Postępowanie z dokumentacją pracowniczą w świetle wytycznych archiwów państwowych

Podczas szkolenia zapoznamy Państwa z zasadami postępowania z dokumentacją z zakresu spraw pracowniczych, w szczególności w związku z jej możliwą elektronizacją, procedurą skracania okresu przechowywania dokumentów, porządkowaniem i archiwizacją w świetle wytycznych archiwów państwowych.

• Pozyskanie wiedzy o przepisach prawa regulujących zarządzanie dokumentacją pracowniczą, w tym akt osobowych, w szczególności w zakresie procedur elektronizacji.
• Nabycie umiejętności w zakresie archiwizacji tej dokumentacji w świetle wymagań archiwów państwowych oraz ustalania okresów przechowywania.
• Możliwość skonsultowania z ekspertem problematycznych kwestii z zakresu omawianego tematu.

1. Pojęcie dokumentacji pracowniczej:

• zakres pojęciowy przed 1 stycznia 2019 r.
• rodzaje dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 r.

2. Regulacje prawne w zakresie postępowania z dokumentacją pracowniczą:

• Kodeks pracy,
• akty wykonawcze do Kodeksu pracy,
• ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z aktami wykonawczymi,
• regulacje szczególne (np. ustawy o służbie cywilnej, o pracownikach samorządowych, RODO),
• wytyczne Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

3. Elektronizacja dokumentacji pracowniczej:

• zasady zmiany postaci dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną i odwrotnie),
• czy możliwe są „hybrydowe” akta osobowe?
• techniczne aspekty elektronizacji akt osobowych, wymagania wobec systemów teleinformatycznych.

4. Wartościowanie archiwalne i skracanie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej:

• wartość archiwalna dokumentacji pracowniczej,
• zasady skracania okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• którym dokumentom wydłuża się czas przechowywania a którym skraca i od czego to zależy,
• jaki jest wpływ nowych regulacji na dotychczasowe akta osobowe, w szczególności te przechowywane w archiwach.

5. Archiwizacja dokumentacji pracowniczej:

• zasady kontynuowania prowadzenia akt osobowych pracowników ponownie zatrudnianych,
• zasady zabezpieczania i ochrony dokumentacji pracowniczej,
• zasady udostępniania i wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikom oraz osobom uprawnionym,
• porządkowanie akt osobowych,
• czy, kiedy i co można wyjmować z akt osobowych, w szczególności archiwalnych akt osobowych,
• sposób ewidencjonowania dokumentacji pracowniczej na potrzeby archiwalne,
• sposób przechowywania i zabezpieczania dokumentacji pracowniczej w archiwach.

6. Odpowiedzi na pytania.

Pracownicy komórek do spraw pracowniczych (osobowych), koordynatorzy czynności kancelaryjnych, archiwiści lub osoby odpowiedzialne za archiwizację dokumentacji, kadra kierownicza.

Doktor nauk humanistycznych, archiwista-praktyk, ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, funkcjonowania archiwów, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, porządkowania dokumentacji; doświadczony trener oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”, współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Wydawnictwo C.H.Beck, 2018).