Kompleksowe zarządzanie dokumentacją w jednostkach administracji publicznej. Normatywy kancelaryjno-archiwalne: jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja kancelaryjna i archiwalna. Przygotowanie do wdrożenia EZD oraz kontroli zewnętrznych

• Każda jednostka administracji publicznej – niezależnie od jej wielkości – ma obowiązek prawny posiadania i stosowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych: instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA). Dodatkowo, w obliczu obowiązkowego wdrożenia EZD do 2028 r. oraz nasilających się kontroli archiwalnych i audytów zewnętrznych, poprawne zarządzanie dokumentacją staje się nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także kluczowym elementem bezpieczeństwa organizacyjnego. Podczas szkolenia:
  • omówimy zasady prowadzenia dokumentacji zgodnie z instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz procedurami archiwalnymi,
  • wskażemy, jak skutecznie przygotować lub zaktualizować normatywy kancelaryjno-archiwalne w jednostce oraz jak je prawidłowo stosować – również w kontekście zmian prawnych, RODO i elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD),
  • szczególną uwagę zwrócimy na praktyczne przygotowanie do kontroli zewnętrznych i audytów, a także wdrożenie EZD.

Szkolenie wzbogacone jest o przykłady, wzory dokumentów oraz analizę rzeczywistych przypadków (casusów), co pozwoli na realne zastosowanie zdobytej wiedzy w codziennej pracy.

• Zdobycie pełnej wiedzy nt. tworzenia, nowelizacji i stosowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych.
• Przygotowanie do wdrożenia Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).
• Praktyczne poznanie zasad obiegu dokumentów, ich klasyfikacji i archiwizacji.
• Zrozumienie wpływu RODO i innych przepisów (np. prawa pracy) na dokumentację.
• Nabycie umiejętności rozpoznawania i minimalizowania ryzyk kancelaryjno-archiwalnych.
• Wymiana doświadczeń oraz analiza rzeczywistych przypadków (case studies).

1.OBOWIĄZKI PRAWNE I NORMATYWY.

• Podmioty zobowiązane do posiadania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i JRWA.
• Rodzaje i znaczenie normatywów kancelaryjno-archiwalnych.
• Różnice między archiwum zakładowym, składnicą akt i registraturą.

2. INSTRUKCJA KANCELARYJNA I ARCHIWALNA.

• Zakres, funkcje, wzory i załączniki.
• Obieg dokumentacji w systemie tradycyjnym i EZD – praktyczne omówienie.
• Rejestracja spraw, znakowanie dokumentacji, dekretacja, redakcja pism, wysyłka.
• Postępowanie z dokumentacją niezakończoną oraz w przypadku reorganizacji jednostki.

3. JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT (JRWA).

• Jak stworzyć jednolity i zgodny z wymogami wykaz akt?
• Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji – kategorie archiwalne A, B, BE.
• Standardy NDAP z 2023–2025 r.
• Przykłady nowelizacji JRWA w związku z RODO, PPK, projektami UE i zmianami prawnymi.

4. ARCHIWIZACJA I EWIDENCJA DOKUMENTACJI.

• Zasady prowadzenia spisów spraw, zdawczo-odbiorczych, dokumentacji do brakowania.
• Przekazywanie akt do archiwum zakładowego.
• Wzorcowe formularze i ich zastosowanie.
• Odpowiedzialność pracowników za dokumentację – również w kontekście Kodeksu karnego.

5. WDRAŻANIE I MONITOROWANIE PROCEDUR.

• Jak wdrażać procedury kancelaryjno-archiwalne krok po kroku?
• Kto odpowiada za poszczególne etapy?
• Powołanie zespołu EZD i wyznaczenie liderów ds. dokumentacji.
• Jak przygotować się do audytu lub kontroli archiwalnej?

6. ZAGROŻENIA I NIEPRAWIDŁOWOŚCI.

• Najczęstsze błędy i ryzyka – jak ich unikać?
• Przykłady nieprawidłowości z praktyki kontroli.
• Kontrola zewnętrzna i co może wykazać.

7. E-DOKUMENTACJA I E-DORĘCZENIA.

• Nowe wyzwania: e-doręczenia, cyfryzacja, nośniki informatyczne.
• Praktyczne zasady znakowania i archiwizacji dokumentacji cyfrowej.

8. PANEL DYSKUSYJNY I CASE STUDIES.

• Analiza rzeczywistych przypadków z jednostek publicznych.
• Konsultacje z ekspertem, pytania uczestników.

• pracownicy kancelarii, archiwów zakładowych, działów organizacyjnych,
• osoby odpowiedzialne za dokumentację i jej obieg,
• koordynatorzy wdrażania EZD,
• kadra zarządzająca w administracji publicznej.

specjalista ds. zarządzania dokumentacją, doktor nauk humanistycznych z zakresu historii najnowszej i archiwistyki, biegły sądowy, pracowała w administracji państwowej, prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o czasie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.