Jak przygotować jednostkę do pracy w EZD? Szkolenie wprowadzające do wykonywania czynności kancelaryjno-archiwalnych w systemach teleinformatycznych

Przyjęta w formie krajowych strategii rozwojowych transformacja cyfrowa Państwa i społeczeństwa ma zmienić biurowość polskich urzędów z papierowej w elektroniczną. Wiąże się to niewątpliwie z przemianą organizacji (urzędu, jednostki organizacyjnej) i jej kultury pracy w nowy podmiot wykorzystujący maksymalnie technologie cyfrowe we wszystkich sferach swej działalności. Jednostki administracji publicznej zobligowane będą powszechnie do wdrożenia i faktycznego korzystania od 2026 roku z systemów teleinformatycznych klasy EZD, w których gromadzona, tworzona, przechowywana powinna być dokumentacja, a tym samym realizowany będzie precyzyjnie i formalnie określony proces kancelaryjny. Oznacza to, że wybrany przez Urząd system klasy EZD (np. EZD RP) ma pozwolić na kompleksowe zarządzanie, klasyfikację i kwalifikację dokumentacji oraz kompletowanie akt sprawy oraz ich archiwizację. Powinien być on zintegrowany z systemami zewnętrznymi oraz dziedzinowymi używanymi w administracji publicznej. Należy jednocześnie pamiętać, że państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne zobowiązane są prawem archiwalnym do stosowania systemu kancelaryjnego bezdziennikowego opartego na jednolitym rzeczowym wykazie akt, a także obiegu dokumentacji ściśle wg reguł wynikających z instrukcji kancelaryjnych obowiązujących w konkretnym podmiocie. Nie można - prowadząc i obsługując dokumentację elektroniczną - pominąć procedur kancelaryjnych. Należy zaznaczyć, że zagadnienia kancelaryjne, są i nadal bedą poddawane systematycznie prowadzonym kontrolom służby archiwalnej, a także jednostek nadrzędnych i nadzorujących. Zastąpienie papierowej kancelarii elektroniczną nie zwolni jednostek ze stosowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych.

• Zidentyfikowanie i omówienie kluczowych punktów w obiegu informacji i dokumentacji, które bezpośrednio angażują twórców dokumentacji w stosowanie EZD.
• Szkolenie w wersji stacjonarnej to możliwość bezpośredniego kontaktu z ekspertem, praktykiem i wyjątkowa możliwość bieżącego wyjaśniania trudnych zagadnień i problematycznych kwestii.

1. Podstawy formalno-prane do zarządzania dokumentacją w jednostce dające możliwość elektronicznego zarządzania dokumentacją.
2. Omówienie wpływu Ustawy o ochronie danych osobowych na okresy przechowywania, ograniczone przechowywanie, integralność́ i rozliczalność.
3. Potrzeba, czy konieczność zmiany przepisów kancelaryjno-archiwalnych, gdy jednostka przechodzi na EZD?
4. Definicje: system EZD, system tradycyjny, systemy wspomagające, systemy dziedzinowe.
5. Identyfikacja procedur i czynności takich jak: dekretacja i akceptacja I i II rzędu, rozdział przesyłek na stanowiska pracy, współdzielenie sprawy, identyfikacja komórek merytorycznych i współdziałających.
6. Kancelaryjne cechy dokumentacji: rejestrowanie i opis przesyłek i spraw, definiowanie akt spraw i grupowanie dokumentacji nietworzącej akt spraw, konstruowanie identyfikatorów/znaków pism i spraw, zakładanie podteczek/wydzieleń, itp.
7. Różnice w przyjmowaniu i wysyłce przesyłek w postaci tradycyjnej lub elektronicznej.
8. Case study: postępowanie z dokumentacją przekazaną ePUAPem.
9. Definiowanie narzędzi kancelaryjno-archiwalnych, takich jak: przekazywanie dostępu i uprawnień do prowadzonych akt, wycofywanie dokumentacji, jej udostępnianie, brakowanie i usuwanie nieprzydatnych informacji.
10. Postępowanie z dokumentacją spraw zakończonych, składem chronologicznym i składem informatycznych nośników danych w kancelarii/ punktach kancelaryjnych.
11. Pytania od uczestników.
 

Szkolenie skierowane jest do wszystkich osób odpowiedzialnych za zarządzanie dokumentacją, zwłaszcza kierujących pracą komórek organizacyjnych i sekretariatów, koordynatorów czynności kancelaryjnych i archiwistów zakładowych.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.