Obsługa e-dokumentu w świetle instrukcji kancelaryjnej

Zapraszamy Państwa na szkolenie, podczas którego kompleksowo omówimy obieg dokumentacji w jednostce administracji publicznej, który powinien odbywać się jednocześnie przy wykorzystaniu określonych formalnie narzędzi kancelaryjno-archiwalnych, a także poprzez właściwą realizację procedur końcowych dla dokumentacji elektronicznej. Podczas zajęć omówimy m.in. kwestie dotyczące przekazywania materiałów archiwalnych elektronicznych do ADE, brakowania dokumentacji niearchiwalnych, a także umożliwienia przeprowadzania ekspertyz archiwalnych Archiwom Państwowym.

• Zapoznanie uczestników z aktualnym porządkiem prawnym w zakresie postępowania z dokumentacją w jednostce, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentacji elektronicznej.
• Zdobycie wiedzy na temat procesów kancelaryjno-archiwalnych i obowiązującego systemu kancelaryjnego.
• Przedstawienie zasad prowadzenia i archiwizacji dokumentacji elektronicznej w jednostce organizacyjnej z uwzględnieniem zasad ewidencjonowania, archiwizowania i brakowania dokumentacji zakończonej.
• Wymiana doświadczeń w zakresie praktycznego stosowania przepisów prawa archiwalnego.

1. Dokument elektroniczny – definicja formalna i ujęcie w normatywach kancelaryjno-archiwalnych.
2. Na czym polega elektroniczne zarządzanie dokumentacją? Rola Instrukcji kancelaryjnej i ujęcie w niej dokumentu elektronicznego.
3. Kancelaryjny opis dokumentu elektronicznego (znak sprawy, klasyfikacja i kwalifikacja dokumentu na podstawie JRWA).
4. Systemy teleinformatyczne dedykowane do realizacji określonych usług oraz spraw.
5. Cechy obligatoryjnego w państwowych i samorządowych podmiotach bezdziennikowego systemu kancelaryjnego i jego realizacja w EZD (znakowanie i rejestracja przesyłek, znak i ewidencja spraw, kancelaryjny opis dokumentacji elektronicznej, kompletność metadanych).
6. Rodzaje i grupy dokumentacji polegającej archiwizacji: akta spraw, składy chronologiczne odwzorowań cyfrowych i składy informatycznych nośników danych.
7. Ile lat przechowywać daną informację? Ustalanie okresów przechowywania dokumentów elektronicznych. Standard wykazu akt z 2023 r.
8. Odpowiedzialność twórców dokumentów elektronicznych w procesie zarządzania informacja i obiegu dokumentacji.
9. Porządkowanie dokumentacji elektronicznej – etapy i zasady.
10. Jak przeprowadzić niszczenie dokumentacji elektronicznej? Realizacja procedury brakowania.
11. Materiały archiwalne w formie elektronicznej – obowiązki twórców dokumentacji o znaczeniu trwałym.
12. Pytania i dyskusja.

Szkolenie skierowane jest do pracowników państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, zwłaszcza osób prowadzących biura i sekretariaty, a także koordynatorów czynności kancelaryjnych i odpowiedzialnych za archiwa zakładowe i składnice akt, w podmiotach wprowadzających elektroniczne zarządzanie dokumentacją.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.