Kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia. Kwalifikacyjny dla archiwistów zakładowych

• W ramach kursu zrealizowane będą praktyczne ćwiczenia dla uczestników
• Czterodniowy kurs zostanie zakończony końcowym testem kwalifikacyjnym

• Zapoznanie uczestników z aktualnym porządkiem prawnym w zakresie postępowania z dokumentacją w jednostce, ze szczególnym uwzględnieniem zmian w ustawie archiwalnej.
• Zdobycie wiedzy na temat procesów kancelaryjno-archiwalnych i obowiązującego systemu kancelaryjnego.
• Zdobycia i podniesienie kwalifikacji zawodowych niezbędnych do prowadzenia archiwów zakładowych i składnic akt w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych (wymóg posiadania kursu określają normatywy kancelaryjno-archiwalne).
 

DZIEŃ 1 – 14 lutego 2023 r.

1. Podstawy prawne zarządzania dokumentacją: (ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej, akty prawne wydane na podstawie ustawy archiwalnej).
2. Słowniczek kancelaryjno-archiwalny (podstawowe pojęcia kancelaryjno-archiwalne):
• archiwum zakładowe – składnica akt;
• koordynator czynności kancelaryjnych – archiwista zakładowy;
• materiały archiwalne – dokumentacja niearchiwalna;
• system kancelaryjny dziennikowy- system kancelaryjny bezdziennikowy;
• rejestr korespondencji – rejestr kancelaryjny;
• rodzaje dokumentacji współczesnej itp.
3. Normatywy kancelaryjno-archiwalne regulujące postępowanie z dokumentacją w danej jednostce organizacyjnej (zakres przedmiotowy i znaczenie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji archiwalnej).
4. Archiwalne bazy danych oraz zapoznanie się z zawartością stron internetowych jednostek polskiej sieci archiwalnej.

DZIEŃ 2 – 15 lutego 2023 r.

1. Czynności kancelaryjne w jednostce:
• obieg dokumentacji: wpływ i rejestracja korespondencji,
• dekretacja, tworzenie akt spraw,
• kompletowanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych.
2. Zasady redagowania pism urzędowych.
• Ćwiczenia praktyczne- tworzenie, znakowanie i rejestrowanie korespondencji.
3. Obowiązki komórek organizacyjnych w stosunku do dokumentacji zakończonej. Przygotowanie teczek rzeczowych do przekazania do archiwum zakładowego.
4. Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności lub reorganizacji jednostki organizacyjnej.

DZIEŃ 3 – 16 lutego 2023 r.

1. Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji. Kryteria wartościowania dokumentacji. Konstrukcja i znaczenie jednolitego rzeczowego wykazu akt.
• Ćwiczenia praktyczne z wykorzystaniem wykazów akt.
2. Organizacja archiwum zakładowego lub składnicy akt. Lokal i zasady rozmieszczania dokumentacji w magazynach archiwalnych. Prawa i obowiązki archiwisty zakładowego.
3. Zasób archiwalny i środki ewidencyjne dokumentacji (rodzaje spisów zdawczo - odbiorczych, druki i formularze archiwalne). Konstrukcja sygnatury archiwalnej i rola wykazu spisów zdawczo-odbiorczych.
• Ćwiczenia praktyczne - sporządzenie przykładowej ewidencji w formie spisu zdawczo-odbiorczego.
4. Udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym (wypożyczenia na potrzeby wewnętrzne, kwerendy archiwalne). Procedura wycofania dokumentacji z archiwum.

DZIEŃ 4 – 17 lutego 2023 r.

1. Porządkowanie dokumentacji:
• etapy prac porządkowych,
• przynależność zespołowa,
• segregacja i systematyzacja,
• spis teczek rzeczowych,
• inwentaryzacja.
• identyfikacja dokumentacji własnej, odziedziczonej i obcej.
2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (cel i realizacja procedury niszczenia dokumentacji).
3. Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego wg. obowiązujących standardów:
• opis teczek rzeczowych,
• zabezpieczenie techniczne materiałów,
• ewidencja,
• przygotowanie notatki informacyjnej.
• Ćwiczenia praktyczne – opis teczek rzeczowych.
4. Zarządzanie dokumentacją elektroniczną. Postępowanie z informacją na nośnikach elektronicznych.
5. Testowy egzamin kwalifikacyjny.

Osoby zatrudnione zwłaszcza w JST i publicznych instytucjach i podmiotach (referentów, inspektorów); pracownicy prowadzący biura i sekretariaty w podmiotach niepublicznych; personel odpowiedzialny za prowadzenie archiwów zakładowych i składnic akt (wymóg posiadania kursu określają normatywy kancelaryjno-archiwalne); osoby odpowiedzialne za archiwizację dokumentacji projektów finansowanych ze środków unijnych; osoby zatrudnione w podmiotach prywatnych odpowiedzialne za zarządzanie dokumentacją.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.