Przekazywanie materiałów archiwalnych (kat. A) do archiwum państwowego

Organy państwowe, państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego i samorządowe jednostki organizacyjne zobowiązane są przekazywać materiały archiwalne do właściwych archiwów państwowych, w określonych terminach i formie. Proponujemy Państwu udział w webinarium, podczas którego omówione zostaną przepisy prawne dotyczące przekazywania dokumentacji, ale przede wszystkim kwestie praktyczne obejmujące przygotowanie i organizację przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, w tym porządkowania, stanu fizycznego przekazywanej dokumentacji, technicznego zabezpieczenia akt, czynności towarzyszących przekazywaniu materiałów archiwalnych, ewidencji przekazywanej dokumentacji. Szkolenie poprowadzi praktyk, specjalistka ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, biegły sądowy, wieloletni pracownik Oddziału Nadzoru Archiwalnego w Archiwum Państwowym w Kielcach.

• Nabycie, zaktualizowanie i usystematyzowanie wiedzy oraz umiejętności z zakresu prowadzenia dokumentacji i zarządzania materiałami archiwalnymi.
• Zapoznanie się z elektronicznym przekazywaniem akt do archiwów państwowych (ADE).
• Uzyskanie praktycznych wskazówek dotyczących przygotowania i przeprowadzenia poszczególnych etapów procedury przekazania dokumentacji do archiwum, pozwalających na sprawniejszą organizację i przeprowadzenie zadania jak i ustrzeżenie się przed najczęściej pojawiającymi się błędami.

1. Regulacje w zakresie prowadzenia dokumentacji w polskim i unijnym porządku prawnym. 
2. Formalno-prawny kontekst postępowania z materiałami archiwalnymi. Ustawowy obowiązek przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego – adresaci.
3. Kiedy należy oddać akta kat. A do archiwum państwowego i kto odpowiada w jednostce za realizację procedury? 
4. Kontekst przekazania dokumentacji kat. A własnej, obcej, odziedziczonej oraz przy likwidacji jednostki.
5. Analiza etapów procedury:

• wyodrębnianie dokumentacji podlegającej przekazaniu (studia wstępne, segregacja akt),
• porządkowanie (układ rzeczowo-chronologiczny akt, formowanie jednostek archiwalnych, itp.), 
• ewidencja (opis akt i spisy zdawczo-odbiorcze odrębne dla rodzajów dokumentacji, wpływ klasyfikacji dziesiętnej, sygnatura archiwum zakładowego a sygnatura przekazywanych archiwaliów),
• techniczne zabezpieczenie akt (konserwacja, szycie, paginacja/foliacja, teczki/pudła/ teki/tuby).

6. Czynności towarzyszące przekazywaniu materiałów archiwalnych: 

• kontrola i ekspertyza archiwum państwowego, 
• weryfikacja kwalifikacji archiwalnej, 
• kłopoty z ustaleniem przynależności zespołowej i określenie pertynencji terytorialnej.

7. Możliwości formalne dłuższego przechowywania materiałów archiwalnych u wytwórcy: powierzenie i użyczenie dokumentów.
8. ADE, czyli archiwum dla elektronicznych materiałów archiwalnych.
9. Odpowiedzi na pytania.
 

Osoby zatrudnione w samorządowych i państwowych podmiotach, zwłaszcza odpowiedzialne za prowadzenie archiwów zakładowych lub składnic akt.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.