Instrukcja kancelaryjna i Elektroniczne Zarządzanie Dokumentem w świetle praktyk wykorzystywania systemu EZD

• Celem sesji będzie poruszenie kwestii związanych z Elektronicznym Zarządzaniem Dokumentem w świetle praktyk wykorzystywania systemu EZD jako systemu wspomagającego system tradycyjny, a w szczególności : zasady prowadzenia korespondencji dwutorowej : tradycyjnej i elektronicznej w jednej sprawie, zalety i wady elektronicznego obiegu i obiegu papierowego, problemy z terminowością załatwianych spraw za pośrednictwem ePUAPu a UPO – kwestia związana z powtarzającymi się awariami systemu.
• Omówimy problemy w obiegu korespondencji jakie pojawią się (bądź czy się pojawią) z chwilą wejścia w życie ustawy o e-doręczeniach i związanych z tym zmianach w postępowaniach administracyjnych i podatkowych z tym związanych. Według pomysłu ustawodawcy usługa e- doręczenia umożliwi otrzymywanie i wysyłanie korespondencji pomiędzy obywatelami a administracją publiczną drogą elektroniczną, bez konieczności korzystania papierowej wersji dokumentów. Każdy podmiot, obywatel i przedsiębiorca będzie miał jeden adres do kontaktu z administracją, a wraz z nim odpowiednio zabezpieczoną skrzynkę e-doręczeniową. Wysłana tą drogą korespondencja trafi prosto do adresata, a na potwierdzenie tej czynności zostaną wystawione dowody – odpowiednio wysłania i otrzymania. Wszystkie adresy podmiotów publicznych znajdą się w Bazie Adresów Elektronicznych. Docelowo e-doręczenia będą wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym. Cała korespondencja podmiotów publicznych nadawana będzie w formie elektronicznej – przy pomocy publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej, świadczonych przez operatora wyznaczonego.

Celem rozważań podczas sesji jest ujednolicenie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie, zapoznanie ze zmianami dokonującymi się aktualnie w tym zakresie oraz zapoznanie z przepisami instrukcji kancelaryjnej przede wszystkim w zakresie:

a. najważniejszych definicji/określeń użytych w instrukcji,
b. rejestracji wpływów do Urzędu,
c. znakowania spraw,
d. sposobu rejestracji spraw w tym:
• prowadzenie spisu spraw, zakładania teczek aktowych, prowadzenie teczek zbiorczych, przedmiotowych i podmiotowych – ich praktyczne stosowanie,
e. elementów jakie powinno zawierać pismo załatwiające sprawę oraz egzemplarz a/a), stosowanie formuły „otrzymują/do wiadomości”,  
f. postępowania z przesyłkami wpływającymi do Urzędu w postaci elektronicznej:
• przesyłki wpływające do Urzędu na informatycznym nośniku danych, drogą poczty elektronicznej, e-PUAP,
g. stosowania pieczęci w Urzędzie,
h. dekretacji,
i. akceptacji wielostopniowej,
j. jednolitego rzeczowego wykazu akt:
• budowa i praktyczne stosowani),
k. archiwizacji dokumentacji zakończonej, standardy porządkowania, ewidencjonowania, technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych,
l. przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a stosowanie instrukcji kancelaryjnej , w szczególności w części dotyczącej Jednolitego rzeczowego wykazu akt i kwalifikator dokumentacji tj.:
• budowa wykazu akt, podstawowe zasady rozbudowy / zmian w wykazach akt, kwalifikator dokumentacji jako forma uzupełnienia wykazu akt,
m. nadzoru nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych,
n. ochrona danych osobowych w archiwach.

Były wieloletni pracownik Urzędu Wojewódzkiego – zastępca kierownika Oddziału Kontroli. Od 2009 roku pracowała na stanowisku Kierownika Referatu Organizacyjnego Urzędu Miasta w Białymstoku, gdzie obecnie piastuje stanowisko Zastępcy Dyrektora Departamentu Organizacyjnego i Nadzoru. W Urzędzie Miejskim między innymi odpowiadała za wdrożenie nowej instrukcji kancelaryjnej. W ramach obowiązków, na co dzień zajmuje się kontrolą przestrzegania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników Urzędu oraz obiegu dokumentów w urzędzie w tym obiegu elektronicznego, nadzorem nad Kancelarią Ogólną Urzędu oraz nadzorem nad Archiwum Zakładowym Urzędu. W ramach nadzoru najmuje się też zadaniami związanymi z organizacją Urzędu (regulaminy, procedury, informacja publiczna, zarządzenia, interpelacje radnych itp.) W związku z powierzonymi zadaniami przeprowadza systematycznie szkolenia urzędników z zakresu realizacji zadań związanych z obiegiem dokumentów i stanowi wsparcie dla koordynatora czynności kancelaryjnych, będącego kierownikiem tegoż Archiwum. Wykładała w Wyższej Szkole Administracji Publicznej w Białymstoku w zakresie kontroli w administracji publicznej oraz wiedzy na temat instrukcji kancelaryjnej jednostek administracji publicznej (tej dotyczącej materiałów jawnych, jak też kancelarii tajnych, ochrony danych osobowych oraz dostępu do informacji publicznej), obecnie prowadzi zajęcia z instrukcji kancelaryjnej na Uniwersytecie w Białymstoku w ramach studiów podyplomowych z zakresu administracji publicznej.