Postępowanie z dokumentacją elektroniczną i jej archiwizacja

Podczas szkolenia zapoznamy uczestników z aktualnym porządkiem prawnym w zakresie postępowania z dokumentacją w jednostce, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentacji elektronicznej. Omówione zostaną procesy kancelaryjno-archiwalne i obowiązujący system kancelaryjny.

Nabycie wiedzy na temat: postępowania z dokumentacją elektroniczną, ze szczególnym uwzględnieniem zasad archiwizowania i brakowania.

Uzyskanie praktycznych wskazówek jak przeprowadzić elektroniczną archiwizację dokumentacji na informatycznych nośnikach  danych.

Pozyskanie wiedzy nt. podmiotów zobowiązanych do przekazywania materiałów do ADE Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

1. Dokumentacja elektroniczna i jej ujęcie w normatywach kancelaryjno-archiwalnych.
2. Na czym polega elektroniczne zarządzanie dokumentacją – podstawy formalno-prawne.
3. Systemy teleinformatyczne dedykowane do realizacji określonych usług oraz spraw.
4. Cechy obligatoryjnego bezdziennikowego systemu kancelaryjnego i jego realizacja w EZD (znakowanie i rejestracja przesyłek, znak i ewidencja spraw, kancelaryjny opis dokumentacji elektronicznej, kompletność metadanych).
5. Rodzaje i grupy dokumentacji polegającej archiwizacji: akta spraw, składy chronologiczne odwzorowań cyfrowych i składy informatycznych nośników danych.
6. Ile lat przechowywać daną informację? Ustalanie okresów przechowywania dokumentacji elektronicznej.
7. Porządkowanie dokumentacji elektronicznej – etapy i zasady.
8. Jak przeprowadzić niszczenie dokumentacji elektronicznej? Realizacja procedury brakowania.
9. Materiały archiwalne w formie elektronicznej – obowiązki twórców dokumentacji o znaczeniu trwałym.
10. Pytania i dyskusja.

Pracownicy państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, zwłaszcza osoby prowadzące biura i sekretariaty, a także odpowiedzialne za archiwa zakładowe i składnice akt, w podmiotach wprowadzających elektroniczne zarządzanie dokumentacją.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją, doktor nauk humanistycznych z zakresu historii najnowszej i archiwistyki, biegły sądowy, pracowała w administracji państwowej, prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o czasookresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.