Elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Zasady wdrażania, sposób pracy w EZD, obsługa dokumentu papierowego i elektronicznego

Pracownicy administracji publicznej odpowiedzialni za zarządzanie dokumentacją w urzędzie a także zainteresowani poznaniem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, sposobu pracy w EZD oraz postępowania z dokumentacją w wersji papierowej i elektronicznej.

rozwiń

Cele i korzyści

Przekazanie praktycznej wiedzy na temat Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Zapoznanie uczestników z aspektami wdrażania systemu klasy EZD oraz metodami pracy kancelaryjnej w systemie tradycyjnym i w systemie klasy EZD oraz obsługi dokumentów papierowych i elektronicznych.

Pozyskanie wiedzy o przepisach prawa i rządowych dokumentach strategicznych dotyczących zarządzania dokumentacją oraz o obowiązujących systemach kancelaryjnych (EZD i system tradycyjny). Zapoznanie się z metodyką postępowania z dokumentacją bieżącą i archiwalną w systemie EZD i w systemie tradycyjnym. Nabycie umiejętności w zakresie przygotowania podmiotu publicznego do wdrożenia systemu EZD oraz co do oceny, czy dany system spełnia wymagania dla systemu EZD. Pozyskanie wiedzy o tym jak rozróżniać systemy EZD od systemów dziedzinowych.

rozwiń

Informacje o prowadzącym

Doktor nauk humanistycznych, archiwista-praktyk, ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, funkcjonowania archiwów, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, porządkowania dokumentacji; doświadczony trener oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”, współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Wydawnictwo C.H.Beck, 2018).

rozwiń

Program

Wprowadzenie do współczesnego zarządzania dokumentacją:
- współczesne systemy kancelaryjny,
- obowiązek prawny w zakresie dokumentowania i archiwizacji przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw,
- systemy wykonywania czynności kancelaryjnych – system tradycyjny, Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, systemy dziedzinowe,
- wskazywanie podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz wyjątków – aspekty prawne i praktyczne,
- pojęcie dokumentu, pisma, sprawy, teczki.
Wdrażanie systemów klasy EZD:
- wymagania wobec systemów klasy EZD,
- wdrażanie systemów klasy EZD,
- rozwijanie funkcjonalności systemów klasy EZD i integracja z innymi systemami.
Zasady pracy kancelaryjnej w ramach Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją oraz w systemie tradycyjnym ze wspomaganiem systemu klasy EZD:
- przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów w różnej postaci,
- tworzenie i obsługa składów (chronologicznych i informatycznych nośników danych),
- zasady dekretacji, w tym dekretacji zastępczej,
- obsługa sprawy elektronicznej i sprawy tradycyjnej,
- tworzenie pism i ich akceptacja,
- wysyłanie pism w różnej postaci i różnymi drogami komunikacji (ePUAP, e-mail, operator pocztowy, kurier, portal).
Składy – organizacja, zarządzanie i obsługa:
- gdzie i ile składów zorganizować,
- jak zarządzać pismami w składach – w zależności od prowadzonych spraw,
- obsługa pudeł i informatycznych nośników danych.