Forum Pracowników Kadr: Wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy w j.s.t. - regulaminy, porozumienia, procedury, instrukcje. Kryzys epidemiczny, a modyfikacja wewnętrznych regulacji

- wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom (szczególnie uciążliwych ,szkodliwych i niebezpiecznych),
- rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
- wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;
- obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą (zmiany oceny w zw. z COVID-19 !),
- przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników
przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy
- informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników
- informacje o celu, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu
• Uzgadnianie treści regulaminu z partnerami społecznymi
• Publikacja i termin wejścia w życie regulaminu pracy
II. Regulamin wynagradzania
• Postanowienia obligatoryjne regulaminu wynagradzania
• Wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy w zakresie kształtowania wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń ze stosunku pracy u pracodawców samorządowych (kategorie zaszeregowania, stawki, dodatki ).
• Relacja pomiędzy przepisami powszechnie obowiązującymi, a przepisami wewnętrznymi.
• Warunki przyznawania dodatków funkcyjnego i specjalnego
• Wprowadzenie innych dodatków niż wynikające z ustawy o pracownikach samorządowych
• Premie – uznaniowa, regulaminowa, nagrody pieniężne – analiza przykładowych postanowień
• Czy istnieje możliwość regulacji wewnątrzzakładowej w przedmiocie dodatkowego wynagrodzenia rocznego w sferze budżetowej (przesłanki nabycia świadczenia, wysokość świadczenia, terminy wypłaty, składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie naliczenia „trzynastek”, skutki przeniesienia pracowników pomiędzy pracodawcami, wpływ okresów niewykonywania pracy na zachowanie prawa do ,,trzynastki”)?
• Ograniczenia w tworzeniu świadczeń pracowniczych w regulaminie wynagradzania w j.s.t.
• Skutki zmiany postanowień regulaminu wynagradzania/premiowania na niekorzyść pracowników w warunkach kryzysu epidemicznego.
• Pojęcie równego traktowania pracowników w zakresie kształtowania świadczeń pieniężnych
• Uzgadnianie treści regulaminu z partnerami społecznymi
• Publikacja i termin wejścia w życie regulaminu pracy
III. Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
• Zakres przedmiotowy regulaminu zfśs. Najczęstsze błędy, klauzule dyskryminacyjne.
• Wysokość odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2020 r. Czy istnieje możliwość jego kształtowania, rezygnacji z tworzenia Funduszu i wypłacania świadczenia urlopowego?
• Zmiany w zakresie z.f.ś.s. w tzw. „Tarczy 4.0”.
• Plan wydatków Funduszu; korekta w trakcie roku m.in. wynikająca ze zmiennej sytuacji ekonomicznej osób uprawnionych.
• Ustalanie i dokumentowanie sytuacji dochodowej: materialnej, życiowej itp. osób korzystających ze świadczeń socjalnych. Aktualizacja oświadczeń osób uprawnionych m.in. wynikająca ze zmiennej sytuacji ekonomicznej, w przypadku składania oświadczeń raz w roku. Zmiana treści regulaminu
• Zasady procedowania przyznawania świadczeń socjalnych w warunkach ograniczonego lub wyłączonego kontaktu bezpośredniego ciał przedstawicielskich wynikające z zagrożenia epidemiologicznego. Przykładowe postanowienia regulaminu
• Limity zwolnień wypłat z ZFŚS w wynikające z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. z 2017 r. poz.2175) oraz ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 568)
• Uzgadnianie treści regulaminu z partnerami społecznymi
• Publikacja i termin wejścia w życie regulaminu z.f.ś.s.
IV. Postanowienia wewnątrzzakładowe dotyczące praca zdalnej z uwzględnieniem postanowień tzw.”tarczy 4.0”
• Forma i uzasadnienie powierzenia pracownikowi pracy zdalnej, forma świadczenia obowiązków pracowniczych w ramach pracy zdalnej
• Odrębny regulamin, czy treść regulaminu pracy w zakresie pracy zdalnej
• Dokumentowanie pracy zdalnej,
• Polecenie pracy zdalnej, a dokumentacja pracownicza
• Czasokres powierzenia pracy zdalnej (wydłużanie i skracanie)
• Polecenie pracy zdalnej i skutki odmowy wykonania polecenia
• Problematyka okoliczności i uwarunkowań np. brak sprzętu, brak dostępu do internetu lub stabilnego łącza internetowego, warunki mieszkaniowe , stosunki rodzinne itp.
• Miejsce świadczenia pracy zdalnej
• Bezpieczeństwo informacji prze pracy zdalnej – postanowienia procedur bezpieczeństwa
• Praca zdalna, a telepraca i home office
V. Organizacja naboru na wolne stanowiska urzędnicze pracowników samorządowych w warunkach kryzysu epidemicznego. Procedury, regulaminy
• Typowe postanowienia procedury/regulaminu organizacji naboru w j.s.t.
• Czy w związku z ryzykiem związanym z COVID – 19 można odstąpić od naboru na wolne stanowiska urzędnicze?
• Czy można żądać od kandydatów dodatkowych badań lekarskich?
• Nabór, a szczególny reżim sanitarny wynikający z kryzysu epidemicznego ( minimalizacja kontaktu osobistego z kandydatem, postępowanie z dokumentacją przekazywaną przez kandydatów, organizacja testów on-line a reżimy sanitarne organizowania testów w sposób tradycyjny, rozmowa kwalifikacyjna) – modyfikacje treści regulaminu/procedury.
VI. Instrukcje dotyczące rozliczania podróży służbowych
• Znaczenie wewnętrznej regulacji- instrukcji/procedury w zakresie podróży służbowych.
• Polecenie wyjazdu służbowego w dobie kryzysu epidemicznego
• Ograniczenie wyjazdów służbowych w rejony ze zwiększonym ryzykiem zarażenia (inne państwa , krajowe – żółte i czerwone strefy),
• Wybór środka transportu, miejsca noclegu,
• Brak możliwości powrotu z podróży (przedłużenie pobytu w podróży służbowej)
• Problematyka odmowy przez pracownika wyjazdu służbowego
• Przykładowy przedmiot regulacji: diety - dieta krajowa uzależniona od ilości posiłków zapewnionych pracownikom , nocleg ze śniadaniem - problemy praktyczne i możliwe rozwiązania faktyczne, posiłek z kontrahentem, obiad na szkoleniu, obiadokolacja, posiłek zapewniony, ale niespożyty, dieta za podróż służbową krajową w trakcie podróży zagranicznej ,koszty dojazdu – środki komunikacji publicznej , pojazdy nie będące własnością pracodawcy, pozostałe wydatki – zakres uznania przez pracodawcę kosztów np.taxi, dokumentowanie i rozliczanie wydatków - zgoda na użycie samochodu niebędącego własnością pracodawcy, skutki prawne wyjazdu bez polecenia pracodawcy, potwierdzenie odbycia podróży pracownika , skutki przedłużenia przez pracownika pobytu bez związku z realizacją zadania służbowego, skutki nieprawidłowego rozliczenia delegacji ( niezgodnego z prawdą) i nieprawidłowego rozliczenia kosztów podróży służbowej przez pracodawcę, rozliczanie nadgodzin w podróży służbowej itp.
VII. Pozostałe regulacje wewnątrzzakładowe dotyczące bhp – odzież, obuwie, środki ochrony osobistej , refundacja zakupu okularów itp.