowywać?
- Czy dopuszczalne jest prowadzenie i przechowywanie części dokumentacji związanej z czasem pracy np. ewidencji czasu pracy w postaci elektronicznej, a części np. wniosków o wyjście prywatne w postaci papierowej?
- Czy po zmianach nadal można prowadzić książkę wyjść prywatnych jako jedynej dokumentacji z tym związanej?
- Czy wnioski o wyjście prywatne muszą być sporządzane w formie pisemnej?
- Gdzie należy przechowywać wnioski pracownika o zwolnienie z tyt. opieki nad dzieckiem?
 

zwiń
rozwiń
Adresaci

Zajęcia skierowane do osób, które na co dzień prowadzą dokumentację związaną ze stosunkiem pracy tj. pracowników działów kadr, pracowników działów prawno-organizacyjnych, kadry kierowniczej.

zwiń
rozwiń
Informacje o prowadzącym

Radca prawny przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Krakowie, doświadczony trener, praktyk zajmujący się na co dzień problematyką prawa pracy, pracownik administracji publicznej, absolwent kierunków: prawo i administracja Uniwersytetu Jagiellońskiego, prelegent na konferencjach naukowych oraz autor publikacji z zakresu prawa pracy.
 

zwiń
rozwiń
Informacje dodatkowe

Cena: 349 zł netto/os. Udział w szkoleniu zwolniony z VAT w przypadku finansowania szkolenia ze środków publicznych.
Wypełnioną kartę zgłoszenia należy przesłać na adres szkolenia@mistia.org.pl lub uzupełnić powyższy Formularz Zgłoszenia do 2 czerwca 2022r.