Postępowanie z dokumentacją z zakresu legislacji i obsługi prawnej państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych – szkolenie kancelaryjne dla biur prawnych oraz radców prawnych obsługujących te jednostki

Dokumentacja powstająca w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, w związku z realizowanymi przez nie zadaniami, powinna być prowadzona zgodnie z przepisami prawa archiwalnego i wymaga odpowiedniej klasyfikacji i kwalifikacji w oparciu o system bezdziennikowy i jednolity rzeczowy wykaz akt. W zbiorze rozmaitych zadań realizowanych przez te jednostki znajdują się również sprawy z zakresu legislacji i obsługi prawnej, prowadzone przede wszystkim przez radców prawnych (biura prawne), które powinny być włączone w regulowany przepisami obieg kancelaryjny. Zapraszamy na szkolenie, podczas którego:

• omówimy kluczowe momenty w obiegu dokumentacji w celu identyfikacji udziału radcy prawnego w procesie załatwiania spraw i tworzenia dokumentacji;
• wskażemy odpowiedzialności radcy prawnego jako komórki merytorycznej bądź współpracującej w rozumieniu przepisów instrukcji kancelaryjnej;
• przedstawimy reguły tworzenia i znakowania dokumentacji w jednostce państwowej i samorządowej pod kątem ryzyk generowanych przez nieprawidłowe korzystanie, bądź niestosowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt przy prowadzeniu dokumentacji;
• zaprezentujemy przykładowe sprawy i akta spraw pokazujące udział radcy w ich prowadzeniu, a także gromadzeniu i przechowywaniu.
• przeanalizujemy reguły postępowania z dokumentacją zakończoną oraz etapy prac archiwizacyjnych.

• Poznanie zasad tworzenia i prowadzenia „akt sprawy” według Instrukcji kancelaryjnej.
• Nabycie praktycznych umiejętności w zakresie: typowania dokumentacji do zniszczenia, naliczania okresów przechowywania akt, ustalania kategorii archiwalnej zgodnie z wykazami akt i weryfikacja kwalifikacji archiwalnej.
• Uzyskanie odpowiedzi między innymi na pytania o: konsekwencje prawne (sankcje z Kodeksu karnego), odpowiedzialność archiwisty i przedstawicieli komórek organizacyjnych, ustalenie okresu przechowywania dokumentacji w instytucji.
 

1. Podstawy prawne dla postępowania z dokumentacją w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych – identyfikacja podmiotów zobligowanych do stosowania ustawy archiwalnej oraz ich obowiązki i odpowiedzialności w zakresie zarządzania dokumentacją.
2. Biuro prawne (radca prawny) jako komórka merytoryczna odpowiedzialna za prowadzenie dokumentacji w systemie bezdziennikowym. Problem utraty lub ukrycia dokumentacji w obiegu kancelaryjnym.
3. Biuro prawne (radca prawny) jako komórka współpracująca w sprawie, przekazująca do akt własne opinie, notatki lub stanowiska (kancelaryjny case study: udział radcy w przygotowaniu umowy). Zasady postępowania z dokumentacją wtórną, pomocniczą lub manipulacyjną.
4. Identyfikacja zadań realizowanych przez radców prawnych i biura prawne w jednolitym rzeczowym wykazie akt i świadome klasyfikowanie i kwalifikowanie wytwarzanej i gromadzonej dokumentacji.
5. Wpływ wybranego przez kierownika jednostki systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w danej jednostce na jej biurowość. Możliwość lub obowiązek prowadzenia dokumentacji w EZD lub formie papierowej.
6. Poprawne używanie narzędzi i pojęć kancelaryjne: numer pisma, unikatowy identyfikator dokumentu, dziennik podawczy a rejestr korespondencji przychodzącej, znak sprawy a sygnatura akt, metryka sprawy a spis spraw, opis sprawy a opis teczki rzeczowej, itp.
7. Rozliczanie „merytorystów” z prowadzonej dokumentacji poprzez jej archiwizację, tj. porządkowanie, ewidencjonowanie i regularne przezywanie akt spraw zakończonych do archiwum jednostki organizacyjnej).
8. Dyskusja i odpowiedzi na pytania
 

Szkolenie skierowane jest przede wszystkim do pracowników biur prawnych oraz radców prawnych odpowiedzialnych za tematy legislacji oraz obsługi prawnej jednostek organizacyjnych, a także koordynatorów czynności kancelaryjnych lub osób odpowiedzialnych za prawidłowe zarządzanie dokumentacją w państwowych lub samorządowych jednostkach organizacyjnych.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.