Forum Sekretarzy: Jak prawidłowo wdrażać EZD w jednostce? Kluczowe zagadnienia przy wprowadzaniu EZD

• Powszechnie wiadomo, że jednostki administracji publicznej zobligowane są do wdrożenia i faktycznego korzystania od 2026 roku z systemów teleinformatycznych klasy EZD, w których gromadzona, tworzona, przechowywana powinna być dokumentacja, a tym samym realizowany będzie precyzyjnie i formalnie określony proces kancelaryjny. W systemach klasy EZD ma odbywać się kompleksowe, czyli od A do Z, zarządzanie dokumentacją Wybrane przez podmiot systemy powinny być zintegrowane z systemami zewnętrznymi oraz dziedzinowymi używanymi w administracji publicznej. Motywacją dla zintensyfikowania prac nad elektronicznym zarządzaniem dokumentacją jest nakaz wdrożenia w 2024 r. E-doręczeń, które staną się obligatoryjnym elementem przy wpływach i wysyłce przesyłek.  Zmiana biurowości w jednostce wymaga zaangażowania wszystkich struktur organizacyjnych Urzędu i wiąże się z szeregiem zmian, a także nowych rozwiązań. Należy przy tym pamiętać, że prowadzenie dokumentacji elektronicznej w państwowych i samorządowych podmiotach nie jest dowolne i uznaniowe lecz ustawowo określone. Obieg dokumentacji musi odbywać się przy wykorzystaniu zunifikowanych narzędzi kancelaryjno-archiwalnych. Trzeba zaznaczyć, że postępowanie z dokumentacją jest i nadal będzie poddawane tak kontrolom służby archiwalnej, jak i jednostek nadrzędnych i nadzorujących. Za utratę, ukrycie, zniszczenie, czy nienależyte prowadzenie dokumentów grożą kodeksowe sankcje.
• Podczas sesji odpowiemy na kluczowe pytania takie jak: Od czego zacząć? Kto ma się tym zająć? Ile to potrwa i jakie są ramy czasowe? Jak proces będzie praktycznie wyglądał? Jakie niesie ryzyka i konsekwencje?, a także: Kto i w jakim zakresie odpowiada za dokumentację?
• Szczegółowo przeanalizujemy aspekt praktyczny wdrażania EZD. Dlatego odpowiedzi na pytania oparte będą nie tylko na przepisach prawnych, ale także doświadczeniu i wiedzy o rzeczywistych problemach zdobytych w trakcie szeregu spotkań, konsultacji, warsztatów i audytów w podmiotach, które zdecydowały się wprowadzić elektroniczne zarządzanie dokumentacją.

• Powołanie Zespołu ds. wdrożenia systemu EZD.
• Powołanie w każdej komórce organizacyjnej koordynatora wdrożenia systemu, odpowiedzialnego za przebieg prac w wydziale/ oddziale/departamencie.
• Poznawanie i testowanie systemu pod kątem funkcjonalności niezbędnych do wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie.
• Przeprowadzenie inwentaryzacji rodzajów spraw pod kątem wskazania wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.
• Opracowanie procedur wewnętrznych określających w szczególności:
- Wewnętrzne procesy przebiegu dokumentów,
- Obsługa przesyłek wpływających
- Postępowanie z korespondencją wewnętrzną,
- Zakres pomocniczego korzystania z EZD w sprawach prowadzonych tradycyjnie
- Zasady obsługi składu chronologicznego,
- Archiwizacja i zarządzanie zasobem archiwum zakładowego.
- Przeszkolenie pracowników z nowego, elektronicznego sposobu dokumentowania prowadzenia i rozstrzygania spraw.

Udział w pracach Forum to jedna ze ścieżek rozwoju osobistego, jakże niezbędnego aby profesjonalnie realizować swoje obowiązki. To także możliwość wymiany doświadczeń pomiędzy pracownikami jst zajmującymi się tą samą tematyką w innej jednostce w województwie. Zachęcamy do współpracy Państwa współpracy, zrzeszenia się w ramach Forum i udziału organizowanych szkoleniach.

Szczegółowe informacje dotyczące Forum znajdujące się w serwisie www FRDL w zakładce Forum Sekretarzy

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.