Kadry w praktyce. Najczęstsze błędy kadrowe i sposoby rozwiązywania nietypowych problemów

Najczęstsze błędy w działach kadr to błędy w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej. Należą do nich głównie:

• brak lub niekompletność dokumentacji: niekompletne akta osobowe, brak zgód na przetwarzanie danych osobowych lub orzeczeń lekarskich, a także nieaktualizowanie dokumentów w związku ze zmianami prawa pracy,
• błędy w świadectwach pracy,
• nieprawidłowości w naliczaniu wynagrodzeń: błędy w obliczaniu czasu pracy, nadgodzin, a także brakujące lub niewłaściwe naliczanie podatków i składek, co prowadzi do nieprawidłowych wypłat.

Do innego rodzaju błędów spotykanych dość często należy błędne stosowanie procedur i przepisów Kodeksu np. w przypadku zatrudniania czy zwolnień.

• Szkolenie ukierunkowane jest na realne wyzwania kadrowe pojawiające się z chwilą wejścia hybrydowego systemu pracy, pracy zdalnej. a także sprawowania kontroli trzeźwości pracowników.
• Pokażemy jak prowadzić dokumentację kadrową zgodnie z prawem i jakie są konsekwencje błędów kadrowych.
• Na szkoleniu poświęcimy także uwagę problemom dotyczących archiwizacji dokumentacji kadrowej.

• Zapoznasz się z praktyczną wiedzą i nabędziesz umiejętności niezbędne do unikania najczęstszych błędów kadrowych.
• Nauczysz się rozwiązywania niestandardowych problemów pojawiających się w pracy działu kadr.
• Poznasz aktualne przepisy prawa pracy i RODO oraz sposoby wdrażania ich w praktyce.
• Przeanalizujesz z trenerem rzeczywiste przypadki z praktyki oraz sposoby ich skutecznego rozwiązania.

1. Wstęp, podstawowe informacje.

1. Najczęstsze obszary ryzyka w pracy działu kadr.
2. Dlaczego warto wdrażać procedury kontrolne?
3. Skutki błędów kadrowych – odpowiedzialność prawna, finansowa i wizerunkowa.

2. Błędy w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej.

1. Niekompletne akta osobowe – jakie braki występują najczęściej?
2. Nieaktualne formularze, brak aktualizacji dokumentów (np. informacje o warunkach zatrudnienia).
3. Nieprawidłowe przechowywanie dokumentów – błędy i konsekwencje.
4. Rozwiązania: listy kontrolne, regularne audyty dokumentacji, cyfryzacja.

3. Błędy przy zatrudnianiu pracowników.

1. Brak wymaganych dokumentów przy zatrudnieniu.
2. Nieprawidłowo zawarte umowy o pracę – niezgodność z KP.
3. Brak wymaganych szkoleń.
4. Brak ujednolicenia procesu rekrutacji.
5. Rozwiązanie: ustandaryzowany proces zatrudniania, checklisty i szkolenia onboardingowe.

4. Błędy w dokumentowaniu przebiegu zatrudniania.

1. Aneksy i zmiany warunków pracy bez podpisu pracownika.
2. Nieprawidłowe lub brakujące ewidencje czasu pracy.
3. Błędy w dokumentowaniu kar i nagród.
4. Problemy z dokumentacją kontroli trzeźwości.
5. Rozwiązanie: cyfrowe systemy ewidencji, bieżące aktualizacje dokumentacji, szkolenia dla przełożonych.

5. Nietypowe przypadki i błędy w przy rozwiązaniu stosunku pracy.

1. Zwolnienie dyscyplinarne w niejasnych okolicznościach.
2. Zwolnienie bez uzasadnienia lub bez zachowania formy pisemnej.
3. Naruszenie okresów wypowiedzenia.
4. Zwolnienia grupowe.
5. Braki lub błędy w świadectwach pracy.
6. Rozwiązanie: standardowe wzory dokumentów, konsultacje prawne, procedura wydawania świadectw pracy.

6. Praca zdalna, hybrydowa i inne nietypowe formy zatrudnienia.

1. Brak aneksu określającego miejsce i warunki pracy zdalnej.
2. Niezgodne z Kodeksem Pracy (KP) zastępowanie umowy o pracę umowami cywilnoprawnymi.
3. Brak rozliczenia kosztów pracy zdalnej i brak procedur nadzoru.
4. Rozwiązanie: polityka pracy zdalnej, ewidencja i kontrola.

7. RODO w praktyce – najczęstsze uchybienia.

1. Przetwarzanie danych bez podstawy prawnej.
2. Brak klauzul informacyjnych i zgód.
3. Niezabezpieczone dane osobowe w aktach i systemach.
4. Udostępnianie danych bez podstawy – np. rodzinie, innym pracownikom.
5. Rozwiązanie: wewnętrzne procedury RODO, przeglądy uprawnień, szkolenia z ochrony danych.

8. Archiwizacja i niszczenie dokumentów – częste nieprawidłowości.

1. Nieprzestrzeganie terminów przechowywania (mylenie 10 i 50 lat).
2. Nieprawidłowe niszczenie dokumentów – brak protokołu.
3. Brak zabezpieczeń dla dokumentacji elektronicznej.
4. Niewłaściwe oznaczenie akt osobowych.
5. Rozwiązanie: polityka archiwizacji, nadzór nad procesem niszczenia, umowy z firmami zewnętrznymi.

9. Studium przypadków – rozwiązywanie nietypowych problemów.

1. Pracownik zgłasza, że jego dane udostępniono bez zgody – analiza i reakcja.
2. Umowa podpisana po terminie rozpoczęcia pracy – co dalej?
3. Pracownik odmawia podpisu aneksu – jak postępować?

Sekretarze, kierownicy i pracownicy działów kadrowych, specjaliści ds. kadrowych oraz osoby pracujące na stanowiskach związanych z organizacją pracy

Ekspert z wieloletnim doświadczeniem, praktyk, niezależny konsultant, audytor kadrowy, wykładowca Krajowej Szkoły Sądownictwa i Prokuratury. Czynny Koordynator ds. kontroli zarządczej w urzędach i ich jednostkach. Od lat zajmuje się opracowywaniem i wdrażaniem procedur w instytucjach sektora finansów publicznych w tym wdrażania systemu kontroli zarządczej dla sektora publicznego oraz procedur AML. Posiada wszechstronną wiedzę i doświadczenie z zakresu prawa, rachunkowości, ekonomii. Absolwentka studiów podyplomowych Zarządzanie Bezpieczeństwem Informacji, uprawnienia audytora PN-ISO/EIC 27001 – Systemy Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, przeprowadza audyty po kontroli RIO, NIK. Zajmuje się doradztwem, weryfikacją i przeglądem stanu dokumentacji prawno-pracowniczej pod kątem zgodności z przepisami prawa powszechnie obowiązującego. Przygotowuje propozycje kompleksowych rozwiązań zmierzające do poprawy funkcjonowania jednostki. Jako głos doradczy i ekspert na co dzień rozwiązuje nietypowe problemy z praktyki przedsiębiorstw i urzędów.