Poradnik dla nowego pracownika na stanowisku archiwisty zakładowego

Proponujemy Państwu udział w zajęciach stacjonarnych, które w swoim zakresie obejmują zapoznanie z obowiązkami archiwisty nowych pracowników rozpoczynających swoją zawodową przygodę z  archiwum. Szkolenie zostanie podparte praktycznymi przykładami. Dzięki niemu uczestnicy zdobędą umiejętności praktycznego wykorzystania zdobytej wiedzy w wykonywaniu swoich nowych obowiązków. W trakcie zajęć uczestnicy poprzez aktywny udział i swobodną dyskusję zdobędą konieczną wiedzę do poprowadzenia archiwum instytucji.

Wiedza i umiejętności uzyskane w trakcie szkolenia to:

• Zapoznanie się z problematyką prowadzenia dokumentacji i funkcjonowania archiwów zakładowych i składnic akt.
• Poznanie reguł kierujących obiegiem dokumentacji i zasad archiwizacji dokumentacji w jednostce organizacyjnej.
• Nabycie umiejętności w zakresie znakowania, opisywania i ewidencjonowania dokumentacji w archiwum.
• Zidentyfikowanie kluczowych momentów procesu zarządzania dokumentacja i osób za nie odpowiedzialnych.
• Omówienie obowiązujących trendów w zarządzaniu dokumentacją.
• Realizacja zapisów Instrukcji archiwalnej w zakresie obowiązku stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników odpowiedzialnych za archiwa zakładowe.
• Pozyskanie niezbędnych formularzy i druków kancelaryjno-archiwalnych.

Szkolenie w wersji stacjonarnej to możliwość bezpośredniego kontaktu z ekspertem, praktykiem w zakresie prowadzenia archiwum. To wyjątkowa możliwość bieżącego wyjaśniania trudnych zagadnień i problematycznych kwestii oraz wyzwań stojących przed osobami rozpoczynającymi pracę na stanowisku archiwisty.

W czasie szkolenia nowi archiwiści uczestnicy otrzymają odpowiedzi na następujące pytania:

1. Jakie przepisy regulują postępowanie z dokumentacją i jakie są konsekwencje ich nieprzestrzegania dla państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych?
2. Czym różni się archiwum zakładowe od składnicy akt?
3. Jakie zadania ma realizować archiwista?
4. Jak wygląda protokół przejęcia archiwum i kto go przygotowuje?
5. Kto sprawuje nadzór nad dokumentacją i posiada prawo do kontroli dokumentacji?
6. Ile lat przechowywać dany typ dokumentów? Ustalanie okresów przechowywania segregatorów z aktami i kontekst RODO.
7. Czym różni się znak sprawy od numeru pisma, a spis spraw od spisu zdawczo-odbiorczego?
8. Jak wyglądać powinien obieg dokumentacji?
9. Czym są akta sprawy i z czego się składają?
10. Jak oznaczać dokumentację i opisywać teczki aktowe?
11. Jak zorganizować archiwum/składnicy akt w instytucji? Jakie są wymogi lokalowe i techniczne zabezpieczenie dokumentacji?
12. Jakie rodzaje dokumentacji współczesnej przechowywać trzeba w archiwum?
13. Jak przebiega proces przejmowania dokumentacji do archiwum instytucji?
14. Czy układając dokumentację w magazynach archiwalnych należy kierować się szczegółowymi zasadami?
15. Jak postąpić z dokumentacją dotychczas nieuporządkowaną?
16. Co to są środki ewidencyjne archiwum i jak się je prowadzi?
17. Kto i na jakich zasadach może korzystać z archiwum (udostępnianie akt przez archiwistę i procedura wycofania dokumentacji z archiwum)?
18. Jak postąpić z niepotrzebną dokumentacją (zniszczenie czy brakowanie)?

Szkolenie skierowane jest do przede wszystkim do nowych pracowników realizujących zadania archiwisty lub instytucji dopiero organizujących własne archiwum lub składnicę akt, zwłaszcza samorządowych podmiotów tj. szkół, przedszkoli, bibliotek, warsztatów terapii zajęciowej, ośrodków szkolno-wychowawczych, ośrodków pomocy społecznej, centrów usług wspólnych, zakładów usług komunalnych i mieszkaniowych, gminnych domów kultury, straży miejskich  gminnych, SP ZOZ-ów, itp.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor n. hum. Z zakresu archiwistyki, biegły sądowy, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, wieloletni pracownik Oddziału Nadzoru Archiwalnego w Archiwum Państwowym w Kielcach, prowadzi własną działalność gospodarczą z zakresu spraw kancelaryjno-archiwalnych.