Zmiany w kodeksie pracy w 2023 roku. Nowy zakres dokumentacji pracowniczej, postanowień w regulaminach, procedurach i politykach – omówienie przykładowych dokumentów

W dniu 1 grudnia 2022 r. Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy m.in. w zakresie kontroli trzeźwości i wprowadzenia na stałe możliwości wykonywania pracy w ramach pracy zdalnej. Wprawdzie proces legislacyjny nie został zakończony, ale uchwalone zmiany mają szansę wejść w życie na początku 2023 roku. 

Zapraszamy na szkolenie, podczas którego zostaną omówione zarówno w/w, jak i inne projektowane zmiany w Kodeksie pracy wynikające z wdrażanych dyrektyw UE. Udział w szkoleniu umożliwi uczestnikom szybsze opanowanie zakresu wprowadzanych zmian już na etapie procesu legislacyjnego. Zdecydowaną korzyścią uczestnictwa w szkoleniu jest gotowość do wdrożenia procedur, polityk i dokumentów w obliczu znacznej ilości nowych rozwiązań prawnych i z reguły krótkiego terminu ich wejścia w życie. Materiały przygotowane przez eksperta zawierają odniesienie do wdrażanych dyrektyw UE, które powinny być w najbliższym czasie będą implementowane do naszego systemu prawnego, a także rozwiązań prawnych w zakresie pracy zdalnej, jak i możliwości kontroli przestrzegania przez pracowników obowiązku trzeźwości.

Zakres szkolenia, oprócz części merytorycznej zakłada również omówienie przykładowych wzorów dokumentów – opracowanych przez eksperta - do potrzeb danego pracodawcy.

- praktyczne ujęcie konsekwencji projektowanych zmian w Kodeksie pracy,

- ilustracja przypadków, z którymi mogą spotkać się służby kadrowe w związku z nowelizacją przepisów Kodeksu pracy,

- dostęp do edytowalnych przykładów dokumentów i możliwość otrzymania uzupełnionych materiałów szkoleniowych, w razie istotnych zmian projektowanych aktów prawnych, w toku prac legislacyjnych,

- kontakt z wykładowcą po szkoleniu (szczególnie w razie problemów interpretacyjnych po zmianie przepisów). 

1. Skutki wprowadzenia do Kodeksu pracy możliwości kontroli przez pracodawców obowiązku trzeźwości lub obecności w organizmie pracowników innych substancji działających do alkoholu

• przykład zapisów w regulaminie pracy,
• obowiązek informacyjny pracodawcy,
• rejestrowanie wyników badań trzeźwości w dokumentacji pracowniczej.

2. Wprowadzenie w Kodeksie pracy zasad pracy zdalnej

• telepraca, a praca zdalna regulowana w ramach specustawy covidowej,

• nowa definicja pracy zdalnej,

• różnice i podobieństwa pracy zdalnej wg zmian do Kodeksu pracy, a telepracy i pracy zdalnej (COVID -19),
• zakaz wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę w niektórych przypadkach odmowy pracownika lub zaprzestania wykonywania pracy zdalnej, 
• określenie obowiązków pracodawcy w przypadku pracy zdalnej,
• określenie możliwości i przesłanek ustalania wysokości takiego ekwiwalentu lub ryczałtu w związku z kosztami ponoszonymi przez pracownika przy pracy zdalnej,
• wyłączenie z opodatkowania kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, pokrywanych przez pracodawcę,
• określanie zasad ochrony danych przez pracodawcę, podobnie jak przy telepracy przeprowadzenia – w miarę potrzeb – instruktażu i szkolenia, 
• możliwość kontroli pracownika w miejscu świadczenia pracy zdalnej,
• ograniczenie niektórych obowiązków pracodawcy z zakresu bezpieczeństwo i higiena pracy,

• wyłączenie niektórych prac z możliwości organizowania ich w formie zdalnej.

3. Dokumentacja pracownicza w zakresie pracy zdalnej

• postanowienia umowy o pracę lub aneksu o pracę zdalną,
• regulamin pracy zdalnej,
• polecenie wykonywania pracy zdalnej (pracodawcy),
• wniosek każdej o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, 

• zgłoszenie wypadku podczas pracy zdalnej, zasady dokonania oględzin miejsca wypadku,

• wniosek o pracę zdalną „okazjonalną” (+ odpowiedź pracodawcy).

4. Konsekwencje projektowanych zmian Kodeksu pracy w wyniku implementacji do Kodeksu pracy

a) postanowień dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz. Urz. UE. L Nr 186, str. 105). Zakres omawianych zmian obejmie w szczególności:

• Nowe postanowienia umowy o pracę na okres próbny. Jak optymalnie skonstruować treść takiej umowy?
• Rozszerzenie treści umowy o pracę i informacji dodatkowej o warunkach zatrudnienia. Przykładowy zapis informacji dodatkowej do umowy o pracę u pracodawcy z regulaminem pracy lub z obwieszczeniem.
• Co może stanowić, a co nie stanowi naruszenia przez pracodawcę ustawowych gwarancji w zakresie prawa pracownika do równoległego zatrudnienia?
• Jak odpowiedzieć na wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy?
• Wniosek pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na okres próbny o podanie przez pracodawcę przyczyny wypowiedzenia umowy (+ odpowiedź pracodawcy).
• Polityka szkoleniowa pracodawcy po nowemu. Czy zawsze pracodawca musi zapewnić pracownikowi nieodpłatne szkolenie zaliczane do czasu pracy?

b) postanowień dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz. Urz. UE. L. Nr 188, str. 79). Zakres omawianych zmian obejmie w szczególności:

• Urlop rodzicielski – nowy wymiar, wymagania formalne, zasady korzystania, przepisy przejściowe,
• Wprowadzenie urlopu opiekuńczego – zasady, wymiar, wymagania formalne. Czy można weryfikować wniosek pracownika?
• Wprowadzenie zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych. Co powinien zawierać wniosek pracownika?
• Rozszerzenie zasad elastycznej organizacji pracy w przypadku indywidualnych potrzeb pracownika sprawującego opiekę na dzieckiem. W jakich przypadkach mamy do czynienia z elastyczną organizacją pracy? Jak rozpatrzyć wniosek o elastyczną organizację pracy? Od czego zależy ewentualna decyzja odmowa pracodawcy? (przykład odmowy),
• Urlop ojcowski – skrócenie terminu wykorzystania urlopu,
• Ograniczenia dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej,
• Nowy zasady trwałości stosunku pracy kobiet w ciąży i osób korzystających z uprawnień wynikających z funkcji rodzicielskiej.

5. Wprowadzenie obowiązku uzasadnienia wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony, konsultacji związkowej oraz możliwości ubiegania się o przywrócenie do pracy – także w przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony -(przykład dokumentacji)

6. Nowe zasady korzystania z przerw w pracy,

7. Skutki nowelizacji Kodeksu pracy w zakresie odpowiedzialności pracodawcy za wykroczenia przeciwko prawom pracownika – nowe kategorie wykroczeń w Kodeksie pracy (kazusy),

8. Konsekwencje projektowanych zmian w Kodeksie pracy w innych ustawach m.in. w Karcie Nauczyciela, ustawie o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej, ustawie o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Osoby stosujące przepisy prawa pracy: pracownicy działów kadr i płac, pracownicy działów prawno-organizacyjnych, sekretarze oraz pracodawcy, kadra zarządzająca i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych, przedstawiciele organizacji związkowych.

Prawnik, absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Gdańskiego i studiów podyplomowych w zakresie prawa pracy na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. W latach 1994-2007 zawodowo związany z Państwową Inspekcją Pracy (nadinspektor pracy w Sekcji Informacji i Promocji Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku). Stały współpracownik Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego w zakresie szkoleń dotyczących prawa pracy. Od 2010 roku wykładowca przedmiotu: prawna ochrona pracy na studiach podyplomowych (Politechnika Gdańska – Wydział Zarządzania i Ekonomii).