Instrukcja kancelaryjna i JRWA. Obieg i archiwizacja dokumentów w urzędzie.

Podczas szkolenia omówimy zasady prowadzenia dokumentacji w urzędzie zarówno w systemie tradycyjnym (papierowym) jak również tradycyjnym, przy wsparciu systemów elektronicznych a także wyłącznie elektronicznego obiegu. Pozwoli to na dostrzeżenie wad i zalet systemu EZD oraz systemu tradycyjnego oraz umożliwi przygotowanie się do nieuchronnych zmian w tym zakresie. Ważnym elementem szkolenia będzie kwestia zakładania spraw, w tym podteczek, teczek przedmiotowych, podmiotowych czy zbiorczych, opisywanie teczek, w których przechowywana jest dokumentacja, prowadzenia spisu spraw, czy po prostu kwalifikowanie co jest sprawą, co nią nie jest, co zrobić z e-mailem, zwykłym listem czy przesyłką elektroniczną. Szkolenie z instrukcji kancelaryjnej jest istotne zarówno dla koordynatorów czynności kancelaryjnych w urzędzie, jak i nowych pracowników. Służy m.in. przygotowaniu prowadzonej dokumentacji do przekazania jej do archiwum zakładowego. Ze względu na zmiany w przepisach prawnych na szkoleniu omówione zostaną sprawy związane z e-doręczeniami, archiwizacją dokumentacji pracowniczej, jak też ochrony danych osobowych, będących w dyspozycji archiwum zakładowego i obowiązkach osób prowadzących archiwa.

• Poznanie czynności kancelaryjnych w urzędzie.
• Ujednolicenie ich wykonywania, zapoznanie pracowników ze zmianami dokonującymi się aktualnie w tym zakresie.
• Zapoznanie pracowników urzędu z przepisami instrukcji kancelaryjnej.
• Omówienie zasad postępowania z dokumentacją zakończoną, standardy porządkowania i ewidencjonowania oraz przekazywania do archiwów państwowych.
• Analiza realizacji czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym wspomaganym elektronicznie lub w EZD.

I. Podstawowe przepisy Instrukcji kancelaryjnej.

1. Najważniejsze definicje/określenia użyte w instrukcji.
2. Rejestracja wpływów do urzędu.
3. Znakowanie spraw.
4. Sposób rejestracji spraw (w tym prowadzenie spisu spraw, zakładania teczek aktowych, prowadzenie teczek zbiorczych, przedmiotowych i podmiotowych – ich praktyczne stosowanie).
5. Elementów pisma załatwiającego sprawę oraz egzemplarz a/a), stosowanie formuły „otrzymują/do wiadomości”.
6. Postępowanie z przesyłkami wpływającymi do urzędu w postaci elektronicznej (przesyłki wpływające do urzędu na informatycznym nośniku danych, drogą poczty elektronicznej, e-PUAP).
7. Stosowanie pieczęci w urzędzie.
8. Dekretacja.
9. Akceptacja wielostopniowa.
10. Jednolity rzeczowy wykaz akt (budowa i praktyczne stosowanie).
11. Archiwizacja dokumentacji zakończonej, standardy porządkowania, ewidencjonowania, technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych.
12. Przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a stosowanie instrukcji kancelaryjnej, w szczególności w części dotyczącej jednolitego rzeczowego wykazu akt i kwalifikator dokumentacji tj.: budowa wykazu akt, podstawowe zasady rozbudowy/zmian w wykazach akt, kwalifikator dokumentacji jako forma uzupełnienia wykazu akt.
13. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych.
14. Ochrona danych osobowych w archiwum zakładowym.
15. E-doręczenia.

II. Elektroniczne Zarządzanie Dokumentem w świetle nowych praktyk wykorzystywania systemu EZD jako systemu wspomagającego system tradycyjny.

1. Zasady korespondencji dwutorowej: tradycyjnej i elektronicznej w jednej sprawie.
2. Elektroniczny obieg a obieg papierowy.
3. Wykorzystanie ePUAP -u w elektronicznej skrzynce podawczej oraz podpisu elektronicznego.
4. Potwierdzanie za zgodność dokumentów elektronicznych oraz weryfikacja podpisu elektronicznego, stosowanie pieczęci w tym zakresie.
5. Problemy z terminowością załatwianych spraw za pośrednictwem ePUAP -u a UPO – (tematyka związana z powtarzającymi się awariami systemu).

III. Zmiany w przepisach Kodeksu Pracy dotyczące czynności kancelaryjnych.

Pracownicy kancelarii i sekretariatów, działów organizacyjnych, koordynatorów czynności kancelaryjnych, osoby odpowiedzialne za dokumentację w podmiotach prowadzących archiwa zakładowe i składnice akt w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych.

Były wieloletni pracownik Urzędu Wojewódzkiego – zastępca kierownika Oddziału Kontroli. Od 2009 roku pracowała na stanowisku Kierownika Referatu Organizacyjnego Urzędu Miasta w Białymstoku, gdzie obecnie piastuje stanowisko Zastępcy Dyrektora Departamentu Organizacyjnego i Nadzoru. W Urzędzie Miejskim między innymi odpowiadała za wdrożenie nowej instrukcji kancelaryjnej. W ramach obowiązków, na co dzień zajmuje się kontrolą przestrzegania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników Urzędu oraz obiegu dokumentów w urzędzie w tym obiegu elektronicznego, nadzorem nad Kancelarią Ogólną Urzędu oraz nadzorem nad Archiwum Zakładowym Urzędu. W ramach nadzoru zajmuje się też zadaniami związanymi z organizacją Urzędu (regulaminy, procedury, informacja publiczna, zarządzenia, interpelacje radnych itp.). Przeprowadza systematycznie szkolenia urzędników z zakresu realizacji zadań związanych z obiegiem dokumentów i stanowi wsparcie dla koordynatora czynności kancelaryjnych. Wykładała w Wyższej Szkole Administracji Publicznej w Białymstoku w zakresie kontroli w administracji publicznej oraz wiedzy na temat instrukcji kancelaryjnej jednostek administracji publicznej.